Grundlegend gilt für die Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Für die Mehrheit der Arbeitnehmer in Deutschland wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern existieren Sonderregelungen. Dies gilt beispielsweise für Jugendliche, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben, aber auch Beamte, Schiffsbesatzungen oder leitende Angestellte unterliegen eigenen gesetzlichen Bestimmungen. Alle Ausnahmen werden in den §§ 18ff. des ArbZG angeführt.

Zeiterfassungspflicht in Deutschland: Aufzeichnungspflichten laut ArbZG

Aktuell gestaltet sich die Arbeitszeiterfassung in Deutschland unter gesetzlichen Punkten folgendermaßen: § 16 ArbZG schreibt gewisse Aufzeichnungspflichten für die Arbeitszeit vor. Laut § 16 Satz 2 ArbZG hat der Arbeitgeber die Pflicht “[…] die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen […].” Demzufolge gibt es in Deutschland keine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit. Erst bei Überschreitung der maximalen werktäglichen Arbeitszeit von 8 Stunden kommt also die Aufzeichnungspflicht zum Tragen. Alle Aufzeichnungen müssen 2 Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen den zuständigen Behörden vorgelegt werden.

Derzeit gibt es allerdings Bestrebungen, das Arbeitszeitgesetz — welches 1994 in Kraft trat und 2020 letztmalig geändert wurde — im Hinblick auf die Erfassung der Arbeitszeit anzupassen. Mehr dazu im Kapitel Arbeitszeiterfassung: Neues Gesetz in Deutschland.

Gibt es Vorgaben für die Aufzeichnung der Arbeitszeit?

Juristisch betrachtet ist es um die Arbeitszeiterfassung in Deutschland derzeit wie folgt bestellt: Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form der Zeiterfassung vor. Aus den Aufzeichnungen muss in jedem Fall der zeitliche Umfang der Überschreitung der Höchstgrenze von 8 Stunden werktäglicher Arbeitszeit hervorgehen. Ob die Aufzeichnung handschriftlich oder auf elektronischem Wege erfolgt, ist grundsätzlich also frei wählbar.

Die Pflicht zur Aufzeichnung liegt laut § 16 ArbZG beim Arbeitgeber. Dieser kann die Zeiterfassung im Betrieb aber an den Arbeitnehmer delegieren. Eine regelmäßige Überprüfung der Aufzeichnung ist aber natürlich zu empfehlen, da die Verantwortung für die korrekte Aufzeichnung der Arbeitszeiten in jedem Fall beim Arbeitgeber verbleibt.

Im Weiteren gibt es die Informationsseiten der EU zur Arbeitszeit.

Arbeitszeiterfassung: Neues Gesetz in Deutschland

Ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland war ursprünglich für 2023 angestrebt. Aktuell existiert allerdings lediglich ein Entwurf des verantwortlichen Bundesministeriums. Im April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der sowohl unter Chefinnen als auch Beschäftigten für viel Aufsehen und Diskussionen gesorgt hat. Die vorgeschlagenen Änderungen zielen vor allem darauf ab, die Arbeitszeitregelungen in Deutschland an die sich wandelnden Bedürfnisse von Arbeitnehmern und Arbeitgebern anzupassen. Nachfolgend werden wir uns genauer mit den wichtigsten Punkten des Entwurfs befassen und für Sie einordnen, welche Auswirkungen diese auf die Arbeitszeiterfassung in Deutschland haben werden:

