Gérer les feuilles de temps

Rapportez, modifiez et exportez les feuilles de temps de votre personnel et de vos projets
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 11 mois

La section Gérer les feuilles de temps vous permet de créer des rapports sur l'historique complet des feuilles de temps selon divers critères et de modifier les journaux de temps individuels ainsi que d'ajouter de nouvelles feuilles de temps de votre personnel.

La vue Gérer les feuilles de temps et vos options

Un historique des feuilles de temps des membres de votre personnel est répertorié dans la section "Gérer les feuilles de temps". Sélectionnez une période à l'aide de l'option de plage de dates pour obtenir une liste de toutes les feuilles de temps enregistrées pour le mois en cours d'examen.

Utilisez les différentes options de filtrage pour obtenir un sous-ensemble de vos données (par exemple, filtrer par employé, par groupe, par nom d'activité). De plus, vous pouvez exclure les champs de données non essentiels de la liste (voir l'option de filtre "Masquer les colonnes").

Modifier une feuille de temps

A l'extrémité droite du tableau, le bouton 'Modifier' vous permet de passer à la liste d'édition où sont regroupés tous les journaux de temps des employés pour la date concernée. Si vous ne voyez pas le bouton d'édition, utilisez le curseur en bas de l'écran ou la fonction de zoom du navigateur (réglée à 80 %).

Cliquez sur le bouton « Modifier » situé à l'extrême droite de l'entrée de temps concernée, comme indiqué ci-dessous :

La fenêtre contextuelle s'ouvrira alors vous permettant de mettre à jour tous les éléments, c'est-à-dire le nom de l'activité, l'heure, la désignation et les éventuelles pièces jointes ou de supprimer la feuille de temps. Avec le bouton 'Mettre à jour', les éléments édités sont enregistrés et vous revenez à la liste d'édition.

Ajouter une feuille de temps

Pour saisir de nouvelles entrées de temps, veuillez utiliser le bouton « Ajouter une feuille de temps » qui se trouve dans la liste de traitement ainsi que dans l'écran de base.

Sélectionnez le niveau et le nom de l'activité à l'aide de la liste de sélection. Tapez l'heure au format numérique (par exemple, 0745 pour 7h45) ou avec deux-points (par exemple, 07h45) en incluant une déduction de saut à plat (par exemple, 0030 pour 0:30) le cas échéant. Veuillez noter que l'heure PM (après-midi) doit être saisie en mode 24 heures (par exemple, 14h00 = 14h00). Nous travaillons pour fournir une option de saisie pour le style AM/PM dans une future mise à jour.

Toutes les feuilles de temps enregistrées sont déployées sur l'application membre (application mobile) en quelques secondes. De plus, un contrôle des modifications est fourni avec les tampons suivants :

  • Créé par ..
  • Modifié par ..
  • Date de modification

Ces informations sont affichées dans la liste d'édition ainsi que dans la page "Activités quotidiennes" de l'application mobile dans la vue détaillée des feuilles de temps. Toutes les feuilles de temps mises à jour par le centre Web sont marquées comme « Administrateur » et celles mises à jour par l'application mobile sont marquées comme « Utilisateur ».

Synchronisation des données et latence

Veuillez noter qu'il peut y avoir de courts délais lors de la synchronisation (temps de réponse). Attendez un moment après des actions telles que la suppression ou l'ajout d'une entrée de temps et rechargez la page. Cela est dû au taux de synchronisation et aux fluctuations des performances Internet entre la base de données de l'application mobile et la base de données du centre Web.

Indicateur de feuille de temps manquant

Staff Times vérifie automatiquement les feuilles de temps manquantes sur une base quotidienne en fonction de la configuration de la semaine de travail de l'employé. Tous les indicateurs de feuille de temps manquants sont automatiquement supprimés une fois qu'une feuille de temps est ajoutée à la date pertinente. Si de telles étiquettes sont appliquées à tort, veuillez nous contacter. Pour les employés configurés comme type de suivi "Basique", aucun indicateur de ce type n'est appliqué.

Exporter des données

L'intégralité de l'historique des feuilles de temps est téléchargeable au format Excel, PDF ou csv. Sélectionnez la période souhaitée et les champs de données requis. Selon vos besoins, des champs de données peuvent être exclus (voir masquer les champs). Pour le téléchargement PDF, le format portrait ou paysage est appliqué en fonction de la taille des champs de données sélectionnés.

Le rapport offre les avantages suivants :

  • Vue principale : extrayez les journaux de temps/feuilles de temps saisis par tous les employés en un seul endroit.
  • Qualité des données : pour les utilisateurs en mode de suivi à temps plein et à temps partiel, la semaine de travail est vérifiée pour les feuilles de temps manquantes, les jours chômés et les jours fériés. Si l'une de ces situations survient, un enregistrement respectif est ajouté au rapport pour cette date pertinente.
  • Prend en charge le contrôle des éléments de travail lorsque vos employés enregistrent les services rendus pour les projets. Dans la barre de filtre, veuillez utiliser le filtre "Filtrer par groupe" pour évaluer le projet ainsi que le filtre "Filtrer par activité" pour affiner vos résultats.
  • Signature : pour confirmer et signer les heures supplémentaires accumulées par vos employés, nous vous suggérons d'utiliser le rapport détaillé. Reportez-vous aux processus mensuels pour en savoir plus.
  • Traitement en aval : exportez les résultats au format PDF ou au format Excel/CSV pour un traitement ultérieur dans les systèmes en aval comme la facturation de vos prestations et pour la paie, comme indiqué :
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