Für Benutzer im Vollzeit- und Teilzeit Erfassungsmodus prüft Staff Times den Vortag jeweils auf Vollständigkeit der Zeiterfassung gegenüber der definierten Arbeitswoche. Dies bedeutet, dass Arbeitstage ohne einen Zeiteintrag oder nicht fertig erfasste Zeiteinträge (z.B. ohne Endzeit) jeweils mit einem negativen Tagessaldo bewertet werden. Der Mitarbeiter erkennt diese im Bild "Wochenbilanz" als solche, die mit einem negativen Tagessaldo berwertet wurden, wie nachfolgend abgebildet:

Um den betreffenden Termin zu korrigieren, kann der Benutzer auf den Termin zurückkehren und diesen nacherfassen sofern die Monatsperre noch nicht aktiviert wurde. Eine Monatssperre wird in der Regel einige Tage nach Monatsende aktiviert aufgrund der Einstellungen im Mitarbeiterprofil. 

Ein fehlender Zeiteintrag kann in gewissen Fällen beabsichtigt sein wenn, z.B. ein Überstundenabbau erwünscht ist. Als Alternative empfehlen wir ein dezidiertes Zeitkonto dafür zu verwenden, z.B. ein Zeitkonto erstellen namens 'Stundenabbau', welches gegenüber der Sollzeit mit "nicht zählen" eingerichtet ist. Bei bezahlten Abwesenheiten sollten vom Mitarbeiter immer die dafür eingerichteten Zeitkonten verwendet werden (Krank/Unfall, Seminar, Urlaub, usw.).

Bei Monatsende empfehlen wir dem Administrator folgendes Vorgehen:

1. Erfassungskontrolle: benutzen Sie die Berichte 'Masterbericht' oder 'Detailbericht' um nach unvollständigen und fehlenden Zeiteinträgen zu prüfen. Auch die Ruhezeiten sollten korrekt erfasst bzw. ersichtlich sein. Kontaktieren Sie Ihren Mitarbeiter um solche Fälle zu klären.

2. Detailbericht prüfen: Die Monatssalden sowie die gesamten, aufgelaufenen Überstunden werden im Bericht festgehalten, wie abgebildet: 

• Saldo im Zeitraum: die gesammelten Überstunden welche entstanden sind innerhalb dem ausgewählten Zeitraum-Anfang und Zeitraum-Ende (siehe Mein Zeitraum im Abbild)

• Saldo vor Zeitraum: die bis zum Zeitraum-Anfang angesammelten Überstunden

• Saldo nach Zeitraum: die am Zeitraum-Ende bestehende Überstundenbilanz. Wenn der aktuelle Monat ausgewählt wurde ergibt das die aktuelle Gesamtbilanz. 

Zur Dokumentation empfiehlt es sich, diesen Bericht für den aktuellen Zeitraum im PDF zu exportieren und eine Kopie dem Mitarbeiter zuzustellen, wie nachfolgendes Beispiel:

Je nach Bedarf ist beim Mitarbeiter eine Unterschrift einzufordern. Zur Weiterverarbeitung für die Lohnbuchhaltung bzw. für den Treuhänders kann dieser Bericht zusätzlich im CSV- oder Excel-Format exportiert werden. 

3. Überstunden Abgeltung: falls eine Auszahlung der Überstunden ansteht, kann der entsprechende Stundenwert mit einer Stundenanpassung auf den 31. oder den 1. des Monats samt Bezeichnung zugeordnet werden. Prüfen Sie die Instruktionen für Stundenanpassungen im Mitarbeiterprofil.   

4. Kunden/Projekt-Abrechnung: wenn Ihr Unternehmen die Möglichkeit von Gruppen anwendet und Arbeiten für Kundenprojekte erfasst wurden, kann der Masterbericht für das entsprechende Projekt ausgewertet und nach Bedarf für die Weiterverrechnung exportiert werden.

5. Urlaub/Ferien Restguthaben: prüfen Sie den Bericht 'Urlaub Restguthaben' in dem das Startguthaben, sowie die eingereichten Urlaub- bzw. Ferientage mit aktuellem Restsaldo aufgeführt werden. In der Mitarbeiter-App kann diese Übersicht im Menü 'Mehr' im Bild 'Meine Absenzen', sowie im Bild 'Anstellungsverhältnis' abgefragt werden. Falls eine Korrektur des Urlaubsaldos durchgeführt werden soll, kann dies im Mitarbeiterprofil im Bild 'Anstellung einrichten' in ganzen oder halben Tagen erfasst werden. 

6. Austritt eines Mitarbeiters: sollte ein Austritt anstehen, kann das Arbeitsverhältnis im Mitarbeiterprofil beendet werden. Bitte vorher den aufgelaufenen Überstundensaldo mittels Detailbericht, sowie das Urlaub-Restguthaben überprüfen und bei Bedarf entsprechende Stundenanpassungen vornehmen. Als letzter Schritt auf 'Beenden' klicken, womit dieser Mitarbeiter archiviert wird und der entsprechende Zeiterfassungsbestand vom Masterbericht ausgeschlossen wird.