Einrichten von Zeitkonten

Überlegungen & Erläuterungen zum Zeiterfassungsformat
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 1 Monat

Die Zeitkonten bilden die Grundlage für die Zuordnung von Zeiteinträgen. Die Einstellung bestimmt das Zeiterfassungsformat und etwaige Sonderberechnungen der Zeiterfassung. Darüber hinaus wird dem Zeitkonto ein Geltungsbereich zugeordnet der den Zugriff der Benutzer regelt. 

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, wurde auf Ihrem Account ein Grundstock typischer Zeitkonten vorinstalliert, die Sie bitte prüfen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen wollen. 

Checkliste für die Einrichtung der Zeitkonten 

Um die Zeitkonten für Ihre Bedürfnisse einzurichten, prüfen Sie bitte folgende Checkliste als Orientierungshilfe:

  1. Soll die reine Präsenzzeit kontrolliert werden (Zeitnachweis gemäss Arbeitsgesetz)? Es besteht die Möglichkeit, dazu das allgemeine Standardkonto "Bei der Arbeit" o.ä. zu verwenden. Die Wochensicht in der Mitarbeiter App sowie die Berichte in der Webzentrale bieten eine Übersicht der erfassten Stunden und Salden pro Benutzer. Beachten Sie darüber hinaus die Hinweise der gesetzlichen Nachweispflicht.
  2. Sollen Kunden- oder Projektarbeiten mittels Zeiterfassung abgerechnet werden? Soll die Zeiterfassung in die Auftragsabrechnung fliessen? Nutzen Sie die Möglichkeit, "Gruppen" und damit eine zweistufige Hierarchie (Gruppe->Zeitkonten) zu erstellen.
  3. Gibt es ein Gleitzeit-Modell (Flexiwork) in Ihrem Unternehmen? wird Home-Office ermöglicht? Es besteht die Möglichkeit, dafür ein allgemeines Zeitkonto "Home Office" bzw. "Heimarbeit"  zu erstellen oder das allgemeine Zeitkonto "Bei der Arbeit" zu verwenden. Der aufgelaufene Überstundensaldo wird bei Mitarbeiter mit Erfassungsmodus Vollzeit und Teilzeit automatisch erstellt. Weiteres dazu unter Mitarbeiter einrichten.
  4. Können angehäufte Überstunden in Form von Freizeit oder gegen Bezahlung abgegolten werden? Beides ist möglich. Folgende Varianten bestehen bei Freizeit Abgeltung;
    Variante A; am abzugeltenden Termin keinen Zeiteintrag erfassen, was einen negativen Saldo ergibt (Detailbericht meldet 'Zeiteintrag fehlt') oder
    Variante B: ein allgemeines Zeitkonto "Stundenabbau" erstellen, welches gegenüber Sollzeit auf 'Saldoneutral' eingestellt ist und den Tag mit negativer Sollzeit bewertet.
    Bei Bezahlung von Überstunden, z.B. bei der Monatsabrechnung, empfiehlt sich die Reduktion der bezahlten Stunden im Anstellungsverhältnis (s.Benutzer verwalten) unter Überstundenanpassung zu erfassen. Dies erzeugt eine Korrekturbuchung, welche in der mobilen App und in den Berichten entsprechend gekennzeichnet ist und den aufgelaufenen Überstundensaldo entsprechend reduziert.
  5. Gibt es Späteinsätze, Bereitschaftsdienst und Wochenendarbeit zu Sondersätzen?  Es besteht die Möglichkeit, ein allgemeines Zeitkonto "Bereitschaftsdienst", "Nachtdienst", "WE-Dienst" mit einem Stundenfaktor zu erstellen (z.B. mit Faktor 1,5-fach). Achtung: das Anstellungsverhältnis wird mit einem neuen Feature für die autom. Anrechnung von Zuschlägen demnächst eingeführt. Bitte unseren Blog über Weiterentwicklungen beachten.
  6. Werden externe Mitarbeiter beschäftigt? Ist eine Stundenlohnabrechnung erwünscht? Es besteht die Möglichkeit, im Anstellungsverhältnis den Erfassungsmodus auf 'Einfach' (Basic) einzustellen, womit die Urlaubsverwaltung und die Wochenarbeitszeit ausgeschaltet werden. Bei Bedarf kann ein gesondertes Zeitkonto, z.B. "Arbeit Stundenlohn", erstellt werden, wobei das Betragsfeld mit Stundensatz eingeschaltet werden kann, um den Lohn zu berechnen. 
  7. Soll eine Kontrolle bestimmter Absenzen geführt werden? (z.B. Krankheit, Seminare, usw.) Es besteht die Möglichkeit weitere allgemeine Zeitkonten zu erstellen, welche als Absenz-Typ eingerichtet sind.
  8. Sollen Pausen über das Mittagessen hinaus erfasst werden? Es besteht die Möglichkeit, die Zeiterfassung in Echtzeit fortlaufend mit der Stoppuhr-Methodik zu führen. Der Benutzer verwendet dazu die Taste "Einchecken" in der App. Im Menü "Vorgaben" kann unter der Einstellung "Schnelles Einchecken" das gewünschte Zeitkonto zugeordnet werden (Standard: "Bei der Arbeit"). Alternativ kann ein Zeitkonto so eingerichtet werden, dass ein Pauschalabzug für die Pause erfasst werden kann. Demnach kann ein einziger Zeiteintrag mit der Gesamtsumme der Pausen erfasst werden. Erfahren Sie mehr über Erfassungsvarianten (abgekürzt oder detailliert in Echtzeit).
  9. Müssen zusätzliche Regelungen aus dem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) bzw. Gewerkschaft Ihrer Branche berücksichtigt werden? Bitte besprechen Sie Ihre weiteren Anforderungen mit uns. Allgemene Hinweise über das Zeiterfassungsgesetz finden Sie hier.
  10. Haben Sie mehrere Sprachregionen in Ihrem Team? Nutzen Sie die Möglichkeit von Standortprofilen und Zeitkonten für Ihre Benutzer mehrsprachig bereitzustellen

