Vorgehen bei einem Mitarbeiteraustritt aus Sicht der Zeiterfassung:
- Ankündigung des Mitarbeiteraustritts: Sobald der Mitarbeiter seinen Austritt ankündigt, sollte der Personal-Administrator informiert werden, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
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Überprüfung der offenen Zeiteinträge: Der Administrator sollte den Mitarbeiter bitten, sicherzustellen, dass die Zeiterfassung vollständig und aktuell eingetragen wurde. Falls es Unstimmigkeiten oder fehlende Einträge gibt, sollte der Mitarbeiter gebeten werden, diese nachzureichen. Der Administrator kann sich über die Adminzentrale von Staff Times ein Bild der Verlaufsdaten via dem Detailbericht des Mitarbeiters sowie deren Urlaubsguthaben Bericht verschaffen. Diese Informationen sind wichtig, um die restliche Arbeitszeit korrekt zu erfassen und entsprechende Abrechnungen vorzunehmen.
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Kommunikation mit dem Mitarbeiter: Die Administrator sollte den Mitarbeiter darüber informieren, wie er die verbleibenden Arbeitsstunden oder Urlaubstage nutzen kann. Es sollten klare Anweisungen gegeben werden, wie und bis wann diese Informationen übermittelt werden müssen.
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Berechnung von Urlaubsansprüchen oder Überstundenvergütung: Basierend auf den gemeldeten Informationen des Mitarbeiters kann der Administrator den verbleibenden Urlaubstage oder Überstunden berechnen. Für den verbleibenden Urlaubstage-Anspruch empfehlen wir den Staff Times Rechner zu verwenden. Weiteres erfahren Sie unter Urlaubsguthaben einrichten. Dabei sollten die entsprechenden Richtlinien und arbeitsvertraglichen Vereinbarungen berücksichtigt werden.
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Dokumentation und Archivierung: Alle relevanten Informationen zu den ausstehenden Arbeitszeiten, Urlaubstagen und Überstunden sollten in den Personalakten des Mitarbeiters sowie im Staff Times System dokumentiert und archiviert werden. Wir empfehlen dem austretenden Mitarbeiter den Detailbericht und Urlaubsguthaben-Bericht als PDF-Ausgabe auszustellen. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und der rechtlichen Absicherung.
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Abmeldung des Mitarbeiters bei Staff Times: Sobald alle offenen Zeiteinträge und Urlaubsansprüche bearbeitet wurden, sollte nach dem Austrittsdatum der Status des Mitarbeiters im Staff Times auf Beendet gesetzt werden (Laufzeit beenden). Dadurch wird sichergestellt, dass keine weiteren Einträge für diesen Mitarbeiter erfasst werden können.
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Archivierung der Daten: Nach Abschluss obiger Schritte bzw. Beenden der Laufzeit des ausgeschiedenen Mitarbeiters werden die Zeiterfassungsdaten sicher archiviert, um auf sie bei Bedarf in der Zukunft zugreifen zu können. Dies ermöglicht auch die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Datenschutzbestimmungen.
