Berechtigungen für die Administration

Mitarbeiter zur Unterstützung der Verwaltung einrichten & einladen
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 8 Monaten

Der Account Inhaber hat die Möglichkeit weiteren Benutzern Administratoren-Rechte zu erteilen. Es ist ratsam mindestens einem zweiten Administrator einzurichten der als Stellvertretung für die Verwaltung der Bearbeitungszentrale einspringen kann.

Die Administratoren Verwaltung bietet über ein Berechtigungsprofil verschiedene Levels an Zugriffsberechtigungen. Staff Times bietet zwei vordefinierte Berechtigungsprofile, wie folgt:

  • Inhaber Stellvertreter: dieses Profil bietet dieselben Rechte wie der Account Inhaber mit Ausnahme der Account-Angaben wie Sprache, Logo und Namen.

  • Team Leiter: dieses Profil bietet dem Mitarbeitenden mit Management Funktion Zugriff auf bestimmte Bereiche der Webzentrale mit der Möglichkeit die Zeiterfassung seines Teams abzufragen und zu bearbeiten.

  • Abonnentenverwalter: dieses Profil bietet den Zugriff auf die Abonnements Bereiche.

Berechtigungsprofil

Sie können sich im entsprechenden Abschnitt zusätzliche Berechtigungsprofile erstellen, sollten Sie für bestimmte Funktionen spezifische Zugriffsberechtigungen benötigen. Wir unterscheiden folgende Berechtigungsbereiche für die Vergabe von Lese- oder Schreib-Rechte erteilt werden kann:

  • Benutzer verwalten: Erstellen von Mitarbeiter für die Zeiterfassung

  • Teams verwalten: Erstellen von Teams mit Bereichsleiter

  • Gruppen verwalten: Erstellen von Projekten & Kunden

  • Feiertage verwalten: Bezahlte Feiertage für das Kalender Jahr

  • Zeitkonten verwalten: Erfassungseinheiten definieren

  • Account Vorgaben: Firmenweite Standardwerte einrichten

  • Zeiterfassung prüfen: Verlaufsdaten der Zeiterfassung bearbeiten

  • Mitarbeiterberichte: Verlaufsdaten und Salden zur Zeiterfassung

  • Zeitachse: farbliche Kalenderansicht der Verlaufsdaten

  • Abonnements verwalten: Abonnements erneuern und übertragen

Weitere Berechtigungsprofile können mit dem entsprechenden Button, wie nachfolgend abgebildet, erstellt werden;

Der Zugang zu jedem Berechtigungsbereich kann mittels Erstellen eines spezifischen Berechtigungsprofils gesteuert werden. Die Standard Berechtigungsprofile für Inhaber Stellvertreter (Stv), Teamleiter und Abonnentenverwalter können mittel Augen-Symbol angezeigt werden aber nicht verändert werden.

Administratoren erfassen

Erfassen Sie zur Unterstützung weitere Mitarbeitende und geben Sie diesen eine Berechtigungsrolle.

Für die Erstellung eines Administratoren können bestehende Benutzer welche für die Zeiterfassung erstellt wurden zum Administrator ernannt werden sowie neue Benutzer mit Namen und Email-Adresse zur Mitarbeit eingeladen werden. Bei der Erstellung geben Sie die gewünschte Berechtigungsrolle an. Die Standardrollen sind Inhaber-Stv und Teamleiter. Durch klicken auf EINLADEN wird der Satz gespeichert und eine Email-Einladung mit entsprechenden Zugangskriterien zugestellt, wie nachfolgend abgebildet.

Es erfolgt eine Einladung per Email mit den Zugangskriterien, d.h. ein Login bestehend aus Email-Adresse und ein Passwort. Sollte das Email nicht angekommen sein, bitte überprüfen ob in der obigen Liste die Email-Adresse korrekt erfasst wurde (zuerst Bild aktualisieren) bzw. prüfen ob das Email beim Empfänger im Spam-Ordner gelandet ist. Der Benutzersatz kann bei Bedarf gelöscht und nochmals erfasst werden. Benutzen Sie die Symbole unter Aktionen.

Berechtigungsrolle Teamleiter

Diese Rolle hat Zugriff auf die Bereiche Zeiterfassung prüfen, Mitarbeiter & Berichte, Zeitachse und Zeitkonten verwalten. Der Benutzer muss einem Team zugeordnet werden und hat dadurch nur Zugriff auf die Mitarbeiter dieses Teams, d.h. nur seine Mitarbeiter sind in den Berichten sichtbar. Ein Teamleiter kann jeweils nur einem Team zugeordnet werden. Diese Rolle wird für Mitarbeiter mit Aufsichtsverantwortung empfohlen.

Teams verwalten

Es wird empfohlen die verschiedenen Geschäftsbereiche des Unternehmens im Menü Teams verwalten zu erstellen. Die Zuordnung des Teamleiters zu einem Team erfolgt im Bild Teams verwalten, wie abgebildet:

Benutzer dem Team zufügen

Der Mitarbeitende kann im Menü Benutzer verwalten im Bild Anstellung einrichten dem Team aus der Auswahlliste entsprechend zugeordnet werden, wie abgebildet:

Weitere Informationen zum Erstellen eines Benutzers für die Zeiterfassung bitte den Artikel Mitarbeiter einrichten nachschlagen. Sollte beim Benutzer ein Abteilungswechsel bzw. organisatorischen Veränderung erfolgen, muss die Team Zuordnung entsprechend manuell angepasst werden.

Berechtigungsrolle Inhaber Stellvertreter

Dieser Rolle besitzt dieselben Zugriffe wie der Account Inhaber der das Account bei Staff Times erstellt hat. Es werden alle im Abschnitt Berechtigungsprofil erwähnten Bereiche zugänglich gemacht. Der Stellvertreter kann weitere Benutzer mit der Rolle Stellvertreter und Teamleiter erstellen bzw. zur Mitarbeit in der Webzentrale einladen. Siehe dazu den Abschnitt Administratoren erfassen.

Account Inhaber wechseln

Wenn Sie als Account Inhaber eingeloggt sind, haben Sie die Möglichkeit mit dem Übertragungs-Symbol den Eigentümer-Wechsel einzuleiten. Für einen Wechsel ist es erforderlich, dass der Empfänger bereits in einer Rolle als Administrator erstellt wurde. Der gewünschte Empfänger aus der Liste auswählen und per Button bestätigen.

Bitte beachten, dass bisherige Korrespondenzen über den Messenger nicht auf den neuen Eigentümer übertragen werden. Der bisherige Eigentümer wird nach dem Wechsel automatisch zur Rolle des Stellvertretender Inhaber umgeteilt. Dieser kann bei Bedarf in einem weiteren Schritt in der Listenansicht gelöscht werden.

Der Eigentümer Wechsel ist insbesondere zu Empfehlen wenn das verwendete Email-Konto bzw. Adresse nicht mehr aktiv ist.

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