Crea gruppi per clienti e progetti

Assegna il tempo monitorato per le attività ai nomi dei gruppi
Scritto da Dan Gubler
Aggiornato 10 mesi fa

Se stai pensando di combinare orari e presenze con registri di lavoro per clienti e progetti, questa guida ti mostrerà come configurare le attività con i gruppi.

Determinare il livello delle attività del progetto

La creazione di nomi di gruppo consente al tuo team di segnalare e unire le attività monitorate per progetti e ordini di lavoro specifici. Il monitoraggio rispetto a un nome di gruppo facilita i processi a valle, come la fatturazione per le attività svolte nell'ambito di tale gruppo. Fondamentalmente, tutti i servizi possono essere configurati individualmente come nomi di attività. Fai riferimento ai seguenti nomi di attività installati per impostazione predefinita per aiutarti a iniziare:

  • Viaggio verso il sito: addebito del tempo di viaggio al cliente. Il nome dell'attività può essere configurato per memorizzare importi forfettari.

  • Manodopera eseguita: Servizio A, Servizio B, Servizio C - impostare un nome attività per ogni tipo di servizio. Il nome dell'attività può essere configurato per il calcolo con una tariffa oraria, ad es. $ 100 per ora registrata.

  • Costo del materiale: crea un Nome attività separato con la designazione e il valore del materiale utilizzato per i tuoi servizi che servirà da modello per il tuo dipendente. Configura il nome dell'attività in modo che mostri un importo forfettario e lascia vuoto il campo delle ore.

Questi nomi di attività vengono visualizzati nel formato di input configurato sull'app per dispositivi mobili e come elementi pubblicitari nella visualizzazione elenco, come mostrato di seguito:

Quando crei nomi di attività per i tuoi servizi, questi possono essere assegnati a un cliente oa un nome di progetto noto anche come gruppo. Il nome del gruppo può essere costituito da un nome di cantiere, un numero di ordine (XYZ00123) o includere il nome del cliente e il numero di ordine (Jones XYZ00123) o solo il nome del cliente (Jones). Controlla le istruzioni di seguito per iniziare a creare i tuoi nomi e gruppi di attività.

Crea nomi di attività

Una serie di nomi di attività è stata installata quando hai creato il tuo account aziendale. Inoltre, è stato creato un gruppo predefinito chiamato "Varie" e tre nomi di attività denominati "Viaggio", "Lavoro" e "Materiale" sono stati aggiunti a tale gruppo per consentirti di iniziare più rapidamente, come illustrato.

Si consiglia di utilizzare il gruppo predefinito "Vari" come base per la creazione di gruppi aggiuntivi. Per iniziare, crea nuovi nomi di attività in base alle tue preferenze e seleziona inizialmente il gruppo denominato "Vari" e successivamente crea nuovi gruppi e copia i nomi delle attività da Vari al tuo nuovo gruppo. Prima di tutto, fai clic sul pulsante Aggiungi nome attività e applica i parametri selezionati come segue:

Tieni presente che il nome di un'attività appena creato non può essere copiato, quindi dovrai fare nuovamente clic sul pulsante Aggiungi nome attività per creare altri nomi. Ti suggeriamo di rimuovere i nomi attività predefiniti non necessari. Basta fare clic sul pulsante Elimina dall'interno della vista dettagliata sopra. Trova ulteriori dettagli sulla configurazione dei nomi delle attività qui.

Aggiorna il gruppo predefinito "Varie"

Nella voce di menu Gestisci gruppi, seleziona il gruppo predefinito denominato Vari per accedere alla modalità di modifica con l'icona della matita, come mostrato di seguito:

Mentre sei in modalità di modifica, puoi aggiungere nomi di attività da altri gruppi e aggiungere o rimuovere dipendenti. Ciò consente al dipendente di selezionare questo gruppo dall'elenco nell'app membro. Vedi immagine seguente:

Crea un nuovo gruppo

Se il tuo gruppo predefinito "Vari" è completo, ora puoi creare altri gruppi e copiare o importare i nomi delle attività in pochi passaggi. Procedi come segue:

  1. Vai alla voce di menu Gestisci gruppi

  2. Crea un nuovo gruppo; Inserisci il nome nella parte superiore dello schermo

  3. Aggiungi nomi attività: fare clic sull'elenco di selezione

  4. Aggiungi dipendente: fare clic sull'elenco di selezione

  5. Fare clic su Salva

..come evidenziato di seguito:

quindi ora hai due gruppi come segue:

È ora di iniziare a monitorare

Quando hai completato la configurazione dei tuoi progetti, inclusi i nomi delle attività, passa all'app mobile e avvia il monitoraggio del tempo. Nell'app, aggiungi una nuova attività quotidiana. Innanzitutto, tocca l'icona Aggiorna dell'elenco a discesa per aggiornare l'elenco dei nomi, quindi sei pronto per creare un registro temporale per quel progetto come illustrato:

Cerca il rapporto principale

Nel pannello di controllo Web cerca il rapporto principale (Gestisci schede attività) per interrogare tutti i registri orari con quel nome di progetto. Nel risultato del report vengono sommate le ore e gli importi inseriti. Il risultato può essere esportato come file PDF, Excel o CSV e ulteriormente elaborato

Notare che; l'aggiornamento o l'eliminazione di un nome di gruppo può essere eseguito solo dall'account dell'amministratore, ad es. gli utenti di app mobili hanno solo diritti di lettura. Se successivamente modifichi il nome del gruppo, i registri cronologici con il nome del gruppo precedente verranno conservati nell'app.

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