Nous recommandons la procédure suivante en cas de départ d'un employé :

1. L'employé donne son préavis : Dès que l'employé annonce son départ, le responsable des ressources humaines doit en être informé afin de prendre les mesures appropriées.
2. Examen des arriérés : l'administrateur doit demander à l'employé de s'assurer que les journaux de temps sont complets et à jour. S'il y a des divergences ou des entrées manquantes, l'employé doit être invité à les clarifier et à les soumettre à nouveau dans Staff Times. L'administrateur peut consulter les données historiques des feuilles de temps via le rapport détaillé de l'employé ainsi que son rapport sur les congés annuels à partir du centre d'administration de Staff Times. Cette information est importante pour enregistrer correctement les heures de travail restantes et régler les soldes.
3. Communication avec l'employé : l'administrateur doit informer l'employé de la manière d'utiliser les heures de travail ou les jours fériés restants. Des instructions claires doivent être données quant à la manière et à la date à laquelle ces informations doivent être fournies.
4. Calcul des droits aux vacances ou de la rémunération des heures supplémentaires : sur la base des informations fournies par l'employé, l'administrateur peut calculer les jours de vacances ou les heures supplémentaires restants. Pour les congés restants, nous vous recommandons d'utiliser le calculateur de Staff Times. Pour plus d'informations, voir Configurer les congés annuels. Les lignes directrices et les accords contractuels pertinents doivent être pris en compte.
5. Documentation et archivage : toutes les informations pertinentes sur les heures de travail restantes, les jours de vacances et les heures supplémentaires doivent être documentées et archivées dans les dossiers personnels de l'employé et dans le système de Staff Times. Nous recommandons que le rapport détaillé et le rapport sur les congés annuels soient publiés au format PDF. Cela permet d'assurer la traçabilité et la sécurité juridique.
6. Désinscription de l'employé du temps du personnel : une fois que toutes les entrées de temps libre et les droits aux congés ont été traités, après la date de départ, le statut de l'employé dans Staff Times doit être défini sur Expiré. Cela garantit qu'aucune autre saisie ne peut être effectuée pour ce salarié.
7. Archivage des données : Une fois les étapes ci-dessus terminées et le mandat de l'employé partant expiré, les données des feuilles de temps sont archivées en toute sécurité afin qu'elles puissent être consultées à l'avenir si nécessaire. Cela permet également de respecter les exigences de conservation et les réglementations en matière de protection des données.