Créer des groupes pour les clients et les projets

Allouer le temps suivi pour les activités aux noms de groupe
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 6 mois

Si vous envisagez de combiner le temps et la présence avec les journaux de travail pour les clients et les projets, ce guide vous montrera comment configurer des activités avec des groupes.

Déterminer le niveau des activités du projet

La création de noms de groupe permet à votre équipe de signaler et de fusionner les activités suivies pour des projets et des ordres de travail spécifiques. Le suivi par rapport à un nom de groupe facilite vos processus en aval, comme la facturation des activités effectuées sous ce groupe. Fondamentalement, tous les services peuvent être configurés individuellement en tant que noms d'activité. Reportez-vous aux noms d'activité suivants qui sont installés par défaut pour vous aider à démarrer :

  • Déplacement sur site : Facturation du temps de déplacement au client. Le nom de l'activité peut être configuré pour stocker des montants forfaitaires.
  • Travail effectué : Service A, Service B, Service C - configurez un nom d'activité pour chaque type de service. Le nom de l'activité peut être configuré pour calculer avec un taux horaire, par ex. 100 $ par heure enregistrée.
  • Coût du matériel : créez un nom d'activité distinct avec la désignation et la valeur du matériel utilisé pour vos services qui servira de modèle pour votre employé. Configurez le nom de l'activité pour afficher un montant forfaitaire et laissez les heures vides.

Ces noms d'activité apparaissent dans le format d'entrée configuré sur l'application mobile et sous forme d'éléments de ligne dans la vue de liste, comme indiqué ci-dessous :

Lorsque vous créez des noms d'activité pour vos services, ceux-ci peuvent être attribués à un nom de client ou de projet, également appelé groupe. Le nom du groupe peut consister en un nom de site de construction, un numéro de commande (XYZ00123) ou inclure le nom du client et le numéro de commande (Jones XYZ00123) ou simplement le nom du client (Jones). Consultez les instructions ci-dessous pour commencer à créer vos propres noms d'activités et groupes.

Créer des noms d'activité

Un ensemble de noms d'activités a été installé lors de la création de votre compte d'entreprise. De plus, un groupe par défaut appelé « Divers » a été créé et trois noms d'activité nommés « Voyage », « Travail » et « Matériel » ont été ajoutés à ce groupe pour vous permettre de démarrer plus rapidement, comme illustré.

Nous vous recommandons d'utiliser le groupe par défaut "Divers" comme base pour créer des groupes supplémentaires. Pour commencer, créez de nouveaux noms d'activité selon vos préférences et sélectionnez initialement le groupe nommé "Divers", puis créez de nouveaux groupes et copiez ces noms d'activité de Divers vers votre nouveau groupe. Tout d'abord, cliquez sur le bouton Ajouter un nom d'activité et appliquez les paramètres sélectionnés comme suit :

Veuillez noter qu'un nom d'activité nouvellement créé ne peut pas être copié, vous devrez donc cliquer à nouveau sur le bouton Ajouter un nom d'activité pour créer d'autres noms. Nous vous suggérons de supprimer les noms d'activité par défaut inutiles. Cliquez simplement sur le bouton de suppression dans la vue détaillée ci-dessus. Trouvez plus de détails sur la configuration des noms d'activité ici.

Mettre à jour le groupe par défaut "Divers"

Dans l'élément de menu Gérer les groupes, sélectionnez le groupe par défaut nommé Divers pour entrer en mode édition avec l'icône en forme de crayon, comme indiqué ci-dessous :

En mode édition, vous pouvez ajouter des noms d'activités d'autres groupes et ajouter ou supprimer des employés. Cela permet à l'employé de sélectionner ce groupe dans la liste de l'application membre. Voir l'image suivante :

Créer un nouveau groupe

Si votre groupe par défaut "Divers" est complet, vous pouvez maintenant créer d'autres groupes et copier ou importer ces noms d'activités en quelques étapes seulement. Procédez comme suit:

  1. Aller à l'élément de menu Gérer les groupes
  2. Créez un nouveau groupe ; Entrez le nom en haut de l'écran
  3. Ajouter des noms d'activité : cliquez sur la liste de sélection
  4. Ajouter un employé : cliquez sur la liste de sélection
  5. Cliquez sur Enregistrer

..comme souligné ci-dessous :

alors maintenant vous avez deux groupes comme suit:

Il est temps de commencer le suivi

Lorsque vous avez terminé la configuration de vos projets, y compris les noms des activités, passez à l'application mobile et démarrez le suivi du temps. Dans l'application, ajoutez une nouvelle activité quotidienne. Tout d'abord, appuyez sur l'icône Actualiser de la liste déroulante pour mettre à jour la liste des noms, puis vous êtes prêt à créer un journal de temps pour ce projet, comme illustré :

Consulter le rapport principal

Dans le panneau de configuration Web, recherchez le rapport principal (Gérer les feuilles de temps) pour interroger tous les journaux de temps sous ce nom de projet. Dans le résultat du rapport, les heures et les montants saisis sont additionnés. Le résultat peut être exporté sous forme de fichier PDF, Excel ou CSV et traité ultérieurement.

Veuillez noter; la mise à jour ou la suppression d'un nom de groupe ne peut être effectuée qu'à partir du compte de l'administrateur, c'est-à-dire. les utilisateurs d'applications mobiles n'ont que des droits de lecture. Si vous modifiez ultérieurement le nom du groupe, les journaux de temps historiques avec le nom de groupe précédent seront conservés dans l'application.

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