La clôture mensuelle

Activités recommandées pour vos rapports de fin de mois
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 7 mois

Pour les utilisateurs en mode de suivi à temps plein et à temps partiel, Staff Times examine les entrées précédentes de l'utilisateur par rapport à la semaine de travail configurée. Cela signifie que les jours ouvrables sans saisie de temps ou des saisies de temps incomplètes (par exemple sans heure de fin) sont signalés et signalés avec un solde journalier négatif. L'utilisateur les verra sur la page "Solde hebdomadaire" de l'application comme ceux qui ont été calculés avec un solde quotidien négatif, comme indiqué ci-dessous :

Pour mettre à jour la feuille de temps manquante ou incomplète, l'utilisateur peut simplement naviguer jusqu'à cette date à condition que cette plage de dates n'ait pas été verrouillée. Un verrouillage de plage de dates mensuelles est activé quelques jours après la fin du mois en fonction des paramètres du profil de l'employé.

Une entrée de temps manquante peut être intentionnelle dans certains cas si, par ex. brûler des heures supplémentaires est souhaitable. Pour la compensation des heures supplémentaires par le biais de congés, nous vous recommandons de le signaler avec un nom d'activité dédié. Vous souhaiterez peut-être créer un nom d'activité appelé "Heures supplémentaires brûlées", qui est configuré pour "ne pas compter" par rapport aux heures du plan, ce qui produit un solde négatif. Dans le cas d'absences générales, l'employé doit toujours utiliser les noms d'activité configurés spécifiquement pour les absences rémunérées (par exemple, maladie/accident, séminaire, vacances, etc.) via le bouton bleu du menu Fast Check-in.

À la fin du mois, nous recommandons à l'administrateur de suivre cette procédure ;

1. Vérifiez les saisies de l'utilisateur

Utilisez les rapports « Rapport résumé » ou « Rapport détaillé » pour vérifier les entrées de temps incomplètes et manquantes. Les temps de repos et de pause doivent également être correctement enregistrés en fonction de vos réglementations locales en matière de tenue de registres. Contactez votre employé pour clarifier de tels cas.

2. Vérifiez le rapport détaillé 

les soldes mensuels et le total des heures supplémentaires accumulées sont enregistrés dans le rapport, comme indiqué :

  • Solde pour la plage : les heures supplémentaires accumulées au cours du début et de la fin de la période sélectionnée (voir Ma plage de dates dans l'image).
  • Solde au début de la plage : les heures supplémentaires accumulées jusqu'au début de la plage de dates sélectionnée.
  • Solde à la fin de la plage : le solde des heures supplémentaires à la fin de la plage de dates. Si le mois en cours a été sélectionné, cela se traduit par le solde actuel des heures supplémentaires accumulées.

À des fins de documentation, il est conseillé d'exporter ce rapport au format PDF pour la période en cours et d'en envoyer une copie au salarié, comme dans l'exemple suivant :

Une signature d'accusé de réception peut être demandée à l'employé au besoin. Ce rapport peut également être exporté au format CSV ou Excel pour un traitement ultérieur pour la comptabilité salariale et pour votre comptable.

3. Rémunération des heures supplémentaires

Si un paiement d'heures supplémentaires est dû, un ajustement pour les heures correspondantes peut être attribué au 31 du mois précédent ou au 1er du mois en cours avec une remarque d'ajustement qui apparaîtra dans le champ Désignations du rapport détaillé. Consultez les instructions d'ajustement des heures supplémentaires via le profil de l'employé.

4. Facturation client et projet

Si votre entreprise utilise la fonctionnalité "groupe" et que la main-d'œuvre a été enregistrée par rapport aux projets clients, vous devez utiliser le rapport principal pour sélectionner le projet correspondant et exporter ces données pour la facturation et le traitement en aval si nécessaire.

5. Statut Avoirs de Vacances

Vérifiez le rapport "Congé annuel" où l'allocation annuelle et les soumissions des utilisateurs sont répertoriées avec le solde restant. Dans l'application, cet aperçu peut être consulté dans le menu 'Plus' de l'écran 'Mes absences' et dans les pages 'Conditions d'emploi'. Si les avoirs de vacances doit être ajusté, un ajustement peut être effectué dans le profil de l'employé à l'écran «Définir les termes» en journées entières ou en demi-journées.

6. Licenciement d'un employé

En cas de départ, la période d'emploi peut être expirée dans le profil de l'employé. Veuillez vérifier au préalable le solde des heures supplémentaires accumulées en exécutant le rapport détaillé et en vérifiant les avoirs de vacances, et effectuez les ajustements nécessaires. Dans une dernière étape, cliquez sur 'Expire' qui archive cet employé et l'historique des feuilles de temps correspondantes est exclu du rapport principal. En savoir plus ici.

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