Impostare il tuo personale

Configurare la settimana lavorativa, le ferie e i saldi di riporto
Scritto da Dan Gubler
Aggiornato 2 mesi fa

Definizione delle condizioni di lavoro

I tuoi utenti devono essere configurati con un profilo di condizioni di impiego o di impiego individuale che determina in ultima analisi l'ambito del monitoraggio del tempo. Ci sono fondamentalmente tre diversi tipi di impiego che copriremo; tempo pieno, part-time e su base oraria. Questi sono ulteriormente configurati da criteri chiave come la settimana lavorativa, il monitoraggio degli straordinari, la gestione delle ferie e la banca delle ferie. Questi criteri sono spiegati nelle sezioni seguenti insieme alle impostazioni aggiuntive.

Scelta della modalità di tracciamento

Scegli tra Tempo pieno, Tempo parziale, Base o Dormiente. Di seguito è riportata una panoramica di cinque funzionalità del prodotto fornite in base alla modalità di tracciamento scelta. Se non desideri applicare le ore del piano per monitorare l'accumulo di straordinari, scegli "Base". Basic è comunemente usato per liberi professionisti, appaltatori e personale che lavora su base oraria. Scegli "Dormiente" se il tuo membro del personale è in congedo lungo come il congedo di maternità o un anno sabbatico. Il tempo pieno e il tempo parziale sono più adatti per il personale dipendente con una gestione della banca delle ferie.

Tieni presente che la modifica di una modalità di tracciamento richiederà la scadenza e la creazione di un nuovo periodo per poter applicare le modifiche alla configurazione.

Aggiungi un dipendente

Accedi a Orari del personale. Per iniziare a configurare le condizioni di impiego, passa al menu "Gestisci utenti" e fai clic sul pulsante Aggiungi un dipendente come mostrato in questa illustrazione:

Crea il profilo di lavoro per il tuo utente. Sarai guidato attraverso le seguenti schermate:

Si prega di notare le seguenti spiegazioni per le schermate di cui sopra:

1) Dettaglio dipendente

Dettagli sul tuo utente. Nota: l'ID e-mail fa parte del login utente e non può essere modificato in seguito. Durante la fase di test, si consiglia di utilizzare un utente fittizio che potrà essere successivamente rimosso tramite "Annulla" o "Scadenza". Inoltre, seleziona il profilo di localizzazione pertinente. Se la tua azienda ha più sedi, potresti prendere in considerazione la creazione di profili di località specifici per assegnare le festività regionali e locali.

2) Stabilire le condizioni di lavoro

Definisce l'inizio del periodo di monitoraggio del tempo, il tipo di lavoro, la quota di assunzione, la settimana lavorativa, l'assegnazione delle ferie e qualsiasi trasferimento di straordinario come segue:

  • Squadra: il valore predefinito è 'Varie'. Puoi definire nomi aggiuntivi dal menu "Gestisci squadre" e aggiornare i tuoi dati. I report ti permetteranno di selezionare le tue schede attività per Team. Controlla anche la guida separata per gruppi e progetti.
  • Modalità di tracciamento: scegli tra tempo pieno, tempo parziale, base e inattivo. Una volta definito, il tipo di monitoraggio può essere modificato solo creando un nuovo termine. Nota bene: per la tipologia Base, queste sono considerate scommesse orarie dove non esiste una gestione dei permessi e non è definita una settimana lavorativa. Il tipo Dormiente limiterà l'input dell'utente dal periodo definito. Questo tipo è consigliato per congedi a lungo termine come la maternità o il periodo sabbatico. Scopri di più sulle caratteristiche del nostro prodotto
  • Inizio periodo: si riferisce alla data di inizio del monitoraggio del tempo o alla data di assunzione. L'assegnazione delle ferie annuali sarà ripartita proporzionalmente in base a questa data e visualizzata nella metà destra dello schermo (diritto alle ferie). Il diritto alle ferie calcolato può essere modificato nella sezione "Impostazione delle ferie".
  • Fine esercizio: segna la data di chiusura dell'esercizio in corso. Nota bene: alla fine di ogni anno è previsto un trasferimento del saldo residuo unitamente alle nuove ferie annuali nel nuovo esercizio. Per avviare il trasferimento, verrà visualizzato un pulsante corrispondente nella visualizzazione dell'elenco di gestione degli utenti all'inizio del nuovo anno.

