Configuration des noms d'activité

Guide de configuration des formats de feuille de temps
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 5 mois

Le nom de l'activité est la base ou l'unité par rapport à laquelle vous enregistrez votre temps. Le paramètre de l'activité détermine le format de la feuille de temps (c'est-à-dire quels champs de saisie sont affichés) et tous les calculs spéciaux appliqués au temps enregistré (c'est-à-dire le facteur horaire). De plus, le nom de l'activité se voit attribuer un niveau d'accès pour contrôler l'accès des utilisateurs (c'est-à-dire général, rôle et groupe).

Pour vous faciliter la tâche, un ensemble de base de noms d'activité typiques a été installé par défaut, que vous pouvez ajuster à vos besoins au fur et à mesure que vous vous familiarisez.

Liste de contrôle pour déterminer le niveau de suivi

Pour déterminer vos besoins et votre niveau de suivi, veuillez examiner les critères suivants :

  1. Le temps enregistré prend-il en charge la facturation du client ou du projet ? le temps enregistré doit-il être traité en aval ? > option pour créer des "groupes" pour vos projets et joindre des noms d'activité pour les services rendus (hiérarchie à deux niveaux).
  2. Est-ce que seule la présence du personnel doit être enregistrée, c.-à-d. des exigences minimales en matière de tenue de registres selon le droit du travail ? > possibilité d'utiliser un nom d'activité général pour tous les membres du personnel comme "Au travail" comme fourni par défaut. Consultez notre section sur les lois du travail qui peuvent s'appliquer à votre secteur d'activité.
  3. Existe-t-il un modèle Flexwork dans votre entreprise ? le bureau à domicile est-il activé ? > possibilité de créer une activité spécifique nommée "Home Office" ou d'utiliser le nom général "Au travail" pour toutes les situations. Les heures supplémentaires sont automatiquement cumulées en fonction du plan d'heures hebdomadaire et du profil de votre employé (si le mode de suivi est configuré sur « Temps plein » et « Temps partiel »).
  4. Les heures supplémentaires accumulées peuvent-elles être compensées sous forme de temps libre ou rémunérées ? >  oui, pour l'indemnisation des congés, procédez comme suit ;
    Option A : votre collaborateur n'enregistre pas de feuille de temps à la date de la rémunération, ce qui entraîne un solde négatif (voir 'Feuille de temps manquante' dans le rapport détaillé) ou
    Option B : créez une activité spécifique nommée "Rémunération des heures supplémentaires" qui est configurée pour ne pas compter les heures enregistrées par rapport aux heures du plan, créant ainsi un solde négatif pour ce jour.
  5. Comment faire un ajustement pour les heures supplémentaires payées? Une fois les heures supplémentaires payées sur le chèque de paie mensuel, utilisez la fonction d'ajustement des heures supplémentaires dans la section Profil de l'employé (élément de menu : gérer les utilisateurs, page Définir les conditions) pour enregistrer le nombre total d'heures payées. Cela générera une entrée d'ajustement des heures insérée dans l'application mobile. Le solde des heures supplémentaires accumulées est ensuite mis à jour sur les rapports.
  6. Existe-t-il des horaires de travail tardifs, sur appel et le week-end avec des tarifs spéciaux ? > possibilité de créer un nom d'activité général tel que "astreinte", "poste tard", "WE work" configuré avec un facteur horaire (par exemple 1,5x multiplicateur horaire). NB : le profil de l'employé sera bientôt doté d'une section Conditions quotidiennes pour ajouter les tarifs applicables dans une prochaine mise à jour. Consultez notre blog sur les derniers développements.
  7. Employez-vous du personnel externe ou temporaire ? Une paie horaire est-elle obligatoire ? > possibilité de définir le type d'emploi sur "Basique" dans la section Profil de l'employé, ce qui désactive les heures du plan hebdomadaire et le suivi des vacances. Si vous souhaitez conserver un onglet courant du montant facturé, un nom d'activité distinct (par exemple, nommé "Salaire au travail") peut être créé, le champ du montant étant configuré avec un taux horaire.
  8. Faut-il surveiller les absences et les congés spécifiques (par exemple, maladie, séminaires, etc.) ? > option pour créer des noms d'activité supplémentaires qui sont configurés en type d'absence et qui apparaîtront sur le bouton d'absences de l'application mobile. Un ensemble d'absences par défaut, comme Maladie, Vacances/Vacances, a été fourni
  9. Les pauses de repos doivent-elles être enregistrées après le déjeuner ? > possibilité d'exécuter le chronométrage en temps réel en utilisant la méthode chronomètre/chronomètre. Utilisez simplement le bouton check-in / check-out dans l'application mobile. L'activité d'enregistrement nommée "Au travail" est définie par défaut en fonction du nom de l'activité sélectionnée trouvée dans l'élément de menu "Paramètres par défaut" (voir le paramètre pour "Activité d'enregistrement rapide"). Alternativement, vous pouvez préférer un seul nom d'activité quotidienne saisi manuellement qui est configuré avec un champ de saisie de temps de pause utilisé pour la déduction du temps fixe.
  10. Votre équipe compte-t-elle plusieurs régions linguistiques ? Profitez de la possibilité de définir des profils de localisation et fournir des noms d'activités à vos utilisateurs dans plusieurs langues.

