Impostazione dei nomi delle attività

Una guida alla configurazione dei formati delle schede attività
Scritto da Dan Gubler
Aggiornato 5 mesi fa

Il nome dell'attività è la base o l'unità rispetto alla quale si registra il proprio tempo. L'impostazione dell'attività determina il formato della scheda attività (ad es. quali campi di input vengono visualizzati) e qualsiasi calcolo speciale applicato al tempo registrato (ad es. fattore orario). Inoltre, al nome dell'attività viene assegnato un livello di accesso per controllare l'accesso dell'utente (ovvero generale, ruolo e gruppo).

Per facilitare l'avvio, è stato installato per impostazione predefinita un set di base di nomi di attività tipici che è possibile adattare alle proprie esigenze man mano che si acquisisce familiarità.

Lista di controllo per determinare il livello di monitoraggio

Per determinare i tuoi requisiti e il livello di monitoraggio, esamina i seguenti criteri:

  1. La registrazione del tempo dovrebbe supportare la fatturazione del lavoro del cliente o del progetto? il tempo registrato deve essere elaborato a valle? > opzione per creare "gruppi" per i tuoi progetti e allegare i nomi delle attività per i servizi resi (gerarchia a due livelli).
  2. Dovrebbe essere registrata solo la presenza del personale, ad es. requisiti minimi di tenuta dei registri secondo il diritto del lavoro? > opzione per utilizzare un nome di attività generico per tutti i membri dello staff come "Al lavoro" come previsto per impostazione predefinita. Fare riferimento alla nostra sezione sulle leggi sul lavoro che potrebbe essere applicabile al proprio settore.
  3. Esiste un modello Flexwork nella tua azienda? è abilitato l'home office? > opzione per creare un'attività specifica denominata "Home Office" o utilizzare il nome generico "Al lavoro" per tutte le situazioni. Gli straordinari vengono accumulati automaticamente in base al piano e al profilo delle ore settimanali del dipendente (se la modalità di monitoraggio è configurata come "Tempo pieno" e "Tempo parziale").
  4. Gli straordinari accumulati possono essere compensati sotto forma di permessi o retribuiti? >  sì, per l'indennità di assenza procedi come segue;
    Opzione A: il tuo membro del personale non registra una scheda attività alla data della retribuzione, il che si traduce in un saldo negativo (fare riferimento a "Scheda presenze mancante" nel rapporto dettagliato) o
    Opzione B: crea un'attività specifica denominata "Retribuzione straordinari" che è configurata per non contare le ore registrate rispetto alle ore del piano, creando così un saldo negativo per quel giorno.
  5. Come effettuare una rettifica per gli straordinari retribuiti? Una volta che gli straordinari sono stati pagati sulla busta paga mensile, utilizzare la funzione di adeguamento degli straordinari all'interno della sezione Profilo del dipendente (voce di menu: gestione utenti, pagina Imposta termini) per registrare le ore totali pagate. Ciò genererà una voce di rettifica delle ore inserita nell'app mobile. Il saldo degli straordinari maturati viene quindi aggiornato sui report.
  6. Ci sono turni notturni, turni di guardia e lavoro nei fine settimana con tariffe speciali? > opzione per creare un nome attività generico come "servizio di guardia", "turno tardivo", "lavoro WE" configurato con un fattore orario (ad es. moltiplicatore orario 1,5x). NB: il profilo del dipendente sarà presto dotato di una sezione Condizioni giornaliere per aggiungere le tariffe applicabili in un prossimo aggiornamento. Controlla il nostro blog sugli ultimi sviluppi.
  7. Viene impiegato personale esterno o interinale? È richiesta una busta paga oraria? > opzione per impostare il tipo di lavoro su "Base" nella sezione del profilo del dipendente che disattiva il monitoraggio delle ore del piano settimanale e delle ferie. Se desideri mantenere una scheda corrente dell'importo addebitato, puoi creare un nome attività separato (ad es. denominato "Alla retribuzione lavorativa") in cui il campo dell'importo è configurato con una tariffa oraria.
  8. Devono essere monitorate assenze e permessi specifici (ad esempio, malattia, seminari, ecc.)? > opzione per creare nomi di attività aggiuntivi che sono configurati come tipo di assenza e appariranno sul pulsante delle assenze dell'app mobile. È stato fornito un insieme predefinito di assenze come Malato, Ferie/Festività
  9. Le pause dovrebbero essere registrate dopo il pranzo? > opzione per eseguire il cronometraggio in tempo reale utilizzando il metodo timer/cronometro. Usa semplicemente il pulsante di check-in / check-out nell'app mobile. L'attività di check-in denominata "Al lavoro" è predefinita in base al nome dell'attività selezionata che si trova nella voce di menu "Impostazioni predefinite" (vedere l'impostazione per "Attività di check-in veloce"). In alternativa, potresti preferire un singolo nome di attività giornaliero inserito manualmente che è configurato con un campo di immissione dell'intervallo utilizzato per la detrazione dell'orario forfettario.
  10. Hai più regioni linguistiche nel tuo team? Sfrutta la possibilità di fornire profili di localizzazione e nomi di attività per i tuoi utenti in più lingue.