Grundausstattung zum Kennenlernen

Als Starthilfe um Staff Times kennen zu lernen, empfehlen wir Ihnen folgendes Grundgerüst:

  • Die  Präsenzzeiterfassung für alle Mitarbeitenden um die gesetzliche Nachweispflicht zu erfüllen. Erfassung mittels allgemeinem Zeitkonto 'Bei der Arbeit'. Die Erfassung erfolgt in Echtzeit (mit fortlaufendem Ein- und Ausstempeln) über die mobile App unter Menü 'Einchecken' oder die Arbeitszeit kann manuell über die Seite 'Tagesverlauf' erfasst werden.
    Die Sollzeit aus dem Mitarbeiter-Anstellungsverhältnis bildet jeweils den Tages- und Wochensaldo. Arbeitstage, welche nicht erfasst wurden, werden mit einem negativen Tagessaldo bewertet bis diese nacherfasst werden, oder das Anstellungsverhältnis angepasst wird (siehe 'Benutzer verwalten'). 

  • Absenzen: damit sind generell bezahlte Absenzen gemeint, welche gegenüber Sollzeit zählen. Urlaub: dieser wird gesondert im Anstellungsverhältnis samt Jahresguthaben verwaltet, wofür kein Zeitkonto benötigt wird. Verwenden Sie das vordefinierte Zeitkonto 'Krankheit' als Referenz. Absenzen werden i.d.R. mit Pauschalstunden-Modus eingerichtet. Absenzen werden über die App-Taste "Abwesenheiten" erfasst. Es stehen im Dialog alle Zeitkonten vom Typ 'Absenz' zur Auswahl. Urlaubsabsenzen können im selben App-Dialog jeweils in Ganztagen und Halbtagen erfasst werden.

  • Feiertage: einen Grundstock öffentlicher, bezahlter Feiertage wird vorinstalliert. Diese werden nicht auf Mitarbeiterebene verwaltet. Daher ist es wichtig, diese auf regionale Sonderheiten anzupassen. Falls Mitarbeiter unterschiedliche Feiertage zustehen, kann der Mitarbeiter den Feiertag in der App löschen bzw. eine entsprechende Absenz gesondert erfassen. Wenn Arbeit zu Sondersätzen gelten, kann ein entsprechendes Zeitkonto erstellt (z.B. 'Feiertagsarbeit') und mit einem Stundenfaktor eingerichtet werden.  

  • Wochenendarbeit/Nachtarbeit: das Einrichten von Stundenzuschlägen im Anstellungsprofil ist derzeit in Arbeit (Anstellungsprofil: Zuschläge). Bis zur Einführung dieses Features empfehlen wir als Alternative Zeitkonten mit Stundenfaktor für Arbeiten mit Zuschlag einzurichten.

Erstellen eines Zeitkontos 

Sie möchten nun weitere Zeitkonten einrichten bzw. an Ihre Anforderungen anpassen. Bitte das Menü 'Zeitkonten verwalten' ansteuern. 

