Le propriétaire du compte a la possibilité d'accorder des droits d'administrateur à d'autres utilisateurs. Il est conseillé de mettre en place au moins un deuxième administrateur qui peut intervenir en tant qu'adjoint du centre d'administration.

La gestion de l'administrateur propose différents niveaux d'autorisation d'accès via un profil d'autorisations. Staff Times fournit deux profils d'autorisation prédéfinis, comme suit :

• Propriétaire adjoint : ce profil donne les mêmes droits que le titulaire du compte à l'exception des détails du compte tels que la langue, le logo et le nom du compte.
• Chef d'équipe : ce profil permet à votre organisation d'affecter des utilisateurs à des équipes et d'affecter à chaque équipe un administrateur avec le rôle de chef d'équipe. Un administrateur avec le rôle d'autorisations "Chef d'équipe" n'aura accès qu'aux utilisateurs qui ont été attribués à l'équipe respective. Les droits d'accès incluent l'exécution de rapports et la modification des journaux de feuilles de temps des membres de son équipe.
• Comptable : ce profil donne accès aux sections des abonnements uniquement.

Profils d'autorisation

Staff Times vous permet de créer des profils d'accès supplémentaires si vous avez besoin d'autorisations utilisateur spécifiques. Staff Times fournit les niveaux d'accès suivants pour lesquels un accès en lecture et en écriture peut être attribué :

• Gérer les utilisateurs : créer des employés pour le suivi du temps
• Gérer les équipes : créer des équipes avec les responsables de zone
• Gérer les groupes : créer des projets et des clients
• Gérer les congés : les congés payés pour l'année civile
• Gérer les comptes horaires : définir les unités d'enregistrement
• Valeurs par défaut du compte : configurer les valeurs par défaut à l'échelle de l'entreprise
• Vérifier le suivi du temps : modifier les données de l'historique du suivi du temps
• Rapports des employés : données historiques et soldes pour le suivi du temps
• Chronologie : vue calendrier colorée des données historiques
• Gérer les abonnements : renouveler et transférer les abonnements

D'autres profils d'autorisation peuvent être créés avec le bouton correspondant, comme indiqué :

Les droits d'accès peuvent être personnalisés en créant des autorisations spécifiques. Les profils d'autorisations par défaut fournis sont Propriétaire adjoint, Chef d'équipe et Administrateur comptable. Les droits d'accès peuvent être affichés en cliquant sur l'icône en forme d'œil (les profils par défaut ne peuvent pas être mis à jour).

Ajout d'administrateurs

Ajoutez des utilisateurs pour prendre en charge votre administration du temps du personnel et attribuez-leur un profil d'autorisations spécifique. Voici la liste des utilisateurs administrateurs :

Vous pouvez nommer un utilisateur qui a été configuré pour le suivi du temps pour qu'il devienne également administrateur et vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs avec leur nom et leur adresse e-mail en utilisant le lien fourni. Lors de la création, vous spécifiez les autorisations souhaitées en sélectionnant le profil dans la liste. Les profils d'autorisation par défaut sont propriétaire adjoint et chef d'équipe. Cliquer sur INVITE crée l'utilisateur et envoie une invitation par e-mail comme illustré :

Une invitation est envoyée par e-mail avec les identifiants d'accès, c'est-à-dire un identifiant composé d'une adresse e-mail et d'un mot de passe. Si l'e-mail n'est pas arrivé, veuillez vérifier si l'adresse e-mail a été saisie correctement dans la liste ci-dessus (actualisez la page) ou vérifiez si l'e-mail s'est retrouvé dans le dossier spam du destinataire. L'utilisateur peut être supprimé et ressaisi si nécessaire. Utilisez les icônes appropriées sous Actions.

Ajouter des chefs d'équipe

Ce rôle donne accès aux sections Gérer la feuille de temps, Rapports d'équipe, Vue calendrier et Gérer les activités. L'utilisateur doit être affecté à une équipe et n'a donc accès qu'aux membres de cette équipe, c'est-à-dire que seuls ses membres sont visibles dans les rapports. Un chef d'équipe ne peut être affecté qu'à une seule équipe. Ce rôle est recommandé pour les employés ayant des responsabilités de supervision qui doivent examiner les journaux de feuilles de temps.

Gérer des équipes

Nous vous recommandons de créer des équipes basées sur les responsabilités de supervision du personnel. Le chef d'équipe doit être affecté à une équipe dans l'écran Gérer les équipes, comme indiqué :

Ajout de membres d'équipe aux équipes

L'employé peut être affecté à l'équipe à partir de la liste de sélection dans le menu Gérer l'utilisateur de l'écran Configurer l'emploi, comme indiqué :

Pour plus d'informations sur la création d'un utilisateur pour le suivi du temps, veuillez consulter l'article sur la configuration des membres du personnel. Si l'utilisateur change de département ou s'il y a des changements organisationnels, l'affectation de l'équipe doit être ajustée manuellement en conséquence.

Ajouter des propriétaires adjoints

Ce rôle a le même accès que le propriétaire du compte du compte Staff Times. Tous les niveaux d'accès mentionnés dans la section Profil des autorisations sont rendus accessibles. L'adjoint peut créer d'autres utilisateurs avec le rôle d'adjoint et de chef d'équipe et les inviter au centre d'administration. Voir la section Ajout d'administrateurs ci-dessus.

Changer le propriétaire du compte

Si vous êtes connecté en tant que propriétaire du compte, vous pouvez cliquer sur l'icône correspondante dans la vue de liste pour initier le changement de propriétaire. Le transfert de propriété nécessite que le nouveau propriétaire existe en tant qu'administrateur avec n'importe quel rôle avant de continuer. Les droits du propriétaire peuvent alors être transférés à cet utilisateur.

Veuillez noter que les correspondances précédentes via Messenger ne seront pas transférées au nouveau propriétaire. Le propriétaire précédent est automatiquement réaffecté au rôle de propriétaire adjoint après le changement. L'ancien propriétaire peut être supprimé lors d'une étape ultérieure à partir de la vue de liste.

Le changement de propriétaire est particulièrement recommandé si le compte e-mail ou l'adresse utilisée n'est plus actif.