Zum Jahresende den Jahresabschluss und Übertrag ausführen

Erläuterungen zum Jahresübertrag für die Absenzplanung des Mitarbeiters
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 3 Wochen

Mit dem Jahresabschluss werden die Soll- und Ist-Stunden gegenübergestellt und der Stundensaldo am Arbeitszeitkonto ermittelt. Die verbrauchten Urlaubstage werden ebenfalls vom Jahresurlaubsanspruch abgezogen, sodass Sie stets über den aktuellen Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter informiert sind.

Am Ende des Geschäftsjahres, welches bei den meisten Unternehmen am 31.12. liegt, gilt es, bei den Mitarbeitern mit Voll- und Teilzeit Erfassungsmodus, den Urlaubssaldo im alten Jahr abzuschliessen und einen Eröffnungssaldo in das neue Jahr zu übertragen.

Den Übertrag

Basierend auf der Einstellung des Geschäftsjahresende Ihres Accounts im Menü Vorgaben, i.d.R. ist das der 31.12., zeigt Staff Times ab dem 1.1. am rechten Ende der Listenansicht eine Schaltfläche (Button) mit der Bezeichnung Übertrag an (siehe Abbildung unten).

Wenn Sie auf Übertrag klicken, wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem die verbleibende Anzahl von Urlaubstagen des abgelaufenen Jahres (Urlaubsguthaben) und der vorgeschlagene neue Jahresurlaub für das kommende Jahr angezeigt werden. Wenn Sie bestätigen, dass Sie fortfahren möchten, wird automatisch der Jahresurlaub für die neue Periode erstellt, wie abgebildet: 

Wenn Ihre Mitarbeiter bereits vor dem Übertrag Urlaubstage eingereicht haben, werden diese im neuen Jahresguthaben mit berücksichtigt.

Das neue Jahresguthaben wird in der Mitarbeiter-App (My Time) im Bild Urlaubsguthaben nachgeführt. Das abgelaufenen Jahr wird durch den Übertragungsvorgang archiviert und es können somit keine weiteren Anpassungen auf das alten Jahr vorgenommen werden. Dadurch können auch später keine rückwirkende Urlaubsanpassungen erfasst werden, so dass solche Anpassungen der neuen Laufzeit zugeordnet werden müssen. Wir bitten Sie daher die Urlaubsauswertung bzw. den Bericht Urlaubsguthaben vor der Übertragung mit Ihrem Mitarbeiter genau zu prüfen. Dieser Bericht kann exportiert werden (siehe entsprechende Symbole), wie nachfolgend markiert:

Für Mitarbeiter ohne Urlaubskontrolle, dh. für Benutzer mit Erfassungsmodus Einfach (Basic) wird der Übertrag am Ende des Geschäftsjahres automatisch für Sie durchgeführt werden, damit die Kalendereinträge für das kommende Geschäftsjahr erzeugt werden und weiterhin lückenlos erfasst werden kann.  

Mitarbeiter mit zusätzlichem Urlaubsanspruch

Wenn Sie Mitarbeiter haben deren Jahresurlaub über den für Ihren Betrieb definierten Standardwert (prüfe Einstellung unter Menüpunkt 'Vorgaben') liegt, kann eine Anpassung des Guthaben im Nachgang zum Übertrag erfasst werden. Dies erfolgt im Menüpunkt Benutzer verwalten im Bild Anstellung einrichten im Abschnitt Urlaubszuteilung, wie nachfolgend abgebildet:

Wenn der Mitarbeiter für einen zusätzlichen Jahresanspruch berechtigt ist, z.B. aufgrund des Alters, Kaderstatus oder Firmenzugehörigkeit, so kann im Element Anpassung Guthaben den entsprechenden Wert ausgewählt werden. Beispielsweise wenn für ein Mitarbeiter zusätzliche 5 Urlaubstage gewährt werden (z.B. Jahresurlaub von 25 Tagen statt dem Standardwert von 20 Tagen) so kann im Element Anpassung Guthaben ein Wert von 5 ausgewählt werden. Das darunter liegende Element Aktueller Saldo aktualisiert den Wert des Jahresguthabens. Um abzuschliessen bitte das Bild und alle weiteren Bilder bestätigen (jeweils auf die blaue Schaltfläche im unteren Bereich klicken).

Der Abschnitt Urlaubszuteilung kann auch für weitere Anpassungen während des Geschäftsjahres verwendet werden.

Standortprofile für unterschiedliche Urlaubsansprüche

Benutzen Sie Standortprofile wenn Ihre Mitarbeiter abweichenden Urlaubsanspruch haben. Dies ermöglicht es, einem Mitarbeiter ein höheres Jahresguthaben auf grund seines Management-Levels oder Dienstalter zuzuordnen. Erfahren Sie mehr zu Standortprofile.

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