Bei Staff Times haben Sie die Wahl ob Ihre Mitarbeiter den Arbeitstag so dokumentieren, dass die genauen Start- und Endzeiten von jedem Arbeitsgang und jeder Pause erfasst werden, oder diese in abgekürzter Form mit einer fixen Stundensumme erfasst werden.

Ein Beispiel

Wir nehmen an, dass die Tagessollzeit bzw. die erwartete Arbeitszeit ohne Pausen 8:00 Std beträgt. Neben der Mittagspause wird jeweils je eine 15 Minuten-Pause am Vormittag und Nachmittag gewährt. Die Pausen gelten als unbezahlte Ruhezeit und sollen deshalb entsprechend ausgewiesen werden.

Erfassungsvariante detailliert

Wenn die Erfassung in Echtzeit, d.h. als eine fortlaufende Erfassung erfolgen soll, werden bei diesem Beispiel 8 Einträge erfasst, bzw. jeweils die Start- und Endzeit registriert mit der Einchecken- und Auschecken-Taste in der App. 

In der Mitarbeiter-App wird ist das Vorgehen wie unten abgebildet. Aus dem Menü Einchecken wird die grüne Taste 'Einchecken' verwendet, welche einen Zeiteintrag mit der Startzeit 8:00 erzeugt. Um 10:00 wird mit der orangen Taste 'Auschecken' die Endzeit erzeugt. Dies ergibt den jeweiligen Zeiteintrag der sich im Menü Tagesverlauf befindet. Durch das Drauftippen gelangt man in den Zeiteintrag- und den Bearbeitungsmodus um nachträgliche Anpassungen bzw. Ergänzungen anzubringen (z.B. Bezeichnung - siehe letztes Bild rechts). 

Abgekürztes Erfassungsformat

Eine weitere Form der Erfassung gibt es mit der Möglichkeit beim Zeiteintrag einen pauschalen Pausenabzug hinzuzufügen, d.h. es werden die Vormittags- und Nachmittagspausen als Pauschale ohne Start- und Endzeit erfasst. In unserem Beispiel nimmt der Mitarbeiter bei dieser Variante die App 4-Mal während des Arbeitstages zur Hand.

In der Mitarbeiter-App kann mit der Einchecken-/Auschecken-Taste der Zeiteintrag für den Vormittag und Nachmittag erzeugt werden. Es entstehen dadurch zwei Sätze im Bild Tagesverlauf wie unten abgebildet. Der Pausenabzug wird nachträglich manuell im Bearbeitungsmodus des Zeiteintrags hinzugefügt, wie nachfolgend abgebildet:

Als Alternative kann der Pausenabzug vom Administrator mit einem fixen Wert vordefiniert werden (siehe Menüpunkt "Zeitkonten verwalten", eine entsprechende Anleitung finden Sie hier). Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit Ihren Tagesverlauf als Favoriten abzuspeichern (siehe gelbes Stern-Symbol im Bild). Favoriten sind praktisch wenn sich Arbeitstage nach demselben Muster wiederholen.

Erfassung abgekürzt mit Pauschalabzug

Die Zeiterfassung kann noch weiter abgekürzt werden, indem die gesamte tägliche Pausensumme, d.h. morgens einchecken und am Ende des Arbeitstages manuell die Endzeit samt Mittagspause inkl. weiteren Pausen pauschal nach erfassen. Das ergibt einen Satz im Bild Tagesverlauf, wie folgt:

Und dann bleibt letztlich noch die ultimative Abkürzung als Einzeleintrag mit Pauschalwert, wie folgt:

Der Einzeleintrag ist geeignet für Geschäftsreisen, Seminaren und Schulungen/Ausbildung. In der Mitarbeiter-App muss der Benutzer diesen Zeiteintrag im Bild Tagesverlauf unter Verwendung der Funktion 'Erfasse einen Zeiteintrag+' erzeugen, bei dem im Bearbeitungsmodus das entsprechende Zeitkonto auszuwählen ist, wie nachfolgend mit Zeitkonto 'Format 6' abgebildet: 

Achtung: dieses Erfassungsformat bzw. Zeitkonto muss vom Administrator unter Zeitkonten verwalten vordefiniert werden. Es wurde ein Grundstock an Zeitkonten vorinstalliert u.a. auch mit diesem abgekürzten Erfassungsformat. Bitte prüfen Sie die verfügbaren Zeitkonten in der Mitarbeiter-App oder erstellen Sie für Ihr Unternehmen passende neue Erfassungsformate. 

Spesen und Bemerkungen hinzufügen

Zum Zeiteintrag können ein Betrag, sowie Bezeichnungen und Bemerkungen hinzugefügt werden, was die Erfassung von Spesen und Verrechnung von Leistungen unterstützt. Nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel mit einem Zeitkonto (Format 4) welches mit einem Betragsfeld ausgestattet ist. Der Benutzer kann hier den Spesenbetrag erfassen und im darunter liegenden Feld einen Freitext für die genauere Bezeichnung anbringen.

Je nach Situation kann es nützlich sein, das Zeitkonto bzw. den Zeiteintrag mit oder ohne Pausenabzug und Betragsfeld auszustatten, sowie als Pauschaleingabe oder mit Start- und Endzeiten. Daher empfehlen wir, weitere Zeitkonten mit entsprechenden Einstellungen vorzubereiten. Erfahren Sie mehr über Zeitkonten erstellen hier.