Mise en place de votre personnel

Configurer la semaine de travail, les congés et les soldes de report
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 3 mois

Définir les conditions d'emploi

Vos utilisateurs doivent être configurés avec des conditions d'emploi ou un profil d'emploi individuels qui déterminent en fin de compte l'étendue du suivi du temps. Il y a essentiellement trois types d'emplois différents que nous couvrirons ; à temps plein, à temps partiel et à l'heure. Ceux-ci sont en outre configurés par des critères clés tels que la semaine de travail, le suivi des heures supplémentaires, la gestion des congés et les avoirs de vacances. Ces critères sont expliqués dans les sections suivantes avec des paramètres supplémentaires.

Choix du mode de suivi

Sélectionnez à temps plein, à temps partiel, basique ou dormant. Veuillez trouver ci-dessous un aperçu des cinq fonctionnalités du produit fournies en fonction du mode de suivi choisi. Si vous ne souhaitez pas appliquer les heures du Plan pour surveiller l'accumulation des heures supplémentaires, choisissez « Basique ». Basic est couramment utilisé pour les indépendants, les sous-traitants et le personnel travaillant sur la base d'un salaire horaire. Choisissez « Dormant » si votre membre du personnel est en congé de longue durée, comme un congé de maternité ou un congé sabbatique. Le temps plein et le temps partiel conviennent mieux aux salariés avec une gestion de banque de vacances.

Veuillez noter que la modification d'un mode de suivi nécessitera l'expiration et la création d'une nouvelle période afin d'appliquer les modifications de configuration.

Ajouter un employé

Veuillez vous connecter à Staff Times. Pour commencer à configurer vos conditions d'emploi, passez au menu "Gérer les utilisateurs" et cliquez sur le bouton Ajouter un employé comme indiqué sur cette illustration :

Créez le profil d'emploi de votre utilisateur. Vous serez guidé à travers les écrans suivants :

Veuillez noter les explications suivantes pour les écrans ci-dessus :

1) Détail de l'employé

Détails sur votre utilisateur. Remarque : l'identifiant de messagerie fait partie de la connexion de l'utilisateur et ne peut pas être modifié ultérieurement. Pendant la phase de test, nous vous recommandons d'utiliser un utilisateur fictif qui pourra être supprimé ultérieurement à l'aide de "Annuler" ou "Expire". Sélectionnez également le profil d'emplacement approprié. Si votre entreprise possède plusieurs sites, vous pouvez envisager de créer des profils de localisation spécifiques pour attribuer les jours fériés régionaux et locaux.

2) Définir les conditions d'emploi

Définit le début de la période de suivi du temps, le type de travail, le quota d'embauche, la semaine de travail, l'attribution des vacances et tout transfert d'heures supplémentaires comme suit :

  • Équipe : la valeur par défaut est 'Divers'. Vous pouvez définir des noms supplémentaires à partir du menu "Gérer les équipes" et mettre à jour votre saisie. Les rapports vous permettront de sélectionner vos feuilles de temps par équipe. Consultez également le guide séparé pour les groupes et les projets.
  • Mode de suivi : choisissez entre temps plein, temps partiel, basique et dormant. Une fois défini, le type de suivi ne peut être modifié qu'en créant un nouveau terme. Attention : pour le type Basic, il s'agit de paris horaires où aucune gestion des congés n'existe et aucune semaine de travail n'est définie. Le type Inactif limitera la saisie de l'utilisateur à partir de la période définie. Ce type est recommandé pour les congés de longue durée tels que la maternité ou les congés sabbatiques. En savoir plus sur les caractéristiques de nos produits
  • Début de la période : il s'agit de la date de début du suivi du temps ou de la date d'embauche. L'attribution des congés annuels sera calculée au prorata en fonction de cette date et affichée sur la moitié droite de l'écran (droit aux vacances). Le droit au congé calculé peut être ajusté dans la section « Paramètres de vacances ».
  • Fin d'exercice : marque la date de fin de l'exercice en cours. Attention : à la fin de chaque année un virement du solde restant ainsi que le nouveau congé annuel est mis en place dans le nouvel exercice. Pour lancer le report, un bouton correspondant apparaîtra dans la vue de la liste de gestion des utilisateurs au début de la nouvelle année.

