Si consiglia la seguente procedura in caso di uscita di un dipendente:

1. Il dipendente dà preavviso: non appena il dipendente annuncia la sua partenza, l'amministratore delle risorse umane dovrebbe essere informato per prendere le misure appropriate.
2. Revisione degli arretrati: l'amministratore dovrebbe chiedere al dipendente di assicurarsi che i registri orari siano completi e aggiornati. In caso di discrepanze o voci mancanti, al dipendente dovrebbe essere chiesto di chiarirle e ripresentarle entro Staff Times. L'amministratore può rivedere i dati storici delle schede attività tramite il rapporto dettagliato del dipendente e il rapporto sulle ferie annuali dall'interfaccia di amministrazione di Staff Times. Questa informazione è importante per registrare correttamente le restanti ore di lavoro e regolare i saldi.
3. Comunicazione con il dipendente: l'amministratore deve informare il dipendente su come utilizzare le restanti ore lavorative o le ferie. Dovrebbero essere fornite istruzioni chiare su come ed entro quando queste informazioni devono essere fornite.
4. Calcolo dei diritti alle ferie o del compenso per gli straordinari: in base alle informazioni riportate dal dipendente, l'amministratore può calcolare i giorni di ferie rimanenti o gli straordinari. Per le ferie rimanenti, si consiglia di utilizzare il calcolatore di Staff Times. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle ferie annuali. Dovrebbero essere presi in considerazione gli orientamenti e gli accordi contrattuali pertinenti.
5. Documentazione e archiviazione: tutte le informazioni rilevanti sulle ore di lavoro in sospeso, i giorni di ferie e gli straordinari devono essere documentate e archiviate negli archivi del personale del dipendente e nel Sistema di Staff Times. Si consiglia di emettere il rapporto dettagliato e il rapporto sulle ferie annuali come output PDF. Ciò serve a garantire la tracciabilità e la sicurezza giuridica.
6. Cancellazione della registrazione del dipendente da Staff Times: una volta elaborati tutti gli inserimenti dell'orario di apertura e i diritti alle ferie, dopo la data di partenza, lo stato del dipendente in Staff Times deve essere impostato su Scaduto. Ciò garantisce che non possano essere effettuate ulteriori registrazioni per questo dipendente.
7. Archiviazione dei dati: Una volta completate le fasi di cui sopra e scaduto il mandato del dipendente uscente, i dati delle schede attività vengono archiviati in modo sicuro in modo da potervi accedere in futuro, se necessario. Ciò consente anche la conformità ai requisiti di conservazione e alle normative sulla protezione dei dati.