Hier wird Ihnen eine Liste der vorinstallierten Zeitkonten präsentiert, wie nachfolgend abgebildet:

Klicken Sie auf den Namen eines der Zeitkonten oder legen Sie ein neues Zeitkonto an durch Klicken auf "Satz hinzufügen" und Sie gelangen in die Detailansicht, wie folgt:

In der Detailansicht können Sie das Zeitkonto mit 8 verschiedenen Einstellungen definieren. Auf der rechten Seite erscheint eine Simulation des Erfassungsbild der mobilen App aus Benutzersicht. Die gewählte Einstellung wird jeweils auf das Erfassungsbild übertragen, um das Format in der App zu veranschaulichen. 

Bitte beachten Sie folgende Erklärungen zu den Einstellungen:

  • Name: Bezeichnung des Zeitkontos (kann auch eine Tätigkeit sein).

  • Geltungsbereich: regelt den Zugriff auf dieses Zeitkonto. Es wird zwischen folgenden Bereichen unterschieden: Bereich Allgemein ist für alle Benutzer ersichtlich. Bereich Rolle nur für Mitarbeiter einer Abteilung bzw. Teams ersichtlich. Bereich Gruppe für Mitarbeiter ersichtlich, welche ihre Leistungen auf Kunden und Projekte zuordnen.

  • Sollzeit anwenden: Ja/Nein. Generell Ja, wenn der Sollzeit-Abgleich erwünscht ist. Als "Nein" bei Überstundenabbau bzw. Kompensation, bei nicht-bezahlter Absenz oder bei Arbeit welche sich zeitneutral verhalten soll. 

  • Pausenfeld: Ja/Nein. Ermöglicht das Erfassen eines fixen Zeitwertes als Abzug von der Arbeitszeit. Standard-Wert möglich. Der Standard-Wert ist in der mobilen App editierbar.

  • Betragsfeld: Ja/Nein. Bei Ja, ist möglich ein Fixbetrag oder die Berechnung per Stundensatz. Stundensatz berechnet den Betragswert aufgrund der Arbeitszeit. Der Wert im Betragsfeld ist in der mobilen App editierbar. Berechnete Werte können überschrieben werden.

  • Zeiteingabemodus: Auswahlknopf. ermöglicht es, den Zeiteintrag mit Start- und Endzeit oder als Fixsumme (Pauschalsumme) zu erfassen. 

  • Stundenfaktor: Nummerischer Wert von 0.001 bis 9.999. Standardmässig auf 1.000 eingestellt. Die erfasste Zeit wird um diesen Faktor mutlipliziert. Für Sondersätze bei Wochenendarbeit, Spätschicht und Bereitschaftsdienst wird ein dediziertes Zeitkonto mit dem gültigen Stundensatz empfohlen. 

  • Eigenkonto: Ja/Nein. Wenn Ja, wird der Stundenwert im Detailbericht unter einer gesonderten Spalte 'Eigenkonto' geführt. Verhält sich saldoneutral. Empfohlen für Sonderarbeit, welche nicht im Hauptbericht erscheinen soll.

  • Absenz-Satz: Ja/Nein. Ist für das Erfassen von bezahlten Absenzen anzuwenden. Zeitkonto wird im Dialog 'Abwesenheiten' der mobilen App aufgeführt. 

  • Löschen: ein gespeichertes Zeitkonto kann nicht mehr angepasst werden und muss daher gelöscht und neu angelegt werden. Das Löschen entfernt den Satz aus der mobilen App. Historische Zeiteinträge des gelöschten Zeitkontos bleiben erhalten.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, das Zeitkonto zu aktualisieren, nachdem dieses gespeichert wurde. Sie müssen ein neues Zeitkonto erstellen und das alte löschen (klicken Sie auf das Zeitkonto und klicken auf die Taste Löschen in der Detailansicht). Dies ist erforderlich, um die auf vorhandene Zeiteinträge angewendeten Zeitkontoeinstellungen von den aktualisierten Zeitkontoeinstellungen zu unterscheiden. Nach dem Löschen bzw. Erstellen eines Zeitkontos wird Ihren Benutzern einen automatischen Hinweis per Email gesendet, mit der Aufforderung, die Auswahlliste der App zu aktualisieren, wie folgt:

Um vergangene Zeiteinträge mit den neuen Einstellungen zu aktualisieren, bitten Sie den Benutzer, das Zeitkonto auf den alten Zeiteinträge erneut auszuwählen.

Haben Sie weitere Fragen? bitte kontaktieren Sie uns per Messenger oder mailen Sie uns auf support@stafftimes.com

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