3) Impostazione della settimana lavorativa

Imposta i giorni lavorativi concordati e l'orario del piano giornaliero per il tuo personale. Si prega di spuntare le caselle di conseguenza. Per il lavoro part-time, modifica la quota del piano settimanale in % che aggiornerà le ore del piano giornaliero in modo uniforme nei giorni lavorativi selezionati. Se il tuo personale ha un piano settimanale variabile, consulta la documentazione relativa alla settimana lavorativa variabile. Per il part time consultare ulteriori istruzioni separate.

4a) Ambiente di vacanza

L'assegnazione delle ferie annuali è in base al profilo di localizzazione, alla modalità di monitoraggio (tempo pieno o part-time) e alla data di inizio del periodo (ripartita) fino alla fine dell'anno. Fare riferimento ai risultati del calcolatore ferie in alto a destra dello schermo (figura 2). Per regolare il congedo calcolato predefinito, puoi modificare l'intervallo di date di inizio o ignorare il valore assegnato riducendo o aumentando il valore utilizzando il selettore di regolazione. Un registro delle modifiche (audit trail) viene creato nella parte inferiore della pagina quando si finalizza l'utente che può essere visualizzato quando si torna a questa pagina in modalità di modifica. Controllare il documento sulla quota di ferie per maggiori dettagli, inclusa la procedura di riporto annuale.

4b) Straordinari e Rettifiche

Le ore di straordinario accumulate nel periodo precedente vengono riportate nel nuovo anno. Quando si imposta per la prima volta, si consiglia di inserire l'attuale saldo degli straordinari del dipendente come saldo iniziale utilizzando il selettore di regolazione fornito.

5) Chiusura mensile (imposta i blocchi della scheda attività)
Ciò bloccherà i registri orari registrati dal dipendente in accesso di sola lettura all'ora definita, in modo che i dati storici rimangano invariati.

6) Assegnazione di un gruppo

Il dipendente ha accesso a gruppi selezionati e ai nomi di attività associati. Questo può essere successivamente aggiornato o integrato. I report di monitoraggio del tempo possono essere filtrati per gruppi. Per saperne di più consulta la guida su Ruoli e Gruppi.

7) Salva e pubblica

Le schermate precedentemente configurate sono elencate in questa sezione per la revisione finale. Durante il salvataggio, al dipendente viene inviata un'e-mail di invito con le credenziali. In qualità di amministratore, riceverai una copia dell'e-mail.

Processo di riporto annuale

La durata del rapporto di lavoro si trasferirà nel nuovo anno alla fine dell'esercizio. Ciò significa che vengono calcolati i saldi delle ferie annuali e la quota rimanente inutilizzata viene trasferita e aggiunta al nuovo periodo. Puoi avviare questo processo utilizzando il pulsante Trasferisci che appare all'inizio del nuovo anno nell'elenco di gestione dell'utente. Staff Times te lo ricorderà a tempo debito.

Modifica della modalità di tracciamento

Se le condizioni di lavoro come il livello di quota (es. passaggio da tempo pieno a part-time) dovessero cambiare o il passaggio da appaltatore a personale a tempo indeterminato (es. Tipo Base a tempo pieno) dovesse cambiare durante il periodo, il rapporto di lavoro deve essere scaduto e ristabilito. Scopri di più sui cambiamenti nello stato occupazionale. Per avviare una modifica della modalità di tracciamento, procedere come segue:

  • Fare clic sul nome del dipendente nell'elenco degli utenti e fare clic sulla schermata dei termini di impiego.
  • Inserisci la data di entrata in vigore o la data di cessazione, registra il motivo e clicca sul pulsante "Scadenza". Clicca fino alla schermata finale e salva.
  • Dall'elenco degli utenti, fai clic sul pulsante "Nuovo periodo" all'estrema destra per consentire a questo dipendente di creare il nuovo mandato. La data di inizio del nuovo periodo viene creata automaticamente ed è composta dalla data di scadenza + 1 giorno.
  • Regola il tipo di monitoraggio e la settimana lavorativa nella sezione corrispondente (ad esempio, part-time e la quota corrispondente in%) e conferma le schermate rimanenti.

Si prega di controllare questo video tutorial che illustra i punti precedenti passo dopo passo. Ancora incerto? Ci contatti per favore. Siamo felici di aiutarti.

Ti è stato utile questo articolo?