Configuration de base

Nous vous suggérons d'adopter dans un premier temps une configuration de base pour vous permettre, ainsi qu'à vos utilisateurs pilotes, de vous familiariser avec Staff Times comme suit :

  • Gestion simple du temps de présence pour tous les employés. Saisie à l'aide de l'activité générale nommée 'Au travail'. L'enregistrement s'effectue en temps réel (avec check-in et check-out continus) via le menu de l'application mobile "Check in" ou le temps de travail peut être enregistré manuellement via la page "Activités quotidiennes". Le temps de plan défini dans le profil de l'employé construit les soldes quotidiens et hebdomadaires. Les jours ouvrables qui n'ont pas été enregistrés seront signalés avec un solde journalier négatif jusqu'à ce qu'ils soient enregistrés ou que le profil soit mis à jour (voir Gérer les utilisateurs et créer un profil).
  • Absences/congés : il s'agit généralement d'absences rémunérées qui comptent comme jour ouvrable. Vacances : elles sont gérées séparément dans la section du profil de l'employé, y compris la définition d'une attribution de congés annuels avec report de fin d'année. Nous vous suggérons l'activité par défaut nommée 'Out malade' comme référence lors de la création de noms d'absence supplémentaires. Les absences sont normalement définies comme des congés d'une journée complète. Les absences sont enregistrées via le bouton bleu de l'application nommé "Signaler une absence". Tous les noms d'activité de type 'Absence' peuvent être sélectionnés dans cette boîte de dialogue. Les congés peuvent être enregistrés à l'aide du même bouton avec l'option journée complète ou demi-journée.
  • Jours fériés : cet élément de menu affiche un ensemble standard de jours fériés payés pour l'année en cours. Veuillez les mettre à jour selon vos normes régionales locales. Veuillez noter que ces éléments ne sont pas gérés au niveau des employés mais s'appliquent plutôt à tous les utilisateurs. Il est donc important de les adapter aux spécificités régionales. Si les employés ont droit à des congés différents, ils peuvent supprimer le congé dans l'application ou saisir séparément une absence correspondante. Si le travail est soumis à des tarifs spéciaux, un nom d'activité approprié peut être créé (par exemple, travail pendant les vacances) et configuré avec un taux horaire majoré, le cas échéant.
  • Travail de week-end / suppléments de nuit : si cela est pertinent pour votre entreprise, nous vous recommandons de créer des noms d'activité spécifiques configurés avec des taux horaires spéciaux à utiliser par le personnel le cas échéant, par exemple "Au travail 1,5x".

