Mitarbeitenden einrichten

Richten Sie das Arbeitsverhältnis Ihres Mitarbeitenden ein
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 1 Monat

Das Arbeitsverhältnis definieren

Grundsätzlich wird jeder Benutzer für die Zeiterfassung mit einem Anstellungsverhältnis bzw. Anstellungsprofil eingerichtet. Das Anstellungsverhältnis wird grundsätzlich in drei verschiedene Anstellungstypen unterteilt, d.h. auf Typ Vollzeit, Teilzeit und Stundenbasis. Der Anstellungstyp bildet zusammen mit den Bausteinen Arbeitswoche, Überstundenkontrolle, Fehlzeitenkontrolle, Urlaubskontrolle und Feiertagskontrolle den Umfang der Zeiterfassung. Die Bausteine werden im folgenden Abschnitt erklärt. 

Den passenden Erfassungsmodus wählen

Wir unterscheiden zwischen dem Erfassungsmodus Vollzeit, Teilzeit, Einfach und Inaktiv. Wenn für den Mitarbeiter keine Sollzeit gilt bzw. Tagessaldo mit Überstundenbilanz nicht erwünscht ist, wählen Sie bitte den Modus "Einfach". Dieser Modus wird häufig für freiberufliche Mitarbeiter, Leih-Arbeiter und Mitarbeiter, die im Stundenlohn arbeiten, verwendet. Der Modus "Inaktiv" kann bei längeren Abwesenheiten (z.B. Mutterschaftsurlaub, Auszeit) des Mitarbeiters) angewendet werden. Beachten Sie folgende Übersicht der bereitgestellten Features für den jeweiligen Erfassungsmodus:

Zu beachten: das Wechseln zwischen Erfassungsmodi erfordert die Neuerstellung des Anstellungsverhältnisses, um offene Saldi korrekt abzugrenzen und in das neue Anstellungsverhältnis zu übertragen, d.h. in diesem Fall das ursprüngliche Verhältnis beenden und eine neue Laufzeit erstellen.

Wir sind startklar - Mitarbeiter hinzufügen

Loggen Sie sich bei Staff Times ein. Um den Mitarbeiter bzw. Benutzer einzurichten, wechseln Sie ins Menu "Benutzer verwalten". Nachfolgend erfassen wir einen neuen Mitarbeiter:

Erstellen Sie das Anstellungsprofil für Ihren Mitarbeiter. Dazu werden Sie durch nachfolgende Bilder geführt. 

Beachten Sie bitte nachfolgende Erklärungen zu obigen Bilder:

1. Mitarbeiterangaben 

Details zu Ihrem Mitarbeiter: die Email-Adresse bildet den Benutzer-Login und kann daher nicht mehr geändert werden. Wir empfehlen, während der Testphase einen fiktiven Benutzer zu verwenden und mit der Funktion "Annullieren" bzw. "Beenden" abschliessend inaktiv zu stellen. Darüber hinaus wählen Sie ein passendes Standortprofil. Falls in Ihrer Organisation unterschiedlichen Standorte mit entsprechenden Feiertagen existieren, prüfen Sie die Erstellung eines weiteren Standortprofils.

2. Anstellung einrichten 

Definiert den Start der Zeiterfassungsperiode, das Anstellungspensum, die Arbeitswoche, das Urlaubsguthaben und den Überstundenübertrag mit folgenden Details: 

  • Team zuordnen: als Startwert steht 'Diverse' zur Verfügung. Sie können diese zuvor im Menu 'Teams verwalten' definieren. Diese kann nachträglich aktualisiert werden. Prüfen Sie auch die Anleitung zu 'Gruppen & Projekte'. 

  • Erfassungsmodus: basiert auf dem Vertragsverhältnis zu Ihrem Mitarbeiter. Es wird zwischen Vollzeit, Teilzeit, Einfach und Inaktiv unterschieden. Einmal definiert, kann der Anstellungsmodus nur durch eine neue Laufzeit geändert werden. Bitte beachten: beim Modus Einfach wird weder ein Sollzeit-Abgleich noch ein Urlaubsanspruch berechnet und keine Arbeitswoche definiert. Dieser Modus wird empfohlen für Mitarbeiter im Stundenlohn bzw. Temporär-Mitarbeiter oder reine Projektmitarbeiter. Weiteres über Produktvarianten lesen Sie hier.

  • Zeitraum Start: hier kann das Startdatum der Zeiterfassung bzw. der Zeitpunkt des Saldoübertrags oder des künftigen Arbeitsverhältnisses bestimmt werden. Bitte beachten, dass das Startdatum das Urlaubsguthaben bis Ende das Geschäftsjahres berechnet und auf der rechten Bildhälfte das Pro-Rata Guthaben abgebildet wird (Urlaubsanspruch). Der errechnete Urlaubsanspruch kann im Abschnitt 'Urlaubszuteilung' bei Bedarf angepasst werden. 