Configurazione di base

Ti suggeriamo di adottare inizialmente una configurazione di base per consentire a te stesso e ai tuoi utenti pilota di familiarizzare con i tempi del personale come segue:

  • Semplice gestione del tempo di presenza per tutti i dipendenti. Immettere utilizzando l'attività generale denominata "Al lavoro". La registrazione avviene in tempo reale (con check-in e check-out continui) tramite il menu dell'app mobile 'Check in' oppure l'orario di lavoro può essere registrato manualmente tramite la pagina 'Attività giornaliere'. Il tempo del piano definito nel profilo del dipendente crea i saldi giornalieri e settimanali. I giorni lavorativi che non sono stati registrati verranno riportati con un saldo giornaliero negativo fino a quando non vengono registrati o il profilo viene aggiornato (vedere Gestione utenti e creazione di un profilo).
  • Assenze/permessi: si tratta generalmente di assenze retribuite che contano come giorno lavorativo. Ferie: sono gestite separatamente nella sezione del profilo del dipendente, inclusa l'impostazione di un'assegnazione di ferie annuali con riporto di fine anno. Ti suggeriamo l'attività predefinita denominata 'In malattia' come riferimento durante la creazione di nomi di assenza aggiuntivi. Le assenze sono normalmente configurate come permessi a giornata intera. Le assenze vengono registrate tramite il pulsante blu dell'app denominato "Segnala un'assenza". Tutti i nomi di attività di tipo 'Assenza' sono disponibili per la selezione in quella finestra di dialogo. Le ferie possono essere registrate utilizzando lo stesso pulsante con opzione intera o mezza giornata.
  • Giorni festivi: questa voce di menu mostra un insieme standard di giorni festivi pagati per l'anno in corso. Si prega di aggiornarli agli standard regionali locali. Tieni presente che questi elementi non sono gestiti a livello di dipendente, ma si applicano a tutti gli utenti. Pertanto è importante adattarli alle specificità regionali. Se i dipendenti hanno diritto a ferie diverse, il dipendente può cancellare la vacanza nell'app o inserire separatamente un'assenza corrispondente. Se il lavoro è soggetto a tariffe speciali, è possibile creare un nome attività appropriato (ad es. lavoro festivo) e impostare una tariffa oraria maggiorata, se applicabile.
  • Supplementi lavoro fine settimana/turno notturno: se questo è rilevante per la tua azienda, ti consigliamo di creare nomi di attività specifici configurati con tariffe orarie speciali che saranno utilizzate dal personale quando applicabile, ad esempio "Al lavoro 1,5x".

Creazione di un nome di attività

Quando sei pronto per aggiornare l'elenco standard delle attività secondo le tue preferenze, controlla le seguenti spiegazioni. Innanzitutto, fai clic sulla voce di menu Gestisci attività.

Inizialmente, ti viene fornito un elenco di attività comuni fornite di default come illustrato:

Fare clic su uno dei nomi di attività visualizzati o creare un nuovo nome di attività facendo clic sul pulsante "Aggiungi attività" (in alto a destra) che aprirà la visualizzazione dettagliata come segue:

Nella visualizzazione dettagliata è possibile definire l'Account attività con 8 diverse impostazioni di configurazione. Sul lato destro, prendi nota dell'illustrazione del telefono cellulare che simula l'impostazione dell'attività dal punto di vista dell'utente.

Le impostazioni disponibili sono spiegate come segue:

  • Nome: nome dell'Account attività così come appare per la selezione.
  • Livello: regola l'accesso a questo account. Si distingue tra le seguenti aree: Area generale per tutti gli utenti. Ruolo visibile solo ai dipendenti di un reparto o di un team. Area di gruppo per i dipendenti che assegnano i propri servizi a clienti e progetti.
  • Applicare contro pianificato: sì / no. Generalmente Sì per la registrazione dell'orario di lavoro retribuito. Come "no" per riduzione o indennità di straordinario, per assenza non retribuita o per lavoro che non deve essere conteggiato.
  • Inserimento pausa: sì / no. Abilita un campo valore flat. Il valore viene detratto dal totale delle ore di lavoro. Valore predefinito possibile. Qualsiasi valore predefinito può essere aggiornato nell'app mobile.
  • Campo importo: sì / no. Se sì, abilita un campo con un importo fisso o applica il calcolo per tariffa oraria. La tariffa oraria calcola l'importo in base alle ore lavorative totali. Il campo dell'importo può essere modificato nell'app mobile. I valori calcolati possono essere sovrascritti.
  • Formato di immissione dell'ora: pulsante di opzione. Scegli se registrare il cronologico con ora di inizio e fine o come importo fisso (forfait).
  • Moltiplicatore tariffa oraria: valore numerico da 0,001 a 9,999. Impostato su 1.000 per impostazione predefinita. Il tempo registrato viene moltiplicato per questo fattore. Per tariffe speciali per il lavoro nel fine settimana, il turno in ritardo e il servizio di guardia, si consiglia un nome di attività dedicato con una tariffa oraria.
  • Conto proprio: sì / no. In caso affermativo, il valore orario nel rapporto dettagliato viene mantenuto in una colonna separata denominata "Conto proprio". Non conterà per il piano. Consigliato per attività speciali che non dovrebbero comparire nei soliti rapporti.
  • Assenza Attività: sì / no. Se sì, utilizzato per registrare le assenze retribuite. Elencato nella finestra di dialogo Assenze dell'app mobile.

Tieni presente che non è possibile aggiornare le impostazioni dell'attività dopo aver salvato il nome dell'attività. Dovrai creare un nuovo nome dell'attività ed eliminare quello vecchio. Ciò è necessario per distinguere le impostazioni dell'attività applicate alle schede attività esistenti dalle impostazioni dell'attività aggiornate. Tieni presente che le schede attività esistenti verranno mantenute e non subiranno alcun impatto quando elimini il nome di un'attività dall'elenco delle attività. Quando crei un nuovo nome per l'attività, i tuoi utenti riceveranno una notifica via e-mail e gli verrà chiesto di aggiornare l'elenco di selezione delle attività, come segue:

Per applicare il nome dell'attività di aggiornamento alle schede attività precedenti, chiedere all'utente di rivisitare tali schede e riselezionare il nome dell'attività per quelle date storiche.

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