• Flexiblere Arbeitszeitmodelle: Eine der zentralen Änderungen, die im Entwurf des BMAS vorgeschlagen werden, betrifft die Einführung flexiblerer Arbeitszeitmodelle. Dies soll es Arbeitnehmern und Arbeitgebern ermöglichen, die Arbeitszeiten besser an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehören beispielsweise die Möglichkeit von Jahresarbeitszeitkonten und die Lockerung der täglichen Höchstarbeitszeit. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen flexibler gestalten können, was auch Auswirkungen auf die Art und Weise haben wird, wie Arbeitszeiten erfasst werden. Zuverlässige Werkzeuge wie etwa die Software zur mobilen Zeiterfassung von Staff Times werden in Zukunft eine noch größere Rolle spielen.
• Vertrauensarbeitszeit und Selbstbestimmung: Ein weiterer bedeutender Punkt im Entwurf zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist die sogenannte Vertrauensarbeitszeit. Im September 2022 hatte das Bundesarbeitsgericht das Modell der Vertrauensarbeitszeit grundsätzlich für ungültig erklärt. Beschäftigte müssten laut Beschluss ihre tägliche Arbeitszeit exakt erfassen. Für einige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen laut dem neuen Entwurf des Arbeitszeitgesetzes allerdings Ausnahmen gelten. Ein Verzicht auf die exakte Zeiterfassung ist für Beschäftigte in Betrieben mit Tarifvertrag möglich, wenn "die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann".
• Homeoffice und mobiles Arbeiten: Der Entwurf des BMAS hebt auch die Bedeutung des Homeoffice und des mobilen Arbeitens hervor. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt sollen Arbeitnehmer mehr Flexibilität haben und bei Bedarf von verschiedenen Orten aus arbeiten können. Dies könnte letztendlich dazu führen, dass traditionelle Zeiterfassungsmethoden vollständig durch moderne elektronische Technologien ersetzt werden, die eine Arbeitszeiterfassung in Deutschland unabhängig vom physischen Arbeitsplatz ermöglichen.
• Erleichterung der Arbeitszeiterfassung: Obwohl der Entwurf des Bundesarbeitsministeriums die Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung betont, wird auch die Bedeutung einer klaren und fairen Erfassung der Arbeitszeiten im Betrieb nochmals unterstrichen. Unternehmen sollen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren, um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.

Insgesamt zeigt der Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes des BMAS einen klaren Trend zur Flexibilisierung und Modernisierung der Arbeitszeitregelungen in Deutschland. Tritt das Gesetz in dieser Form in Kraft, wird es erhebliche Auswirkungen auf die (elektronische) Arbeitszeiterfassung in Deutschland haben, da traditionelle Methoden in vielen Fällen nicht mehr ausreichen werden, um den Anforderungen einer sich verändernden Arbeitswelt gerecht zu werden. Unternehmen sollten die Entwicklung dieser möglichen Gesetzesänderungen daher aufmerksam verfolgen und sich darauf vorbereiten, ihre Arbeitszeit- und Zeiterfassungspraktiken zeitnah entsprechend anzupassen.

Verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Deutschland — ab wann?

Zunächst hat das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 entschieden, dass in Deutschland die Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Dies gilt nicht nur für Arbeitszeiten, die über 8 Stunden hinausgehen, sondern verbindlich für die gesamte Arbeitszeit. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System zur geleisteten Arbeitszeit aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einzuführen (BAG - 1 ABR 22/21).

Bei seinem Urteil bezieht sich das BAG wiederum auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14.05.2019, welches sich u. a. auf die Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie bezieht. Wegweisend für die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Gemäß der Entscheidung des BAG ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes bereits heute von den Arbeitgebern in Deutschland zu beachten. Das Deutsche Arbeitszeitgesetz wurde allerdings noch nicht demgemäß angepasst.

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD) hatte ursprünglich eine rasche, unbürokratische Lösung hinsichtlich des BAG-Urteils angekündigt und eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes gemäß der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland für das Frühjahr 2023 angekündigt. Im April legte Heil den im Kapitel Arbeitszeiterfassung: Neues Gesetz in Deutschland bereits erwähnten Gesetzentwurf vor.

Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Alle Vorteile auf einen Blick

• verlässliche und nachvollziehbare Einhaltung rechtlicher und interner Vorschriften zur Arbeitszeit
• gerechte Entlohnung der gesamten geleisteten Arbeitszeit aller Beschäftigten
• Effizienzsteigerung durch Produktivitätsmessung und bessere Ermittlung von Engpässen oder ineffizienter Arbeitsabläufe
• bessere Planbarkeit und effizientes Personal- und Ressourcenmanagement
• verbessertes Leistungsmanagement und transparente Bewertung der Mitarbeiterleistung auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit
• transparente Kontrolle von Überstunden und Ableitung entsprechender Gegenmaßnahmen

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