Gruppen für Aufträge & Projekte einrichten

Zeitkonten auf Kunden & Projekte zuordnen
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 11 Monaten

Wenn Sie die klassische Präsenzzeiterfassung mit der Zeiterfassung für Auftrags- und Projektarbeiten in Betracht ziehen, beachten Sie bitte nachfolgende Erklärungen.

Zweck und Detaillierungsgrad bestimmen

Es stellt sich die Frage, inwiefern Kundenaufträge bzw. Leistungen in nachgelagerten Systemen bzw. in der Büro-Administration weiterverarbeitet werden. Womöglich besteht die Überlegung, die Abläufe so zu optimieren, dass die Leistungen vor Ort vom Mitarbeiter direkt erfasst werden, damit diese in wenigen Schritten vom Administrator aus der Webzentrale zusammengeführt und direkt für die Verrechnung aufbereitet (z.B. mit MS-Office Programmen) oder in einem Auftrags- und/oder Buchhaltungs-System weiterverarbeitet werden können. Grundsätzlich können Leistungen mittels dezidierten Zeitkonten detailliert eingerichtet werden. Einige Beispiele:

  • Anfahrt: Verrechnung der Wegstrecke. Das Zeitkonto kann mit einem Pauschalbetrag oder Stundensatz ausgestattet werden. 

  • Arbeiten: Arbeit A, Arbeit B, Arbeit C - hier kann ein Zeitkonto für jede Tätigkeit mit unterschiedlichen Stundensätzen eingerichtet werden. Das Zeitkonto kann mit einem Stundenfaktor eingerichtet werden, um z.B. mit einem Satz von 100.00 pro Arbeitsstunde zu rechnen. 

  • Material: Zeitkonten können für diverses Material mit einem Geldwert eingerichtet werden, so dass die Bezeichnung und Wert der Ware als Vorlage für den Mitarbeiter benutzt werden kann. Dabei wird keine Zeit erfasst, sondern nur ein Betrag.  

Diese Zeitkonten erscheinen im eingestellten Erfassungsformat auf der mobilen App und als Eintrag in der Listenansicht, wie nachfolgend abgebildet:

Der Gruppe-Name kann beliebig sein. Er sich auf ein Projekt beziehen, z.B. den Namen der Baustelle in der Bau-Branche, aus einer Auftrags-Nummer bestehen (z.B. XYZ00123) oder den Kundennamen samt Auftragsnummer umfassen (z.B. Müller XYZ00123) oder lediglich den Kundennamen (z.B. Müller). Die Zuteilung der Zeitkonten auf eine Gruppe wird nachfolgend erklärt. 

Neues Zeitkonto erstellen

Es wurde ein Grundstock an Zeitkonten bereits bei der Eröffnung Ihres Zeiterfassungskontos bereitgestellt. Auch wurde eine Gruppe names 'Diverse' (Engl: 'Various') als Standardgruppe eingerichtet und die drei Zeitkonten namens 'Anfahrt', 'Arbeit' & 'Material' bereits zugeteilt wie in nachfolgender Liste ersichtlich:

Wir empfehlen die Standardgruppe "Diverse" zu benutzen, mit Zeitkonten anzureichern und diese als Grundlage für das Erstellen von weiteren Gruppen zu verwenden. Wir nehmen deshalb die Gruppe 'Diverse' und fügen dieser Gruppe die oben genannten Zeitkonten hinzu. Klicken Sie auf die Taste Zeitkonto erstellen und beachten Sie die gewählten Einstellungen wie folgt:

Ein erstelltes Zeitkonto lässt sich nicht kopieren. Bitte erneut auf die Taste Zeitkonto erstellen klicken, um ein weiteres Zeitkonto zu erfassen. Nicht benötigte Zeitkonten können in der Detailansicht mit der Taste Löschen entfernt werden. Weiteres über Zeitkonten finden Sie hier.

Standardgruppe "Diverse" aktualisieren

Im Menu 'Gruppen verwalten' wählen Sie die Startgruppe 'Diverse', um mit dem Stift-Symbol in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, wie nachfolgend abgebildet:

Im Bearbeitungsmodus können Sie Zeitkonten von anderen Gruppen hinzufügen, sowie die für diese Gruppe berechtigten Mitarbeiter hinzufügen. Dies ermöglicht dem Mitarbeiter die entsprechende Gruppe in der Mitarbeiter-App auszuwählen. Siehe nachfolgendes Abbild:

Neue Gruppe einrichten

Sie können auf der Standardgruppe aufbauen und in wenigen Schritten eine weitere Gruppe mit denselben oder weiteren Zeitkonten erstellen. Dazu erfassen Sie einen neuen Namen und übernehmen die Zeitkonten aus der bestehenden Gruppe für die neue Gruppe. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

  1. Menüpunkt 'Gruppen verwalten' wählen

  2. Im oberen Eingabefeld den Projekt- oder Kundennamen erfassen

  3. Zeitkonten hinzufügen, auf Auswahlliste klicken 

  4. Mitarbeiter hinzufügen, Auf Auswahlliste klicken

  5. Gruppe Speichern

.. wie nachfolgend dargestellt:

Die Zeiterfassung kann beginnen

Wenn Sie die Einrichtung der Gruppe samt Zeitkonten abgeschlossen haben, gehen Sie zur mobilen App bzw. die Mitarbeiter-App, um mit der Zeiterfassung zu starten. In der Mitarbeiter-App lässt sich im Erfassungsbild auf das Refresh-Symbol tippen, um die Auswahlliste mit den neuen Gruppennamen zu aktualisieren. 

Die Zeiterfassung der Gruppe auswerten 

In der Webzentrale benutzen Sie bitte den Masterbericht zur Abfrage aller Zeiteinträge unter dem aktuellen Gruppennamen. Im Berichtsresultat werden die erfassten Stunden und Beträge summiert. Das Resultat lässt sich als PDF-, Excel- oder CSV-Datei exportieren und weiterverarbeiten.

Bitte beachten: das Anpassen bzw. Löschen eines Gruppennamen kann nur vom Administratoren-Konto aus erfolgen. Wenn Sie nachträglich den Gruppennamen ändern, werden die historischen Zeiteinträge mit dem bisherigen Gruppennamen in der App erhalten bleiben. 

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