Contrôle de la qualité des heures saisies

Conseils pour retrouver les entrées de temps manquantes et incomplètes
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 7 mois

Aux fins des contrôles de qualité, cet article couvre les enregistrements de feuilles de temps manquants et les saisies de temps non entièrement remplies.

Feuille de temps manquante

Pour les utilisateurs configurés en mode temps plein et temps partiel, la journée précédente est automatiquement comparée à la semaine de travail stockée dans le profil et vérifiée pour une feuille de temps manquante. Si une feuille de temps manquante a été localisée un jour ouvrable, ce jour est signalé avec les heures du plan journalier annulées. Ceci est affiché dans l'application utilisateur My Time comme suit :

L'application ne déclenche aucune notification spécifique sur les feuilles de temps manquées. Cependant, pour les dates concernées, l'utilisateur voit un solde quotidien négatif, comme indiqué ci-dessus, ce qui réduit le solde cumulé en conséquence. Si la période n'est pas verrouillée, l'utilisateur peut accéder à la date pertinente et saisir rétrospectivement la feuille de temps dans la page Activités quotidiennes comme indiqué ci-dessus et le solde accumulé sera mis à jour.

Dans le centre d'administration, ces enregistrements sont identifiés dans les rapports avec le libellé "Feuille de temps manquante". Dans l'élément de menu Gérer la feuille de temps, l'administrateur peut interroger par plage de dates et les filtrer à l'aide de l'option de recherche, comme illustré :

Vous avez maintenant la possibilité d'exporter ces enregistrements (voir les icônes au-dessus des résultats) et de les transmettre aux utilisateurs pour nettoyage. Comme alternative, l'administrateur peut ajouter la feuille de temps manquante au nom de l'utilisateur directement dans le centre d'administration en utilisant le bouton bleu comme indiqué dans l'image ci-dessus.

Feuilles de temps incomplètes

L'utilisateur peut avoir oublié de vérifier (aucun paiement n'a eu lieu) et l'heure de fin n'a pas été enregistrée ou certaines activités ont été manquées ce jour-là. Si l'heure de fin est manquante, les heures normales quotidiennes négatives sont supposées pour le solde quotidien. Ces entrées incomplètes peuvent être recherchées dans le Rapport Détaillé sous Rapports d'équipe comme suit :

  • Recherchez les lignes avec un solde journalier négatif, par ex. taper -8
  • Rechercher des lignes avec des soldes quotidiens négatifs manifestement élevés (soldes marqués en rouge)

Un exemple:

Vous ne voulez pas vérifier les heures supplémentaires ?

Si les contrôles ci-dessus ne sont pas nécessaires pour votre utilisateur ou si le marquage des feuilles de temps manquantes est gênant, nous vous recommandons de basculer le profil de l'utilisateur sur "Basique", dans lequel Staff Times n'effectue aucune vérification. En savoir plus sur les changements de statut d'utilisateur ici.

Dysfonctionnements

Fondamentalement, l'application utilisateur My Time fonctionne également dans un état hors ligne et la synchronisation avec le centre d'administration a lieu dès que l'appareil est de nouveau sur Internet. Dans de rares cas, il peut arriver qu'une erreur de transmission se soit produite dans laquelle l'enregistrement n'a pas été transmis au centre d'administration en raison de connexions fluctuantes. Veuillez nous contacter si vous rencontrez un tel incident. Nous corrigerons l'erreur immédiatement. Nous vérifions en permanence la qualité par le biais d'audits sélectifs et les corrigeons avec des mises à jour d'applications.

Dans votre rôle d'administrateur, nous vous recommandons d'effectuer un contrôle de clôture mensuel à la fin de chaque mois.

Surveillance du temps de repos

Nous vous conseillons de prendre connaissance de la législation du travail de votre industrie dans votre pays. Les noms d'activité utilisés pour l'enregistrement peuvent être activés avec un temps de pause. En savoir plus sur les différentes façons de suivre la journée de travail. Utilisez le rapport récapitulatif quotidien pour examiner l'historique de suivi de chaque employé et identifier le temps de repos. De plus, veuillez vous référer aux paramètres par défaut de votre compte où les paramètres de conformité peuvent être activés pour signaler un temps de repos insuffisant à vos utilisateurs. Le rapport peut être exporté vers Excel pour un examen plus approfondi et l'ajout de formules (y compris les conversions minute). Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche. Contactez nous s'il vous plait.

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