3) Réglage de la semaine de travail

Définissez les jours de travail convenus et le temps de plan quotidien pour votre personnel. Veuillez cocher les cases en conséquence. Pour le travail à temps partiel, ajustez le quota du plan hebdomadaire en %, ce qui mettra à jour les heures du plan quotidien de manière uniforme sur les jours ouvrables cochés. Si votre personnel a un plan hebdomadaire variable, veuillez consulter la documentation sur la semaine de travail variable. Pour le temps partiel, veuillez consulter d'autres instructions séparées.

4a) Cadre de vacances

L'attribution des congés annuels est en fonction du profil d'emplacement, du mode de suivi (temps plein ou partiel) et de la date de début de période (prorata temporis) jusqu'à la fin de l'année. Reportez-vous aux résultats du calculateur de vacances en haut à droite de l'écran (illustration 2). Pour ajuster le congé calculé par défaut, vous pouvez soit ajuster la plage de dates de début, soit remplacer la valeur allouée en réduisant ou en augmentant la valeur à l'aide du sélecteur d'ajustement. Un journal des modifications (audit trail) est créé en bas de page lorsque vous finalisez l'utilisateur qui peut être visualisé lorsque vous revenez sur cette page en mode édition. Consultez le document de quota de vacances pour plus de détails, y compris la procédure de report annuel.

4b) Heures supplémentaires et ajustements

Les heures supplémentaires cumulées de la période précédente sont reportées sur la nouvelle année. Lors de la première configuration, nous vous recommandons de saisir le solde d'heures supplémentaires actuel de l'employé comme solde de départ à l'aide du sélecteur d'ajustement fourni.

5) Clôture mensuelle (définir des verrous de feuille de temps)

Cela verrouillera les journaux de temps enregistrés par l'employé en accès en lecture seule à l'heure définie, de sorte que les données historiques restent inchangées.

6) Attribution d'un groupe

L'employé a accès à certains groupes et aux noms d'activité associés. Celle-ci pourra être mise à jour ou complétée ultérieurement. Les rapports de suivi du temps peuvent être filtrés par groupes. Pour en savoir plus, veuillez consulter le guide sur les rôles et les groupes.

7) Enregistrer et publier

Les écrans précédemment configurés sont répertoriés dans cette section pour un examen final. Lors de l'enregistrement, une invitation par e-mail avec des informations d'identification est envoyée à l'employé. En tant qu'administrateur, vous recevrez une copie de l'e-mail.

Processus de report annuel

La durée de l'emploi sera transférée dans la nouvelle année à la fin de l'exercice financier. Cela signifie que les soldes de congés annuels sont calculés et que le quota inutilisé restant est transféré et ajouté à la nouvelle période. Vous pouvez lancer ce processus en utilisant le bouton Report qui apparaît au début de la nouvelle année dans la liste de gestion des utilisateurs. Staff Times vous le rappellera en temps voulu.

Changement de mode de suivi

Si les conditions d'emploi telles que le niveau de quota (par exemple, passer de temps plein à temps partiel) devaient changer ou passer d'un sous-traitant à un personnel permanent (c'est-à-dire de type de base à temps plein) devait changer pendant la durée, la relation de travail doit être expirée et rétablie. En savoir plus sur les changements de statut d'emploi. Pour initier un changement de mode tracking procéder comme suit :

  • Cliquez sur le nom de l'employé dans la liste des utilisateurs et cliquez sur l'écran des conditions d'emploi.
  • Entrez la date d'entrée en vigueur ou la date de résiliation, enregistrez le motif et cliquez sur le bouton "Expire". Cliquez sur l'écran final et enregistrez.
  • Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton "Nouvelle période" à l'extrême droite pour que cet employé crée le nouveau terme. La date de début de la nouvelle période est créée automatiquement et se compose de la date d'expiration + 1 jour.
  • Ajustez le type de suivi et la semaine de travail dans la section correspondante (par exemple, temps partiel et le quota correspondant en %) et validez les écrans restants.

Veuillez consulter ce didacticiel vidéo illustrant les points ci-dessus étape par étape. Vous n'êtes toujours pas sûr ? Contactez nous s'il vous plait. Nous sommes heureux de vous aider.

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