Arbeitsplan erstellen

Effiziente Einsatzplanung für Ihre Belegschaft
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 1 Woche

Ein Arbeitsplan ist ein strukturierter Zeitplan, der Aufgaben, Ressourcen und Zeitrahmen für ein Projekt oder eine Aktivität festlegt.

Wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer Belegschaft planen möchten, sei es für Projekt-, Kapazitäts- oder Einsatzplanung, Events und mehr, nutzen Sie den Menüpunkt 'Planung' in der linken Leiste, um in das Planungstool zu gelangen. Für Dienst- und Schichtpläne beachten Sie bitte unsere Hinweise am Ende der Seite.

Die Planung

Mit der Planungsfunktion können Sie die Einsätze Ihrer Belegschaft für einen gewünschten Zeitraum und die zugehörigen Zeitkonten von einer einzigen Seite aus planen, wie unten abgebildet:

Verteilen Sie die geplanten Projekt- oder Arbeitsstunden als feste Stundenwerte oder verwenden Sie den Tagessoll des Mitarbeiters. Geben Sie dazu das Zeitkonto-Kürzel im oben stehenden Kalender ein. Der vom Planungskonto unterhalb der Kachel vorgeschlagene Stundenwert kann bei Bedarf individuell angepasst werden. 

Die Berechnungstaste summiert die Stunden im unteren Bereich. Mit einem Klick werden diese bestätigt und als Zeiteinträge an die Mitarbeiter-App übertragen. 

Eine Neuplanung erfolgt ganz einfach: Durch Überschreiben des Kürzel-Eintrags und Nutzen der Löschfunktion (Kübel-Symbol) kann die Planung in wenigen Klicks angepasst und umgeteilt werden.

Vorschau der belegten Termine

Falls bereits eine Zeiterfassung durch den Mitarbeiter vorliegt, werden die entsprechenden Kacheln mit den folgenden Kürzeln angezeigt und sind für die Planung gesperrt:

  • FT - Feiertag
    FE - Ferien
    AU - Abbau von Überstunden
    AB - Abwesenheit
    EA - Eintrag Arbeitszeit

Um die Zeiteinträge an diesen Terminen einzusehen, klicken Sie einfach auf den Namen des Mitarbeiters in der entsprechenden Reihe, um den Verlaufsdatenbericht aufzurufen. Alternativ können Sie die Verlaufsdaten aller Mitarbeiter über das Menü 'Zeiterfassung prüfen' auswerten. Bei Bedarf können Sie einen unzutreffenden Zeiteintrag löschen oder den Mitarbeiter zur Korrektur auffordern.

Planungskonten erstellen

Erstellen Sie Zeitkonten für die Planung nach Ihren Bedürfnissen. Einen Grundstock an Planungskonten befindet sich im Menüpunkt 'Zeitkonten verwalten' im Register 'Planung', wie nachfolgend abgebildet: 

Das Planungskonto kann so konfiguriert werden, dass bei der Verteilung einen Standard Stundenwerte eingefügt wird (z.B. 8:00 Std) oder den jeweiligen Tagessoll aus der Arbeitswoche des Mitarbeiters einfügt. Des weiteren können die Planungskonten für die allgemeine Planung oder Gruppenspezifisch eingerichtet werden, wie nachfolgend abgebildet:

Planung für Teams und Gruppen

Erfassen Sie die Arbeitsplanung für einzelne Teams und Gruppen. Dazu verwenden Sie die Auswahlmöglichkeiten im oberen Bereich, wie nachfolgend abgebildet:

Die für Teams und Gruppen erstellte Planung kann im Menüpunkt 'Zeiterfassung prüfen' zusammen mit der effektiven Zeiterfassung Ihrer Belegschaft detailiert ausgewertet, bearbeitet- und bei Bedarf als PDF, csv. oder Excel-Datei exportiert werden, wie nachfolgend abgebildet:

Team erstellen

Erstellen Sie im Menüpunkt 'Teams verwalten' einen Teamnamen und fügen Sie diesem einen Teamleiter aus der Benutzerliste zu, wie abgebildet:

Es stehen nur Benutzer welche die entsprechende Berechtigungsrolle als Teamleiter besitzen zur verfügung. Anschliessend gehen Sie ins Menüpunkt 'Benutzer vewalten' und fügen die Benutzer dem Teamnamen zu. Dies führen Sie jeweils bei der Erstellung des Benutzerprofils oder Nachträglich im Bearbeitungsmodus auf der zweiten Seite durch, wie abgebildet:

Berechtigung dem Teamleiter erteilen

Der Zugang zur Planung kann für Teamleiter und weitere Berechtigte in wenigen Klicks eingerichtet werden. Benutzen Sie dazu den Menüpunkt 'Administratoren' von wo Sie weitere Benutzer mit dem Berechtigungsprofil Teamleiter einrichten und einladen können, wie nachfolgend abgebildet: 

Weiteres finden Sie in der Anleitung zu Administratoren und Berechtigungsrollen.

Gruppe erstellen

Gruppen eigenen sich für Projekte und Aufgaben welche Team übergreifend sind. Erfahren Sie mehr in der Anleitung zum Einrichten von Gruppen.

Schicht und Dienstpläne mit Einschränkung

Eine ganzheitliche Planung und Zeiterfassung mit Dienstplänen ohne feste Wochenarbeitszeit ist derzeit noch nicht möglich. Eine Teillösung bietet jedoch das Benutzerprofil 'Einfach' (Basic), bei dem keine Sollzeit verwaltet wird und in Zusammenarbeit mit dem Arbeitsplan genutzt werden kann. Dabei können Überstunden und bezahlte Absenzen nicht gesondert abgerechnet werden. Weitere Optimierungen sind in Arbeit, um eine lückenlose Verwaltung zu ermöglichen.

 

 

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