Beim Einrichten eines Benutzers beachten Sie bitte die nachfolgenden Ereignisse, die eine Statusänderung des Benutzers erfordern:

• Mitarbeiter/in ändert sein Pensum. Die Anstellung in % ändert sich, z.B. eine 100%-Anstellung wird auf eine 80%-Stelle reduziert. Dies bewirkt eine reduzierte Wochenarbeitszeit was wiederum eine Änderung der Arbeitstage bzw. täglichen Sollzeit bewirkt. Der Status wechselt von Vollzeit zu Teilzeit.

• Mitarbeiter/in wechselt von einer Anstellung im Stundenlohn auf eine Festanstellung mit Wochenarbeitszeit und Urlaubsverwaltung. Der Status wechselt von Stundenlohn in Vollzeit- oder Teilzeitanstellung

• Mitarbeiter/in fällt über längere Zeit aus wegen Mutterschaftsurlaub, Sabbatical, Unfall/Krankheit wofür keine Zeiterfassung erfolgt. Der Status wechselt auf Ruhend.  

• Mitarbeiter/in tretet aus der Firma. Der Status der Anstellung wird beendet, d.h. die aktuelle Laufzeit ist zu beenden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine weiteren Einträge für diesen Mitarbeiter erfasst werden können.

Dieser Statuswechsel wird bei Staff Times mit einem Erfassungsmodus gekennzeichnet. Folgende Erfassungsmodi bestehen: Vollzeit, Teilzeit, Einfach, Ruhend. 

Diese Erfassungsmodi werden in den nachfolgenden Szenarien und Ereignissen erläutert:

Szenario 1: Vollzeit > Inaktiv (Ruhend) > Teilzeit

Die Mitarbeiterin arbeitet anfänglich im Vollzeit-Modus, geht zwischenzeitlich in den Mutterschaftsurlaub und kommt als Teilzeitbeschäftigte zurück. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft endet jeweils am 31. Dezember und beginnt am 1. Januar, was für den Übertrag von Bedeutung ist.

1. Eine neue Mitarbeiterin wird zunächst mit dem Erfassungsmodus Vollzeit auf dem entsprechenden Bild eingerichtet. Zudem wird der Jahresurlaub der Mitarbeiterin entsprechend zugeteilt.

2. Zum Jahresende ist der Vorgang Übertrag erforderlich, um den Resturlaub ins neue Jahr zu übertragen und das neue Geschäftsjahr aufzusetzen. Bestätigen Sie die Schaltfläche Übertrag zum Jahresende, damit die entsprechende Schaltfläche zum Jahresende aktiviert wird.

3. Im Falle einer Langzeitabwesenheit (wie dem Mutterschaftsurlaub oder einem Sabbatical) empfehlen wir dafür eine neue Laufzeit mit dem Erfassungsmodus Inaktiv zu erstellen. In diesem Modus wird die Zeiterfassung der mobilen App während dieses Zeitraums gesperrt, da im ruhenden Zustand. Um dies einzuleiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden, um die bestehende Laufzeit zu beenden und klicken dann auf die Schaltfläche Neue Laufzeit, um eine neue Laufzeit zu erstellen und im entsprechenden Bild den Erfassungsmodus Inaktiv auszuwählen.

4. Wenn die Mitarbeiterin nach ihrem Mutterschaftsurlaub ihre Arbeit wieder aufnimmt, muss wiederum eine Laufzeit erstellt werden, um die Teilzeitbeschäftigung einzurichten und die Zeiterfassung wieder aufzunehmen. Um dies einzuleiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden, um die Inaktive-Laufzeit zu beenden und klicken dann auf die Schaltfläche Neue Laufzeit, um eine neue Laufzeit mit Erfassungsmodus Teilzeit im entsprechenden Bild auszuwählen. Sie werden gebeten, den Jahresurlaub und die entsprechenden Arbeitstage zu bestätigen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation über Teilzeit-Modellen (siehe Variable-Modell).

5. Zum Jahresende ist der Vorgang Übertrag erforderlich, um den Resturlaub ins neue Jahr zu übertragen und das neue Geschäftsjahr aufzusetzen. Bestätigen Sie die Schaltfläche Übertrag zum Jahresende.

Nachfolgende Abbildung zeigt die drei erstellten Laufzeiten Vollzeit, Inaktiv & Teilzeit in der Listenansicht:

Szenario 2: Einfach > Vollzeit > Teilzeit

Der Mitarbeiter beginnt als befristeter (Temporär-) Mitarbeiter auf Stundensatzbasis, wird dann in Vollzeit eingestellt und wechselt später in Teilzeit. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft beginnt jeweils am 1.1.

1. Ein neuer Mitarbeiter wird zunächst mit dem Erfassungsmodus Einfach auf dem entsprechenden Bild eingerichtet. Darüber hinaus können dem Mitarbeiter bestimmte Zeitkonten für die Zeiterfassung zugeordnet werden.

2. Der Mitarbeiter wechselt auf eine Vollzeit Anstellung, was bedeutet, dass eine neue Laufzeit benötigt wird um das neue Anstellungsverhältnis einzurichten. Um dies einzuleiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden, um die bisherige Laufzeit "Einfach" zu beenden, und klicken dann auf die Schaltfläche Neue Laufzeit, um eine neue Laufzeit für das Vollzeit-Verhältnis zu erstellen und im entsprechenden Bild den Erfassungsmodus Vollzeit auszuwählen.

3. Zum Jahresende ist der Vorgang Übertrag erforderlich, um den Resturlaub ins neue Jahr zu übertragen und das neue Geschäftsjahr aufzusetzen. Betätigen Sie die Schaltfläche Übertrag zum Jahresende, damit die entsprechende Schaltfläche zum Jahresende aktiviert wird.

4. Der Mitarbeiter wechselt vom der Vollzeit Anstellung auf eine Teilzeitanstellung was bedeutet, dass eine neue entsprechende Laufzeit benötigt wird um das neue Teilzeitverhältnis mit angepasstem Jahresurlaub sowie der zugeteilten Arbeitswoche einzurichten. Um dies einzuleiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden, um die bisherige Laufzeit "Vollzeit" zu beenden, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Laufzeit, um eine neue Laufzeit für das Teilzeit-Verhältnis zu erstellen und im entsprechenden Bild den Erfassungsmodus Teilzeit auszuwählen.

5. Zum Jahresende ist der Vorgang Übertrag erforderlich, um den Resturlaub ins neue Jahr zu übertragen und das neue Geschäftsjahr aufzusetzen. Betätigen Sie die Schaltfläche Übertrag zum Jahresende, damit die entsprechende Schaltfläche zum Jahresende aktiviert wird.

Nachfolgende Abbildung zeigt die drei erstellten Laufzeiten Einfach, Vollzeit & Teilzeit in der Listenansicht:

Status bei Austritt eines Mitarbeitenden 

Beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden nach der erfolgten Abrechnung kann der Status durch Laufzeit-Beenden abgeschlossen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine weiteren Einträge für diesen Mitarbeiter erfasst werden können. Dies ermöglicht auch die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Datenschutzbestimmungen. Das Beenden erfolgt durch Klicken auf 'Laufzeit beenden' und Angabe des Austrittdatums. Sie nachfolgende Abbildung.

Prüfe nachfolgend unseren Tutorial mit Erklärungen zum Erfassungsmodus und das Vorgehen bei einer Statusänderung des Arbeitsverhältnisses nachfolgend: