Zum Jahresende die Feiertage aktualisieren

Verwalten der von Ihrem Unternehmen bezahlten Feiertage
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 1 Monat

Die Verwaltung der bezahlten Feiertage ist für die Zeiterfassung der Mitarbeiter im Erfassungsmodus Voll- und Teilzeit relevant. Hingegen für Mitarbeiter welche im Erfasssungsmodus Einfach (Basic) eingerichtet sind, werden Feiertage generell nicht benötigt da keine Wochenarbeitszeitkontrolle geführt wird und entsprechend nicht in die App übertragen werden. Dies bedeutet, wenn für Ihr Account alle Mitarbeiter im Modus Einfach eingerichtet sind, brauchen Sie keine Feiertagsverwaltung zu führen.

Wenn sich das Kalenderjahr dem Ende nähert, stehen Vorbereitungen für das kommende Jahr an. Wir bitten Sie dabei die Feiertage des abgelaufenen Jahres zu prüfen und diese für das kommende Jahr zu aktualisieren. Da bezahlte Feiertage nach Branche und Region unterschiedlich gehandhabt werden, überlassen wir es Ihnen, die für Ihr Unternehmen geltenden bezahlten Feiertage zu aktualisieren. Es besteht keine automatische Bereitstellung von Feiertagen für das Folgejahr seitens Staff Times. 

Feiertage erfassen

Um die Feiertage zu aktualisieren, klicken Sie bitte, wie nachfolgend abgebildet, auf den Menüpunkt Standorte verwalten und prüfen im zweiten Tab die bestehenden Termine. Sie können die bestehenden Termine aktualisieren in dem Sie auf das Stift-Symbol klicken (siehe gelbe Markierung, wie abgebildet) und den Termin auf das neue Jahr aktualisieren und speichern. Die abgelaufenen Termine  bzw. frühere Feiertage können gelöscht werden.

Achtung: Die Feiertage werden nicht synchronisiert, sondern an die Benutzer (My Time app) einmalig ausgeliefert. Dies bedeutet, dass die hier gelöschten oder nachträglich aktualisierten Feiertage keine Auswirkungen auf die zuvor ausgelieferten Einträge haben. Wenn ein Feiertag fälschlicherweise bereitgestellt wurde, muss dieser im Menü Zeiterfassung prüfen manuell aus der Zeiterfassung des Benutzers gelöscht werden. 

Feiertag wird auf My Time übertragen

Der in der Webzentrale erfasste Feiertag erscheint anschliessend in der Mitarbeiter-App My Time im Bild 'Feiertage' (Menü Verschiedenes). Der Feiertag wird als Zeiteintrag beim entsprechenden Termin eingefügt und gleicht den Tagessoll aus, wie hier abgebildet:

Achtung: bereitgestellte Feiertage bleiben in der App gespeichert. Dies auch wenn in der Webzentrale der Feiertag nachträglich gelöscht wird. Beachten Sie die nachfolgenden Hinweise unter Feiertag App-seitig entfernen.

Regionale Feiertage

Falls in Ihrem Team Benutzer aus unterschliedlichen Standorten arbeiten, gelten wo möglich abweichende Feiertage zu denjenigen, die im primären Standortprofil erstellt wurden. In diesem Fall, empfehlen wir Ihnen weitere Standortprofile zu erstellen. Sie können das Standortprofil einfach kopieren und im neuen Profil die entsprechenden Feiertage ergänzen bzw. löschen. Erfahren Sie mehr zur Verwaltung von  Standortprofilen.

Alternative zu Standortprofilen 

Als Alternative empfehlen wir, dass der Administrator die regionalen Feiertage über das Menü Zeiterfassung prüfen unter Benutzung des Zeitkontos Regionaler Feiertag für die betroffenen Benutzer vorbereitet bzw. für das Folgejahr frühzeitig erfasst, per Abwesenheitseintrag wie hier abgebildet:

Alternativ besteht die Möglichkeit, dass der betroffene Mitarbeiter jeweils in der App die Taste 'Abwesenheit erfassen' (blauer Button, wie nachfolgend abgebildet) benutzt und in der Auswahlliste 'Regionaler Feiertag' zum entsprechenden Termin wählt und den Eintrag selbst einrichtet:

Feiertage App-seitig entfernen

Falls ein Feiertag für einzelne Mitarbeiter nicht zutrifft, z.B. weil der Mitarbeiter in einer anderen Region bzw. Filiale arbeitet, muss unter dem Mitarbeiter Login der betreffende Zeiteintrag manuell gelöscht werden. Alternativ kann der Administrator über die Webzentrale den Eintrag mit dem Menü Zeiterfassung prüfen lokalisieren und für alle Benutzer löschen.

Das geht so: der Zeiteintrag erscheint im Bild Tagesverlauf am entsprechenden Termin. Bitte auf den Satz tippen, um in die Detailansicht zu gelangen, von wo dieser mit dem Kübel-Symbol gelöscht werden kann, wie abgebildet: 

Zeiterfassung und Abwesenheiten über das Jahresende hinaus

Am Ende des Kalenderjahres steht der Vorgang zum Jahresübertrag des Urlaubsguthabens an. Unabhängig davon können Abwesenheiten (z.B. Urlaub und weitere geplante Abwesenheiten), sowie die allgemeine Zeiterfassung auch für das Folgejahr erfasst werden. Diese Möglichkeit entlastet den darauf folgenden Jahresabschluss-Vorgang und sorgt für einen korrekt abgegrenzten Restsaldo-Übertrag.

Wir helfen Ihnen gerne

Wir empfehlen Ihnen, die für das neue Jahr geltenden Feiertage noch vor dem 31.12. zu mutieren, um Unsicherheiten bei Ihren Mitarbeitern zu vermeiden. Ebenfalls helfen wir Ihnen gerne weitere Standortprofile einzurichten und diese den Mitarbeitenden zuzuordnen. Wenn Sie wünschen, können wir diese Arbeit für Sie übernehmen. In diesem Fall können Sie sich gerne bei uns melden.

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