Qualità delle schede presenze

Suggerimenti per rintracciare voci di tempo mancanti e incomplete
Scritto da Dan Gubler
Aggiornato 7 mesi fa

Ai fini dei controlli di qualità, questo articolo copre le registrazioni delle schede attività mancanti e le voci degli orari non completamente completate.

Scheda attività mancante

Per gli utenti impostati in modalità full e part-time, il giorno precedente viene confrontato automaticamente con la settimana lavorativa memorizzata nel profilo e viene verificata la presenza di una scheda attività mancante. Se una scheda attività mancante si trovava in un giorno lavorativo, questo giorno viene riportato con le ore del piano giornaliero negate. Questo viene mostrato nell'app utente My Time come segue:

L'app non attiva alcuna notifica specifica sui fogli presenze persi. Tuttavia, per le date interessate l'utente visualizza un saldo giornaliero negativo, come mostrato sopra, che riduce di conseguenza il saldo accumulato. Se il periodo non è bloccato, l'utente può navigare fino alla data pertinente e inserire retrospettivamente la scheda attività nella pagina Attività giornaliere come mostrato sopra e il saldo maturato verrà aggiornato.

Nell'interfaccia di amministrazione, questi record sono identificati nei report con l'etichetta "Scheda mancante". All'interno della voce di menu Gestisci scheda attività l'amministratore può interrogare per intervallo di date e filtrarli utilizzando l'opzione di ricerca, come illustrato:

Ora hai la possibilità di esportare questi record (vedi le icone sopra i risultati) e di inoltrarli agli utenti per la pulizia. In alternativa, l'amministratore può aggiungere la scheda attività mancante per conto dell'utente direttamente nell'interfaccia di amministrazione utilizzando il pulsante blu come mostrato nell'immagine sopra.

Timesheet incompleti

L'utente potrebbe aver dimenticato di effettuare il check-out (non è stato effettuato alcun check-out) e l'ora di fine non è stata registrata o alcune attività sono state perse in quel giorno. Se manca l'ora di fine, per il saldo giornaliero vengono considerate le ore normali giornaliere negative. Queste voci incomplete possono essere cercate nel Rapporto Dettagliato sotto i rapporti del team come segue:

  • Cerca le righe con un saldo giornaliero negativo, ad es. digitare -8
  • Ricerca di righe con saldi giornalieri negativi notevolmente elevati (saldi contrassegnati in rosso)

Un esempio:

Non vuoi controllare gli straordinari?

Se i controlli di cui sopra non sono necessari per il tuo utente o la marcatura delle schede mancanti è fastidiosa, ti consigliamo di cambiare il profilo utente in "Basico", per cui Staff Times non effettua alcun controllo. Ulteriori informazioni sulle modifiche allo stato degli utenti qui.

Malfunzionamenti

Fondamentalmente, l'app utente My Time funziona anche in uno stato offline e la sincronizzazione con l'interfaccia di amministrazione avviene non appena il dispositivo torna su Internet. In rari casi può accadere che si sia verificato un errore di trasmissione in cui il record non è stato passato nell'interfaccia di amministrazione a causa di connessioni fluttuanti. Vi preghiamo di contattarci se doveste riscontrare un simile incidente. Correggeremo immediatamente l'errore. Controlliamo continuamente la qualità attraverso audit selettivi e li correggiamo con gli aggiornamenti delle app.

Nel tuo ruolo di amministratore, ti consigliamo di effettuare un controllo di chiusura mensile alla fine di ogni mese.

Monitoraggio del tempo di riposo

Ti consigliamo di prendere nota delle leggi sul lavoro per il tuo settore nel tuo paese. I nomi delle attività utilizzate per la registrazione possono essere attivati con un tempo di pausa. Scopri di più sui diversi modi per tenere traccia della giornata lavorativa. Utilizza il rapporto di riepilogo giornaliero per esaminare la cronologia di monitoraggio di ciascun dipendente e identificare il tempo di riposo. Inoltre, fai riferimento alle impostazioni predefinite del tuo account in cui è possibile attivare i parametri di conformità per segnalare ai tuoi utenti tempi di riposo insufficienti. Il rapporto può essere esportato in Excel per una revisione più approfondita e l'aggiunta di formule (include conversioni di minuti). Possiamo supportarti in questo. Ci contatti per favore.

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