Vers la fin de votre exercice, qui peut être le 31/12 (ou 31/3 dans d'autres pays), il est nécessaire de reporter toutes les conditions générales des employés sur la nouvelle période. Dans le cadre de ce processus, pour les employés disposant d'un mode de suivi à temps plein (Full-time) et à temps partiel (Part-time), les avoirs de vacances de l'année expirante est fermée et un solde d'ouverture est reporté à la nouvelle année.
Report de fin d'année
À la fin de l'exercice de votre entreprise, à partir du 1/1 (ou en fonction d'autre paramètre de date de fin d'exercice), Staff Times affichera un bouton nommé Report (Carry-over) à côté de chaque membre du personnel actif, comme illustré ci-dessous.
Une fois que l'option Report est cliquée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous indiquant le nombre de jours de vacances restants de l'année expirante (avoirs de vacance) et le nouveau congé annuel proposé pour l'année à venir. Si vous confirmez de continuer, cela créera automatiquement le solde de départ de la nouvelle période.
Une fois le report terminé, votre personnel peut soumettre des vacances pour la nouvelle période via l'app membre. Le quota de vacances et les soldes de la nouvelle période peuvent être consultés sur la page des avoirs annuels de l'app mobile.
La période expirant est archivée pendant la transaction de report et par conséquent aucun ajustement supplémentaire ne peut être effectué sur cette période. En conséquence, aucun ajustement rétroactif ne peut être enregistré ultérieurement, de sorte que ces ajustements doivent être attribués dans la nouvelle période. Nous vous demandons donc de lire attentivement le rapport de vacances avant de lancer la transaction de report. Ce rapport peut être exporté (voir les icônes correspondantes), voir l'illustration ci-dessous:
Pour les employés sans contrôle des absences, c'est à dire. pour les utilisateurs configurés avec le mode de suivi Basic, le processus de report s'applique également afin de formater une nouvelle période pour le trimestre à venir.
Employés ayant droit à des vacances supplémentaires
Si vous avez des salariés dont le congé annuel est supérieur à la valeur standard définie pour votre entreprise, un ajustement peut être enregistré après le report. Cela se fait dans l'élément de menu Gérer les utilisateurs (Manage users) de l'écran Terms dans la section Vacation Setting, comme indiqué ci-dessous:
Si le salarié a droit à un congé supplémentaire, par ex. en fonction de l'âge, du statut d'encadrement ou de l'affiliation à l'entreprise, la valeur correspondante peut être sélectionnée dans l'élément Adjustment leave (Ajustement des avoirs). Par exemple, si 5 jours supplémentaires de vacances sont accordés à un employé (par exemple, vacances annuelles de 25 jours au lieu de la valeur standard de 20 jours), une valeur de 5 peut être sélectionnée dans l'élément Adjustment leave. L'élément Solde restante ci-dessous met à jour la valeur d'avoirs de vacances. Pour terminer, veuillez confirmer l'image et toutes les autres pages (cliquez sur le bouton bleu dans la zone inférieure).
La section Paramètres des congés annuels peut également être utilisée pour d'autres ajustements au cours de l'exercice.
Profils d'emplacement
Au lieu de procéder à des ajustements individuels pour chaque employé (comme expliqué ci-dessus), vous trouverez peut-être plus facile d'utiliser un profil d'emplacement spécifique avec des valeurs de congés annuels adaptées à un groupe d'employés. Cela faciliterait le processus de report lorsqu'un droit à congé annuel plus élevé s'applique à un employé en fonction de son niveau de direction, de son ancienneté ou des normes locales dans différents endroits. En savoir plus sur la gestion des profils d'emplacement.
