Unser Ziel ist es, den Workflow während der Übergangszeit ins neue Jahr für alle Beteiligten flexibler und einfacher zu gestalten.

Aufgaben während der Übergangszeit

Folgende Vorbereitungen sind Ende des Geschäftsjahres für Accounts mit Voll- und Teilzeit Mitarbeiter jeweils nötig:

1. Feiertage für das neue Jahr aktualisieren

2. Übertrag der Urlaub-Restsalden auf das neue Geschäftsjahr

3. Die Zeiterfassung für das neue Jahr freischalten

Bisher musste der Übertrag genau am 31.12. ausgelöst werden damit für die Benutzer keine Unterbrüche in der Zeiterfassung entstehen, was wiederum einen grossen Druck auf eine rechtzeitige abschliessende Überprüfung der Urlaubssalden durch den Konto-Administrator mit sich brachte.

Workflow Optimierungen

Anlässlich des App-Updates V1.13 können wir diese genannten Aufgaben durch folgende Massnahmen flexibler gestalten:

• Die Zeiterfassung für das neue Jahr wird automatisch freigeschaltet (Floating Perioden). Es entstehen keine Unterbrüche, es kann fortlaufend erfasst werden.

• Der Übertrag berücksichtigt neu die für das neue Jahr erfassten Urlaube. Somit kann der Übertrag ohne Zeitdruck erst im Verlauf des Januars vom Konto-Administrator durchgeführt werden.

• Die Feiertage werden fliegend auf die App übertragen. Die neuen Feiertage können jederzeit im ablaufenden Jahr eingerichtet werden und werden auf die Mitarbeiter-App übertragen.

Der Übertrag aus Sicht des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter kann neu während der Übergangszeit seine Urlaubstage & Abwesenheiten auch für das Folgejahr einreichen. D.h. die App ermöglicht es im 2020 einen Urlaubsbezug für das Jahr 2021 zu erfassen (bisher wurde der Kalender für das Folgejahr gesperrt). Diese Möglichkeit entlastet den darauf folgenden Jahresabschluss-Vorgang und sorgt für einen korrekt abgegrenzten Restsaldo-Übertrag, wie nachfolgend abgebildet:

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​Im obigen Beispiel wird mit einem Restsaldo von zwei Urlaubstagen (Bild 1), sowie einem für das Folgejahr eingereichten Urlaubsbezug (Bild 2) ein Jahresübertrag vom Administrator durchgeführt. Dieser durchgeführte Jahresübertrag im Bild 3 ergibt ein aktualisiertes Urlaubsguthaben inklusive Einrechnung des Urlaubbezugs vom Vorjahr.

Übertragung der Feiertage

Der Mitarbeiter sieht ein gelbes Symbol welches auf die neuen Feiertage hinweist. Im Bild Feiertage können weitere vom Konto-Administrator hinzugefügte Feiertage mit der Wisch-Geste (Swipe-Down) übernommen werden, wie abgebildet:

Weiteres über die Verwaltung von Feiertagen finden Sie hier.

Eine Optimierung von Staff Times die den Konto-Administrator während der Übergangszeit entlastet und für den Mitarbeiter eine lückenlose Zeiterfassung mit sauberem Urlaubsübertrag sicherstellt.