Il peut y avoir des situations dans lesquelles les soldes cumulés d'un employé doivent être ajustés ou dans lesquelles les feuilles de temps historiques doivent être mises à jour. Voici quelques cas courants :
- L'utilisateur a oublié d'enregistrer un jour ouvrable
- L'utilisateur enregistre son temps en utilisant le mauvais nom d'activité
- L'utilisateur a droit à un bonus horaire spécial
- L'utilisateur reçoit un crédit (par exemple, une heure bonus avant un jour férié)
- L'utilisateur reçoit une compensation monétaire pour les heures supplémentaires
- Le solde des heures supplémentaires de l'utilisateur doit être réinitialisé à la fin de l'année
Pour gérer ces situations, veuillez envisager les options suivantes :
- Ajustement ponctuel du solde : l'administrateur peut choisir d'affecter un montant forfaitaire d'heures à une date précise dans le profil temporaire de l'employé. Ceci est couramment utilisé en fin d'année pour le report annuel ou le paiement des heures supplémentaires accumulées.
- Mettre à jour la feuille de temps à partir du panneau d'administration : l'administrateur peut sélectionner la feuille de temps correspondante dans l'élément de menu de gauche nommé Gérer les feuilles de temps en utilisant le bouton d'édition situé sur l'élément de ligne. La mise à jour des congés (absences) n'est pas possible mais sera bientôt disponible (veuillez utiliser l'option 3 pour le moment).
- Mettre à jour la feuille de temps depuis l'application My Time : l'administrateur peut demander à l'utilisateur de revenir en arrière et d'ajuster la feuille de temps erronée. Alternativement, l'administrateur peut se connecter avec le jeton de connexion de l'utilisateur depuis son smartphone et effectuer l'ajustement au nom de l'employé. Les identifiants de connexion de l'utilisateur peuvent être trouvés dans le menu "Rapports d'équipe" en cliquant sur l'image de l'utilisateur. L'application membre peut être utilisée sur plusieurs appareils mobiles en même temps.
1. Ajustement ponctuel du solde
Cette variante permet à un employé de déduire (-) ou d'ajouter (+) un certain nombre d'heures de travail au solde journalier respectif pour une date historique ou future dans la période en cours.
Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous Gérer les utilisateurs si vous cliquez sur le nom d'utilisateur et cliquez sur le deuxième écran intitulé "définir les conditions". Dans la section intitulée "Heures supplémentaires et ajustements", vous devriez voir un champ de date avec un sélecteur de calendrier ainsi qu'un sélecteur d'heures pour l'ajustement des heures, comme illustré ci-dessous :
Vous devrez fournir un commentaire avec votre ajustement des heures fixes qui apparaîtra dans le champ des désignations de ce dossier d'activité. Il est conseillé d'utiliser cette méthode si par ex. l'employé a manqué une journée de travail ou des journaux de temps mal enregistrés et ne doit pas ou ne peut pas les corriger lui-même. Cette méthode vous permet également d'ajouter les éventuelles heures supplémentaires forfaitaires applicables aux travaux effectués les jours fériés.
Cet ajustement est ajouté sous forme de journal de temps à la date correspondante, comme indiqué dans le rapport principal ci-dessous :
Cet ajustement apparaît dans l'application membre sous la forme d'une feuille de temps en lecture seule et peut être interrogé par l'utilisateur sur la page Activités quotidiennes à la date correspondante, comme indiqué :
2. Mettre à jour la feuille de temps depuis le panneau d'administration
L'élément de menu "Gérer les feuilles de temps" permet d'interroger les journaux de temps par plage de dates. Cliquez sur le bouton bleu "Modifier" à l'extrême droite de l'élément de ligne qui vous fait passer du rapport au mode d'édition où vous pouvez mettre à jour ou supprimer cette feuille de temps comme illustré ci-dessous :
Pour modifier les valeurs d'heure, veuillez saisir la valeur au format 24 heures avec deux-points, par ex. pour 17h tapez 17h00. Veuillez noter qu'un horodatage avec une référence à la dernière modification par l'administrateur sera affiché dans l'application mobile.
3. Mettez à jour la feuille de temps depuis l'application mobile My Time
Si vous cherchez à mettre à jour une feuille de temps pour une période verrouillée, cette période peut être déverrouillée temporairement pour cet utilisateur en quelques clics dans le profil des conditions de l'employé afin de donner à l'employé la possibilité d'ajuster la feuille de temps pertinente. Pour déverrouiller une plage de dates, choisissez simplement la date à partir de laquelle l'état déverrouillé est appliqué. Voir l'image :
