Suivi du temps : abrégé ou détaillé ?

En savoir plus sur les différents formats de suivi du temps
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 7 mois

Avec Staff Times, vous avez le choix si vos employés documentent leur temps de travail de manière si détaillée que les heures exactes de début et de fin de chaque segment de travail et de chaque pause sont enregistrées, ou si vous souhaitez suivre de manière résumée avec un temps de travail horaire forfaitaire total ainsi que des temps de pause forfaitaires.

Illustrons un exemple

Supposons que l'heure nette du plan quotidien est de 8h00. En plus de la pause déjeuner, vos conventions prévoient une pause de 15 minutes le matin et l'après-midi. Toutes les pauses sont considérées comme des périodes de repos non rémunérées et ne doivent donc pas être prises en compte dans le temps prévu.

Méthode de suivi détaillée

Si le chronométrage devait être effectué en temps réel par une entrée continue, l'exemple ci-dessus nécessiterait 8 entrées utilisateur, c'est-à-dire. heures de début et de fin à enregistrer avec le bouton d'enregistrement et de départ pendant la journée de travail.

Pour voir à quoi ressemble cet exemple de suivi du temps sur l'application, consultez l'illustration ci-dessous. Dans le menu Check-in, le bouton vert 'Check-in' est utilisé, ce qui crée une entrée d'heure avec l'heure de début 8h00. À 10h00, l'heure de fin est générée avec le bouton orange 'Check out'. Le résultat peut être consulté dans le menu Activités quotidiennes. En appuyant sur l'élément de ligne, vous accédez à la vue détaillée pour mettre à jour votre feuille de temps et ajouter plus de détails (par exemple, ajouter une désignation ou une remarque comme indiqué dans l'image de droite).

Alternative de suivi du temps abrégé

Cette méthode de chronométrage utilise une déduction de pause forfaitaire dans votre feuille de temps, c'est-à-dire que les pauses du matin et de l'après-midi sont enregistrées avec un temps de pause fixe sans avoir besoin d'heures de début et de fin. Bien qu'il appartienne à l'utilisateur de remplir le temps de repos approprié, l'avantage est que l'utilisateur n'a besoin d'ouvrir l'application que quatre fois au cours de sa journée de travail au lieu des 8 fois comme dans la méthode standard.

Le bouton check-in / check-out peut être utilisé pour créer l'entrée de temps pour les segments du matin et de l'après-midi. Cela crée deux entrées dans l'application, comme illustré ci-dessous. La déduction forfaitaire est ajoutée manuellement à la fin de chaque segment en appuyant sur la feuille de temps pour accéder au mode d'édition avec l'heure de fin.

Comme alternative, la déduction de pause peut être prédéfinie par l'administrateur avec une valeur fixe (voir l'élément de menu "Gérer les noms d'activité", les instructions correspondantes peuvent être trouvées ici). Une autre option consiste à enregistrer cette journée de travail typique en tant que "Favori" qui peut être inséré à des dates futures et modifié au besoin. L'utilisation des favoris est un raccourci pratique si votre rythme de travail quotidien est cohérent.

Activités forfaitaires

Le chronométrage peut être encore plus condensé en entrant une pause forfaitaire tout compris qui comprend les courtes pauses et la pause déjeuner. L'utilisateur s'enregistre le matin et ajoute manuellement l'heure de fin, y compris la pause déjeuner et les autres pauses à la fin de la journée de travail. Cela se traduit par un élément de ligne dans la page Activités quotidiennes comme suit :

La feuille de temps simplifiée ultime est une seule feuille d'heures fixes, comme suit :

Cette méthode de feuille unique est très pratique pour les voyages d'affaires tels que les séminaires et les formations où vous pouvez avoir une convention forfaitaire selon les directives de l'entreprise. Dans l'application, l'utilisateur doit créer ce journal de temps dans la page Activités quotidiennes à l'aide de la fonction "Entrez une entrée de temps +", dans laquelle le nom d'activité approprié est sélectionné en mode édition, comme indiqué dans l'image suivante avec le nom d'activité "Au travail ( heures fixes)' :

Attention : ce format d'activité doit être prédéfini par l'administrateur sous Gérer les noms d'activité dans le centre d'administration. Un ensemble de base de noms d'activité a été préinstallé, y compris le format de feuille de temps ci-dessus. Veuillez vérifier les noms d'activité disponibles dans l'application mobile et créer de nouveaux noms d'activité adaptés aux normes de votre entreprise.

Ajouter des dépenses et des remarques

Vos noms d'activité peuvent être configurés pour inclure un champ de montant si votre personnel a besoin d'enregistrer des dépenses et si vous souhaitez suivre les services rendus avec les montants facturés. Un champ pour les désignations et les commentaires est inclus dans tous les formats de feuille de temps. L'image suivante montre un exemple avec un nom d'activité qui est configuré pour afficher un champ de montant. L'utilisateur peut ajouter un montant forfaitaire et un récit dans le champ des remarques fourni. Veuillez noter qu'une fonction de pièce jointe aux documents est en préparation.

Selon vos scénarios, il peut être utile de configurer votre nom d'activité avec ou sans champ de déduction et de montant de la pause, ou en tant qu'entrée forfaitaire ou pour inclure des heures de début et de fin. Staff Times vous donne la possibilité de créer vos formats de feuille de temps préférés en configurant vos noms d'activité dans le panneau d'administration. En savoir plus sur la création de noms d'activité ici.

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