Nous sommes ravis d'annoncer une nouvelle fonctionnalité à venir sur Staff Times: la gestion des documents, conçue pour faciliter le partage et la collaboration autour des documents pour votre équipe, vos projets et vos effectifs. Cet outil innovant permettra aux utilisateurs de gérer et d'échanger des documents de manière simple, tout en maintenant le contrôle de la confidentialité et des niveaux d'accès.
Principales fonctionnalités du nouveau système de gestion des documents :
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Partage facile entre équipes, projets et effectifs Que vous travailliez avec votre équipe interne, un groupe de projet spécifique ou l'ensemble de votre effectif, notre système de gestion des documents facilite le partage de fichiers avec les bonnes personnes. Fini les chaînes d'e-mails compliquées et les pièces jointes perdues. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pourrez partager des documents directement sur la plateforme, garantissant un accès facile et sécurisé pour les bons utilisateurs.
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Gestion des rôles et des droits pour un contrôle granulaire L'une des fonctionnalités les plus intéressantes est la possibilité pour les administrateurs de compte de contrôler qui peut voir, lire, modifier et télécharger les documents. Vous pouvez attribuer des rôles et des droits spécifiques aux utilisateurs, garantissant que les documents sensibles restent confidentiels tout en permettant à d'autres de les consulter ou de les modifier si nécessaire. Les contrôles d'accès flexibles permettent aux administrateurs de personnaliser les autorisations en fonction des besoins de chaque individu ou groupe, que ce soit pour une simple consultation, des droits de modification ou la possibilité de télécharger de nouveaux documents.
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Utilisation du serveur de fichiers de Staff Times ou de plateformes externes Vous aurez la flexibilité de choisir comment stocker et gérer vos documents. Staff Times propose un serveur de fichiers intégré pour le stockage et le partage de documents. Alternativement, si vous préférez utiliser des plateformes de stockage cloud externes telles que OneDrive ou Google Docs, vous pouvez simplement insérer un lien vers le document, et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pourront y accéder directement depuis la plateforme.
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Interface simple et intuitive Le système de gestion des documents a été conçu pour être facile à utiliser. Que vous soyez en train de télécharger des fichiers, d'insérer des liens ou de gérer des autorisations, le processus est intuitif et simple, vous permettant de passer plus de temps à collaborer et moins de temps à gérer la logistique.
Comment cela vous aidera, vous et votre équipe :
Il existe plusieurs façons d'utiliser des groupes et des documents qui favorisent le partage des connaissances et la collaboration. Voici quelques exemples:
- Politiques de l'entreprise et gestion des connaissances
Utiliser comme un référentiel central pour les instructions et les directives du personnel. - Documents d'équipe et de projet
Utiliser dans les équipes de projet pour l'échange concernant les projets clients en cours avec des plans, des rapports et des mises à jour. - Formation et éducation continue
Pour partager des instructions et des matériaux de formation ainsi que pour l'intégration de nouveaux employés. - Plateformes de communication interne
Utiliser comme un espace interne pour les employés pour l'échange et la collaboration sur diverses initiatives.
Que se passe-t-il ensuite :
La gestion des documents est incluse dans votre abonnement sans frais supplémentaires. Cependant, l'abonnement de base comporte des restrictions sur la taille des fichiers (2 Mo) et la quantité. Veuillez nous contacter pour des capacités supplémentaires.
Pour plus d'informations, consultez notre guide d'utilisation.
Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta. Nous recueillons une première expérience et travaillons en permanence sur de nouvelles optimisations pour améliorer les fonctionnalités. Vos commentaires sont les bienvenus !
Travaillons plus intelligemment ensemble—avec le système de gestion des documents de Staff Times !