  • Zeitraum Ende: hier erscheint das Enddatum des aktuellen Geschäftsjahres. Bitte beachten: per Kalender-Jahresende ist jeweils ein Übertrag des Restguthabens samt neuem Jahresurlaub ins neue Geschäftsjahr fällig. Für den Übertrag erscheint eine entsprechende Taste in der Listenansicht. 

3. Grundeinstellung Arbeitswoche
Als Grundlage dient die Wochenarbeitszeit. Diese wird aus dem Bild 'Vorgaben' übernommen. Nun kann die Wochenarbeitszeit auf die vereinbarten Arbeitstage, sowie die tägliche Sollzeit verteilt werden. Bitte das Häkchen entsprechend setzen. Bei Teilzeit Pensum bitte den %-Wert der Wochenarbeitszeit anpassen, wobei der Wert auf die gewählten Arbeitstage gleichmässig übertragen wird. Bitte lesen Sie über die Varianten der Arbeitswoche, wenn für Ihren Mitarbeiter ein variabler Wochenplan gilt. Für Teilzeit bitte die separate Anleitung beachten.     

4a. Urlaubszuteilung
Als Grundlage dient das Grundguthaben. Dieses wird aus dem Standortprofil übernommen. Daraus wird der Urlaubs- bzw. Ferienanspruch auf Pro-Rata-Basis vom Zeitraum-Startdatum bis zum Ende des aktuellen Geschäftsjahres und der eingerichteten Arbeitswoche berechnet. Das Resultat der Berechnung wird im Urlaubsrechner aufgeführt (im Bild oben rechts, Abbild 2). Wenn Sie das berechnete Guthaben anpassen möchten, z.B. den Restsaldo vom Vorjahr bzw. vom Vorgänger-System dazu rechnen, kann der Zeitraum Starttermin bzw. pro-Rata Zeitraum in Kalendertagen angepasst werden, oder das Guthaben direkt im entsprechenden Feld reduziert oder erhöht werden. Jede Anpassung wird beim Speichern samt Ihrem Vermerk jeweils protokolliert (Änderungskontrolle) und kann nachträglich im selben Bild am unteren Rand abgefragt werden. Erfahren Sie mehr u.a. zum jährlichen Übertrag in unserem Dokument über Urlaubsguthaben einrichten.

4b. Überstunden & Anpassungen
Es werden die aufgelaufenen Überstunden der Vorperiode ins neue Jahr übernommen. Bei der erstmaligen Einrichtung empfehlen wir hier den aktuellen Überstundensaldo des Mitarbeiters als Startsaldo zu erfassen. Der eingerichtete Wert wird in der Mitarbeiter-App am Datum der Speicherung als gesperrter Zeinteintrag eingefügt.

5. Datensperre (Monatsabschluss)
Um die vom Mitarbeiter erfassten Zeiteinträge zu sichern, werden die Daten zum definierten Zeitpunkt auf Lesezugriff umgestellt, so dass diese unverändert bleiben. Die Standardeinstellung sperrt die Zeiteinträge des vergangenen Monats jeweils am 10. Tag des aktuellen Monats. Es wird jeweils ein Mail-Hinweis am 3. Tag des Monats bzw. 7 Tage vor der Aktivierung der Sperre dem Mitarbeiter zugestellt. Der Administrator kann die Datensperre im Mitarbeiterprofil bei Bedarf aufheben, sowie die Sperrfrist anpassen.

6. Zuordnung einer Gruppe
Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf die gewählten Gruppen und deren Zeitkonten. Diese kann später angepasst bzw. ergänzt werden.

7. Zusammenfassung und Fertigstellung
Die zuvor erfassten Bilder werden in diesem Abschnitt zur abschliessenden Prüfung aufgeführt. Beim Speichern werden die Zugangsdaten dem Mitarbeiter zugesandt. Als Administrator erhalten Sie eine Kopie des Mails. 

Wechsel des Anstellungsmodus

Sollte das Anstellungspensum während der Laufzeit wechseln, so muss das Anstellungsverhältnis neu aufgesetzt werden. Lesen Sie weiter über Statusänderungen hier. Um Anstellungsänderungen einzuleiten gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Benutzerliste auf den Namen des Mitarbeiters und wechseln auf das Anstellungsbild. 

  • Erfassen Sie den Beendigungstermin bzw. das Datum des Wechsels oder Austritts, erfassen Sie den Grund und klicken auf die Taste "Beenden". Klicken Sie durch bis zum finalen Bild und Speichern.

  • Verwenden Sie in der Benutzerliste für diesen Mitarbeiter ganz rechts den Button "Neue Laufzeit", um das neue Anstellungsverhältnis zu erstellen. Das 'Zeitraum- Beginndatum' wird automatisch erstellt und besteht aus dem Beendigungstermin + 1 Tag. 

  • Passen Sie den Anstellungsmodus und die Arbeitswoche im entsprechenden Abschnitt an (z.B. Teilzeit und das entsprechende Pensum in %) und bestätigen die restlichen Bilder.

Spielen sie obige Bilder durch mit unserem Lernvideo, wo oben genanntes Vorgehen in Kurzform vorgestellt wird.

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