Monatliche Kontrolle der Zeiterfassung

Das Vorgehen rund um den Monatsabschluss
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 11 Monaten

Um eine gute Datenqualität und korrekte Zeitsalden der Zeiterfassung sicherzustellen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Vorgehensmodell

Zeiterfassung

Die Benutzer erfassen ihren Arbeitstag fortlaufend und können ihre Zeiteingaben und Salden direkt in der Mitarbeiter-App im Bild 'Wochenbilanz' überprüfen. Das aktuelle Urlaubsguthaben kann im Bild 'Anstellungsverhältnis' geprüft werden.

Kontrolle

  • in der ersten Wochen des Monats kontrolliert der Benutzer die erfassten Zeiteinträge des Vormonats. Dem Benutzer wird eine automatische Email-Meldung mit dem Hinweis, dass eine Datensperre aktiviert wird, zugestellt.

  • der Administrator prüft die Zeiteinträge der Belegschaft mittels 'Masterbericht'. Fehlende Zeiteinträge werden bei Benutzer im Voll- und Teilzeitmodus ausgewiesen und können dem Benutzer gemeldet werden.

  • der Administrator erzeugt mittels Download-Button den Detailbericht samt Zeitsaldo und stellt diesen dem Benutzer zu. Dieser Bericht dient der Dokumentation beider Seiten. Erfahren Sie mehr hier.

Korrekturen

  • fehlende sowie fehlerhafte Zeiteinträge können vom Benutzer direkt in der App im Bild 'Tagesverlauf' manuell nacherfasst bzw. angepasst werden.

  • der Administrator kann einerseits mit einer pauschalen Saldoanpassung eingreifen und anderseits, den betreffenden Zeiteintrag eines Benutzers korrigieren. Erfahren Sie mehr hier.

Datensperre

In der zweiten Woche erfolgt eine automatische Sicherung des Vormonats wonach diese für den Benutzer nicht mehr veränderbar sind. Zu diesem Zeitpunkt kann der Detailbericht als Dokumentation beider Seiten nochmals erstellt werden.

Für spät gemeldete Korrekturwünsche kann der Administrator die Datensperre vorübergehend aufheben, um dem Benutzer die Gelegenheit geben diese rückwirkend zu korrigieren. Erfahren Sie mehr hier.

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