Création d'un nom d'activité

Lorsque vous êtes prêt à mettre à jour la liste standard des activités selon vos préférences, veuillez vérifier les explications suivantes. Tout d'abord, cliquez sur l'élément de menu Gérer les activités.

Dans un premier temps, on vous fournit une liste d'activités courantes fournies par défaut comme illustré :

Cliquez sur l'un des noms d'activité affichés ou créez un nouveau nom d'activité en cliquant sur le bouton "Ajouter une activité" (en haut à droite) et cela ouvrira la vue détaillée comme suit :

Dans la vue détaillée, vous pouvez définir le compte d'activité avec 8 paramètres de configuration différents. Sur le côté droit, notez l'illustration du téléphone mobile qui simule le réglage de l'activité à partir du point de vue de l'utilisateur.

Les paramètres disponibles sont expliqués comme suit :

  • Nom : Nom du compte d'activité tel qu'il apparaît pour la sélection.
  • Niveau : régule l'accès à ce compte. Une distinction est faite entre les zones suivantes : Zone générale pour tous les utilisateurs. Rôle visible uniquement par les employés d'un service ou d'une équipe. Espace de groupe pour les employés qui affectent leurs services aux clients et aux projets.
  • Postuler contre Prévu : oui / non. Généralement Oui pour l'enregistrement du temps de travail rémunéré. Comme "non" pour la réduction ou la compensation des heures supplémentaires, pour les absences non rémunérées ou pour le travail qui ne devrait pas compter dans les soldes.
  • Saisie pause : oui / non. Active un champ de valeur plate. La valeur est déduite du nombre total d'heures de travail. Valeur par défaut possible. Toute valeur par défaut peut être mise à jour dans l'application mobile.
  • Champ montant : oui / non. Si oui, activez un champ avec un montant fixe ou appliquez le calcul par taux horaire. Le taux horaire calcule le montant en fonction du nombre total d'heures de travail. Le champ du montant peut être modifié dans l'application mobile. Les valeurs calculées peuvent être écrasées.
  • Format de saisie de l'heure : bouton radio. Choisissez si vous souhaitez enregistrer le journal de temps avec l'heure de début et de fin ou sous forme de montant fixe (somme forfaitaire).
  • Multiplicateur de taux horaire : valeur numérique de 0,001 à 9 999. Défini sur 1.000 par défaut. Le temps enregistré est multiplié par ce facteur. Pour les tarifs spéciaux pour le travail le week-end, le travail tardif et le service sur appel, un nom d'activité dédié avec un taux horaire est recommandé.
  • Compte propre : oui / non. Si oui, la valeur horaire dans le rapport détaillé est conservée dans une colonne distincte intitulée « Compte personnel ». Ne comptera pas dans le plan. Recommandé pour les activités spéciales qui ne devraient pas apparaître dans les rapports habituels.
  • Activité d'absence : oui / non. Si oui, utilisé pour enregistrer les absences rémunérées. Inscrit dans la boîte de dialogue Absences de l'application mobile.

Veuillez noter qu'il n'est pas possible de mettre à jour les paramètres de l'activité une fois que vous avez enregistré le nom de l'activité. Vous devrez créer un nouveau nom d'activité et supprimer l'ancien. Ceci est nécessaire pour distinguer les paramètres d'activité appliqués sur les feuilles de temps existantes des paramètres d'activité mis à jour. Veuillez noter que les feuilles de temps existantes seront conservées et ne seront pas affectées lorsque vous supprimerez un nom d'activité de la liste des activités. Lorsque vous créez un nouveau nom d'activité, vos utilisateurs sont avertis par e-mail et invités à actualiser la liste de sélection des activités, comme suit :

Pour appliquer la mise à jour du nom de l'activité aux feuilles de temps précédentes, veuillez demander à l'utilisateur de revoir ces feuilles de temps et de resélectionner le nom de l'activité pour ces dates historiques.

Toujours pas sûr? veuillez nous contacter en utilisant le messager intégré à l'application (icône d'appel en bas à droite de votre écran). Nous sommes heureux de vous aider.

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