Um eine hohe Datenqualität und korrekte Zeitsalden sicherzustellen, wird eine monatliche Kontrolle der Zeiterfassung empfohlen. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten fortlaufend und überprüfen diese in der My Time App unter „Wochenbilanz“. In der ersten Woche des Folgemonats kontrollieren sie ihre Einträge, während der Administrator mithilfe dreistufiger Berichte (Zeiterfassungsübersicht, Tagesverlauf, Detailbericht) Unstimmigkeiten identifiziert und meldet. Fehlende oder fehlerhafte Einträge können bis zur automatischen Datensperre in der zweiten Woche korrigiert werden. Falls erforderlich, kann der Administrator die Sperre temporär aufheben, um nachträgliche Anpassungen zu ermöglichen.

Zeiterfassung

Die Benutzer erfassen ihren Arbeitstag fortlaufend und können ihre Zeiteingaben und Salden direkt in der Mitarbeiter-App My Time im Bild 'Wochenbilanz' überprüfen. Das aktuelle Urlaubsguthaben kann im Bild 'Anstellungsverhältnis' geprüft werden, wie hier abgebildet:

Kontrolle

• in der ersten Wochen des Monats kontrolliert der Benutzer die erfassten Zeiteinträge des Vormonats. Dem Benutzer wird eine automatische Email-Meldung mit dem Hinweis, dass eine Datensperre aktiviert wird, zugestellt.

• Der Administrator überprüft die Zeiteinträge der Belegschaft mithilfe der dreistufigen Kontrollberichte: Zeiterfassungsübersicht, Tagesverlauf und Detailbericht. Fehlende Zeiteinträge sowie unzureichende Ruhezeiten werden sowohl für Vollzeit- als auch Teilzeitbenutzer ausgewiesen und können entsprechend gemeldet werden.

• Zur Compliance-Kontrolle empfehlen wir, entweder diese Berichte dem Benutzer direkt zuzustellen oder ihm Zugriff auf die Desktop-Version von My Time zu gewähren, damit er die Berichte selbst abrufen kann. Alternativ kann der Bericht in gedruckter Form dem Mitarbeiter zur Unterzeichnung vorgelegt werden, um die Korrektheit der Zeiterfassung zu bestätigen und eine beidseitige Dokumentation sicherzustellen. Erfahren Sie mehr hier.

Korrekturen

• Sofern der Zeitraum nicht gesperrt ist können fehlende sowie fehlerhafte Zeiteinträge vom Benutzer direkt in der App im Bild 'Tagesverlauf' manuell nacherfasst bzw. angepasst werden.

• der Administrator kann einerseits mit einer pauschalen Saldoanpassung eingreifen und anderseits, den betreffenden Zeiteintrag eines Benutzers korrigieren. Erfahren Sie mehr hier.

Datensperre

In der zweiten Woche erfolgt eine automatische Sicherung des Vormonats wonach diese für den Benutzer nicht mehr veränderbar sind. Zu diesem Zeitpunkt kann der Detailbericht als Dokumentation beider Seiten nochmals erstellt werden.

Für spät gemeldete Korrekturwünsche kann der Administrator die Datensperre vorübergehend aufheben, um dem Benutzer die Gelegenheit geben diese rückwirkend zu korrigieren. Erfahren Sie mehr hier.