Zeiterfassungkontrolle

Tipps zum Aufspüren von fehlenden & unvollständigen Zeiteinträgen
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 9 Monaten

Wir unterscheiden zwischen gänzlich fehlender Zeiterfassung und nicht vollständig abgeschlossenen Zeiteinträgen.

Fehlender Zeiteintrag

Bei Benutzern welche im Voll- und Teilzeit Modus eingerichtet sind, wird der Vortag automatisch mit der im Profil hinterlegten Arbeitswoche abgeglichen und auf ein fehlenden Zeiteintrag geprüft. Wenn einen fehlenden Zeitrag zu einem Arbeitstag geortet wurde, wird dieser Tag mit einem negativen Tagessoll ausgewertet. Das zeigt sich in der Benutzer-App My Time wie folgt:

Die App macht dem Benutzer dazu keine Sondermeldung. Der Benutzer sieht bei diesen Terminen jedoch einen negativen Tagessaldo unter Überstunden (wie oben abgebildet) was der Stundensaldo entsprechend reduziert. Sofern der Zeitraum nicht gesperrt ist, kann der Benutzer den Zeiteintrag im obigen Bild nach erfassen und der Saldo wird aktualisiert.

In der Bürozentrale werden diese Sätze in den Berichten mit der Kennzeichnung 'Fehlender Zeiteintrag' ausgewiesen. Für den Administrator bietet sich die Möglichkeit im Masterbericht unter Zeiterfassung bearbeiten die gekennzeichneten Termine gezielt abzufragen bzw. mit der Suche zu filtern, wie folgt:

Nun haben Sie die Möglichkeit diese Sätze zu exportieren und den Benutzern zur Nacherfassung zu melden. Als Alternative kann der Administrator für den Benutzer direkt in der Bürozentrale mittels blauer Button 'Zeiteintrag erfassen' (wie oben rechts im Abbild) nach erfassen.

Unvollständige Zeiteinträge

Womöglich hat der Benutzer vergessen sich an jenem Tag abzumelden (kein auschecken erfolgt) bzw. die Endzeit wurde nicht gesetzt oder es fehlt einen Teil der Zeiteinträge an jenem Tag. Wenn die Endzeit fehlt, wird für die Berechnung des Tagessaldos den negativen Tagessoll ausgewiesen. Diese Fehleinträge lassen sich im Detailbericht unter Mitarbeiter & Bericht wie folgt absuchen:

  • Suchen nach Sätzen mit negativem Tagessaldo, z.B. -8

  • Suchen nach Sätzen mit auffälligen hohen negativen Tagessalden (rot markierte Salden)

Ein Beispiel:

Kontrolle nicht erwünscht?

Wenn für Ihren Benutzer die obigen Kontrollen nicht nötig sind bzw. die Kennzeichnung der fehlenden Zeiteinträge nervt, empfehlen wir das Benutzerprofil auf 'Basic' bzw. auf Zeiterfassungsmodus Einfach umzustellen wo seitens Staff Times keine Prüfung erfolgt. Erfahren Sie mehr zu Benutzer Statusänderungen hier.

Anderweitige Fehlzustände

Grundsätzlich funktioniert die Benutzer App My Time auch im Offline Zustand und die Synchronisierung mit der Bürozentrale erfolgt sobald das Gerät wieder ans Internet gelangt. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass ein Übertragungsfehler entstanden ist bei dem der Satz nicht korrekt in die Bürozentrale gelangt ist wegen fluktuierender Verbindungen. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beheben den Fehler umgehend. Wir prüfen fortlaufend die Qualität durch selektiven Audits und beheben diese durch App-Updates.

Wir empfehlen Ihnen in der Rolle als Administrator jeweils nach Monatsende eine Monatskontrolle durchzuführen.

Kontrolle der Ruhezeiten

Bitte achten Sie auf die Hinweise des Arbeitsgesetzes für Ihre Branche. Die für die Erfassung benutzten Zeitkonten können mit einem Pausenfeld aktiviert werden. Prüfen Sie die verschiedenen Erfassungsvarianten. Die Zeiterfassung kann im Bericht Tagesverlauf auf die korrekte Pausenerfassung geprüft werden. Wir können Sie dabei unterstützen. Bitte melden Sie sich bei uns. 

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