Effiziente Zusammenarbeit durch Dokumentenaustausch in Gruppen

Der Austausch von Dokumenten innerhalb von Gruppen erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Mitglieder stets Zugriff auf relevante Informationen haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dokumente in Gruppen hochladen, teilen und verwalten.

1. Dokumente einer Gruppe hinzufügen

Um Dokumente einer bestehenden Gruppe hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zur Gruppen verwalten in der Bürozentrale.
   
2. Wählen Sie die gewünschte Gruppe durch Klicken auf den Name aus oder erstellen Sie eine neue Gruppe.
3. Im Abschnitt Dokumentenverwaltung klicken Sie auf Links und Anhänge
   
   
4. Laden Sie die gewünschten Dateien hoch, beachten Sie jedoch die Dateigrößenbegrenzung. Details dazu finden Sie im Info-Symbol ℹ️. Falls Sie bereits eine bestehende Dateiablage nutzen, können Sie stattdessen eine Verknüpfung als Link einrichten – besonders nützlich bei der Nutzung von Cloud-Diensten wie OneDrive oder Google Drive.
   
5. Um die Dokumente für Ihr Team freizugeben, aktivieren Sie die Schaltfläche „My Time“. Dadurch erhalten Ihre Gruppenmitglieder Lesezugriff auf die Dokumente in der My Time App. Zudem können sie eigene Dateien hinzufügen, die anschließend in diesem Abschnitt unter My Time angezeigt werden. 
   

2. Dokumente mit Gruppenmitgliedern teilen

Um ein Dokument gezielt mit bestimmten Gruppenmitgliedern zu teilen:

• Legen Sie fest, welche Mitglieder Zugriff auf das Dokument haben sollen in dem Sie im unteren Bereich die Benutzer der Gruppe hinzufügen.
  
• Aktivieren Sie eine Benachrichtigung mit einem individuellen Text, um die ausgewählten Mitglieder zu informieren. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um den Gruppeninhalt zu sichern und die Meldung zu versenden.
  
• Bei jeder Speicherung wird im unteren Bereich ein Protokollverlauf erstellt. Dort können Sie einsehen, welche Meldungen versendet wurden und an wen sie gerichtet waren.
  

3. Dokumente aktualisieren und Versionen verwalten

• Dokumente aktualisieren: Alte Versionen eines Dokuments können gelöscht werden, indem Sie in der Dateiliste neben der Datei auf „X“ klicken. Anschließend kann eine neue Version hochgeladen und ersetzt werden.
• Administratorrechte: Dateien, die über die Bürozentrale hochgeladen wurden, können nur von Administratoren gelöscht werden.
• Löschrechte für Gruppenmitglieder: Gruppenmitglieder können ihre eigenen hochgeladenen Dateien jederzeit in der My Time App löschen.
• Zugriff einschränken: Um Dokumente unzugänglich zu machen, kann die Dokumentenverwaltung durch Deaktivieren der My Time-Schaltfläche, durch Entfernen des betreffenden Benutzers oder durch Archivierung der gesamten Gruppe in der Listenansicht deaktiviert werden.
• Archivierte Gruppen wiederherstellen: Archivierte Gruppen werden im Reiter „Archiviert“ abgelegt und können durch eine Statusaktualisierung jederzeit reaktiviert werden.
  

4. Datenschutz

• Bei der Erstellung Ihres Accounts haben Sie eine Host-Region und damit einen Fileserver-Standort gewählt. Ihre Daten werden verschlüsselt und sicher auf den Staff Times-Partner-Servern in der gewählten Region gespeichert.
• Sollten Sie die Staff Times-Dienste nicht mehr benötigen, können Ihre Daten auf Wunsch vollständig gelöscht werden.
• Für externe Links, die Sie einrichten und die auf Drittanbieter-Dienste verweisen, übernimmt Staff Times keine Haftung.

Projekte & Teamkommunikation

Die Nutzung von Dokumenten in Arbeitsgruppen kann sowohl projektbezogen als auch für die allgemeine interne Teamkommunikation erfolgen. Weitere Informationen zur Verwendung von Gruppen in Verbindung mit der Projektzeiterfassung und Projektplanung finden Sie in unseren Hilfsartikeln.