Um die Arbeitswoche Ihrer Mitarbeiter optimal einzurichten durchleuchten wir in dieser Anleitung die verschiedenen Anstellungsformen und Zeiterfassungsvarianten verschiedener Branchen. Wir gehen bei diesen Beispielen von einer Vollzeitbeschäftigung aus und einer Anstellung mit fixer Wochenarbeitszeit. Für anderweitige Anstellungsverhältnisse welche keine fixe Wochenarbeitszeit zulassen, wird auf die Variante mit Erfassungsmodus "Einfach" und die Anwendung von Arbeitspläne als Produktvariante hingewiesen.   

Jeder Mitarbeiter wird mit einem Erfassungsmodus eingerichtet. Es bestehenden folgende Varianten:

• Vollzeit: es wird die Wochenarbeitszeit auf einzelne Arbeitstage aufgeteilt. Staff Times kontrolliert auf eine lückenlose Zeiterfassung. Bei fehlender Zeiterfassung wird der entsprechende Tag mit einem Negativsaldo ausgewiesen und im Detailbericht des Mitarbeiters gekennzeichnet als 'Fehlender Zeiteintrag'.

• Teilzeit : es wird die Wochenarbeitszeit in % des vollzeit Pensums auf auserwählte Arbeitstage verteilt. Es wird auf eine Zeiterfassung der eingerichteten Arbeitstage kontrolliert. Die fehlende Zeiterfassung wird mit einem Negativsaldo ausgewiesen und im Detailbericht des Mitarbeiters gekennzeichnet.

• Einfach (Basic): es wird keine Wochenarbeitszeit eingerichtet. Es finde keine Zeiterfassungskontrolle statt.

Der Klassiker: der Angestellte mit einer fixen Wochenarbeitszeit aufgeteilt auf 5 gleichmässig aufgeteilte Arbeitstage

Bei dieser Anstellung können die 5 Arbeitstage fest zugeteilt und eine tägliche Sollzeit fix zugewiesen werden. Die Aufteilung erfolgt nach der Formel Wochensoll geteilt durch Anzahl Arbeitstage. Beispiel: eine 40.00 Stundenwoche bei 5 Arbeitstagen ergibt eine tägliche Sollzeit von 8.00 Stunden. Demnach ist ein Arbeitstag 8 Stunden Wert, was bedeutet, dass jeder bezahlte Feiertag sowie jede bezahlte Tagesabsenz (z.B. Krank/Unfall, Urlaub/Ferien) 8 Arbeitsstunden Wert ist; Halbtages-Absenzen zählen jeweils 4 Stunden. 

Im Staff Times wird diese Arbeitswoche mit Erfassungsmodus Vollzeit wie folgt eingerichtet:

Der Klassiker mit abweichenden Arbeitszeiten

Bei Angestellten mit fixen Arbeitstagen, aber unterschiedlichen Dienstzeiten z.B. aufgrund von unterschiedlichen Geschäftszeiten, ist es wünschenswert, den Tagessoll nicht gleichmässig zu verteilen, sondern an bestimmten Tagen soll eine höhere Sollzeit gelten und an anderen eine tiefere. Beispiel: eine 40 Stundenwoche bei 5 Arbeitstagen ergibt eine tägliche Sollzeit von 8 Stunden. Folgende Abweichung wird gewünscht: vom Montag bis Donnerstag sind jeweils 9 Stunden zu leisten und am Freitag gilt ein reduzierter Betrieb von 4 Stunden. Dieses Modell ist in verschiedenen Branchen verbreitet u.a. im Baugewerbe. Bei dieser Arbeitszeitaufteilung müssen folgende Fragen geklärt werden:

1. Wie wird bei diesem Beispiel der Freitag mit 4.00 Std Arbeitszeit berechnet, wenn Absenzen jeweils in Tagen statt Stunden rapportiert werden? Gilt dieser als ganzer oder halber Tag wenn, ein Urlaubstag bzw. Krankentag auf einen Freitag fällt?

2. Da bei Staff Times die Arbeitstage die Berechnungsgrundlage des Urlaubsanspruchs bilden, werden die Arbeitstage jeweils auf halbe und ganze Arbeitstage aufgeteilt. Wenn der Freitag per Kontrollkästchen (siehe obige Abbildung) als halber Tag definiert wird, bedeutet dies, dass der Urlaubsbezug womöglich als halber Tag gilt und somit der Urlaubsrechner mit der Annahme von 4.5 Arbeitstage rechnet (90% Pensum). 

Der Angestellte mit variablen Arbeitstagen

Bei Angestellten mit veränderbaren Arbeitstagen gibt es zwei Varianten:

a) Es besteht eine feste Wochenarbeitszeit und die Arbeitstage verändern sich von Woche zu Woche. Als Beispiel nehmen wir die 40-Stundenwoche mit 5 Arbeitstagen zu 8 Stunden. Die Arbeitstage fallen bei diesem Modell in der Woche 1 auf den Montag bis Freitag, in der Woche 2 jedoch auf den Dienstag bis Samstag, usw. Dieses Modell ist im Einzelhandel verbreitet. 

b) Es besteht keine fixe Wochenarbeitszeit und die Arbeitstage verändern sich von Woche zu Woche.  Als Beispiel nehmen wir einen Angestellten der an 6 Tagen in der Woche 1 eingeteilt ist, in der Woche 2 sind 4 Tage vorgesehen, in der Woche 3 sind 3 Tage mit Spätdienst (welche einen bezahlten Feiertag auslösen) eingeteilt und in der Woche 4 sind 4 Tage, wobei 2 davon Sonntags eingeteilt sind, (welche zwei bezahlte Feiertage auslösen). Insgesamt werden demnach 20 Arbeitstage für diesen Monat angerechnet. Dieses Modell ist in der Gastronomie verbreitet. Um dieses Anstellungsverhältnis zu verwalten werden Arbeits- und Dienstpläne benötigt. 

Bitte beachten, dass die Verwaltung von Arbeitsplänen im Staff Times noch nicht möglich ist. Wenn Sie jedoch Arbeitspläne lokal verwalten, ist es möglich, mit Staff Times die geleistete Arbeitszeit zu erfassen unter Anwendung des Erfassungsmodus "Einfach". 

Beachten Sie in diesem tutorial Video das Einrichten des Erfassungsmodus: