I profili di posizione permettono di stabilire impostazioni predefinite specifiche per filiali o gruppi di dipendenti all'interno dell'azienda, da assegnare ai membri del personale. Queste impostazioni possono comprendere elementi come l'orario di lavoro settimanale, il diritto alle ferie annuali, le preferenze linguistiche e le festività locali. Assegnando i profili di posizione, è possibile gestire e personalizzare in modo efficace le condizioni di lavoro e di ferie, semplificare i processi operativi e garantire la conformità alle politiche aziendali.

Profilo di base

Quando viene creato l'account, viene automaticamente impostato un profilo standard e assegnato al profilo utente dell'utente di prova "Joe Sample". Innanzitutto ti consigliamo di controllare e modificare le impostazioni del profilo di localizzazione nella visualizzazione dettagliata (vedi il simbolo dell'occhio nella visualizzazione elenco). Per fare ciò, utilizzare i simboli di azione come mostrato:

Il profilo della poszione può essere facilmente copiato per altre località nella visualizzazione elenco facendo clic sul simbolo di copia. Ciò creerà il profilo copiato includendo le impostazioni predefinite insieme ai giorni festivi con "copia" nel nome del profilo. Il profilo copiato può quindi essere finalizzato nella visualizzazione dei dettagli rivedendo e aggiornando tutti i parametri predefiniti come richiesto. È possibile impostare le seguenti impostazioni predefinite:

1. Intervalli di tempo: il valore dell'intervallo per il check-in nell'app My Time. L'impostazione predefinita è 1 minuto con arrotondamento al valore più vicino
2. Lingua di corrispondenza: la lingua utilizzata per le e-mail generate automaticamente (credenziali di accesso utente, ferie inviate, messaggio di blocco dati) e lingua predefinita dell'app My Time. Inoltre, consigliamo di attivare l'impostazione in Gestisci attività su "Multilingue" in modo che il dipendente riceva sempre i nomi delle attività nella lingua appropriata.
   
3. Formato ora: visualizza il formato ora del valore iniziale e finale della scheda attività sia nel formato 24 ore (con decimali da .00 a .99) che nel formato 12 ore (AM/PM). Adottato dall'app My Time.
   
4. Formato saldo: formato di visualizzazione dei valori del saldo in stile orario con due punti (8:15) o in stile decimale con un punto (8.15) o in base al paese del conto (ad esempio in alcuni paesi stile virgola come 8,15)
   
5. Stile data: formato data richiesto per i report. L'interfaccia di amministrazione usa le impostazioni predefinite configurate nel profilo della località principale. L'app My Time Desktop adotta il valore dello stile della data secondo il rispettivo profilo di posizione predefinito.
   
6. Imposta il nome dell'attività "Check-in": il nome dell'attività predefinito per l'utilizzo del pulsante Check-in nell'app My Time.
   
7. Orario di lavoro settimanale: l'orario di lavoro settimanale predefinito da applicare nel profilo utente. La configurazione dettagliata della settimana lavorativa può essere impostata nel profilo utente.
   
8. Diritto alle ferie (base): la base della quota di ferie annuali predefinita utilizzata per i calcoli quando viene creato un utente. Prende inoltre in considerazione la configurazione della settimana lavorativa e la ripartizione proporzionale in caso di trasferimento delle ferie all'anno successivo.
   
9. Il tuo anno finanziario termina il: la data in cui hanno luogo la chiusura annuale e il riporto delle ferie annuali. A questo punto, il processo di riporto annuale è pronto per essere attivato tramite l'apposito pulsante.
10. Controllo delle pause di riposo: i totali giornalieri dell'app My Time e il rapporto "Riepilogo giornaliero" calcolano le pause di riposo. Attivando la funzione di controllo è possibile applicare i criteri impostati alla giornata lavorativa e l'utente viene avvisato nell'app My Time in caso di non conformità. Viene visualizzato un avviso nella pagina delle attività quotidiane e nella vista settimanale e il valore della pausa di riposo calcolato viene visualizzato in carattere rosso.

Modificare il profilo della localizzazione e applicarlo al profilo del dipendente

Generalmente tutte le impostazioni predefinite possono essere aggiornate in modalità di modifica e salvate facendo clic sul pulsante Salva che viene immediatamente distribuito ai dipendenti che utilizzano quel profilo di posizione. Tuttavia, le seguenti impostazioni predefinite vengono attivate solo quando viene creato un nuovo termine (TOE):

• Diritto alle ferie (ferie annuali)
• Orario di lavoro settimanale

Ciò significa che qualsiasi aggiustamento effettuato, ad es. l'aumento del diritto alle ferie predefinito da 20 a 25 giorni, verrà applicato solo agli utenti esistenti quando il periodo di tale utente è scaduto e viene impostato un nuovo periodo (nuovo periodo). L'adeguamento non viene trasferito automaticamente perché influirebbe sul calcolo delle ferie annuali dell'anno in corso. Pertanto, per abilitare la personalizzazione per gli utenti esistenti, è necessario completare i seguenti passaggi:

1. Porre fine al mandato del dipendente. Vai su "Gestisci utenti" e fai clic su "Periodo di scadenza" per passare alla pagina di scadenza. Seguire le istruzioni mostrate. Questo passaggio disconnette l'utente dall'app My Time e deve pertanto essere coordinato con il dipendente.
2. Rivedi la banca ferie rimanenti: le ferie annuali rimanenti in giorni devono essere trasferite manualmente al nuovo periodo. Se cambia anche la settimana lavorativa del dipendente (ad es. da tempo pieno a tempo parziale), il valore di conversione per l'adeguamento deve essere calcolato utilizzando il calcolatore delle ferie.
3. Imposta un nuovo termine all'interno del profilo utente (TOE). In "Gestisci utenti" fai clic su "Nuovo periodo" per creare un nuovo periodo di lavoro. Selezionare il profilo di posizione desiderato e controllare i valori calcolati nella sezione Imposta settimana lavorativa e imposta ferie annuali della schermata. In quella sezione è inoltre possibile creare un adeguamento delle ferie per il trasferimento delle ferie annuali non utilizzate.

Alternativa al profilo della posizione: modifica manualmente il saldo delle vacanze

In alternativa ai profili di posizione è possibile proseguire la procedura di adeguamento manuale delle ferie spettanti; Un adeguamento manuale delle ferie viene effettuato dopo il riporto annuale nel profilo utente del dipendente in questione come segue:

• Vai alla modalità di modifica del profilo del dipendente (gestisci utenti). Nella sezione Impostazione settimana lavorativa e vacanze, inserisci la rettifica corrispondente in giorni e fai clic su Salva.
• Ciò attiva un adeguamento delle vacanze nel report sul saldo ferie annuali e aggiorna il saldo delle vacanze del dipendente nell'app My Time. Ulteriori informazioni su come apportare una modifica alle ferie.

Gestisci i giorni festivi nel profilo della posizione

Le festività specifiche vengono gestite in una scheda separata nel profilo della località (precedentemente nella voce di menu Gestisci festività pubbliche), come mostrato sopra.

Le ferie si riferiscono ai giorni in cui i dipendenti non sono tenuti a lavorare e sono generalmente considerati ferie retribuite per il personale dipendente. Comunemente i giorni festivi si riferiscono ai giorni festivi. Tuttavia, ciò potrebbe applicarsi anche alle ferie aziendali quando un'attività chiude per motivi lavorativi. Il profilo ferie pertinente del dipendente può essere aggiunto in Gestisci utenti selezionando il profilo della localizzazione pertinente. Scopri di più sulla gestione dei giorni festivi.

Per le aziende con più sedi regionali, è possibile creare profili di sedi individuali che includono le festività locali. Inoltre, i dipendenti possono essere raggruppati in ulteriori categorie in cui si applicano normative diverse di cui è possibile tenere conto (ad esempio anni di servizio, anzianità, ecc.).

Guarda questo tutorial che spiega gli elementi sopra

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