Das Urlaubsguthaben wird im Anstellungsverhältnis des Benutzers eingerichtet. Im Anstellungsbild besteht ein Urlaubsrechner auf der rechten Bildhälfte wie unten abgebildet, welcher aufgrund des Standard-Jahresguthaben, dem Anstellungsstart und des Arbeitspensums automatisch ein anteiliges Urlaubsguthaben liefert. Das errechnete Urlaubsguthaben kann bei Bedarf manuell angepasst werden. Möchten Sie ein Pensumwechsel berechnen, so verwenden Sie unseren Urlaubsrechner.

Im Detail geht das so..

Erstellen Sie einen Benutzer und sein Anstellungsverhältnis in dem Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen klicken. Nachdem Sie die allgemeinen Mitarbeiterangaben erfasst haben, werden Sie im zweiten Bild Anstellung einrichten aufgefordert, den Erfassungsmodus zu bestimmen. Wählen Sie den Erfassungsmodus Vollzeit oder Teilzeit entsprechend dem Beschäftigungsgrad Ihres Mitarbeiters. Wählen Sie den Zeitraum Start welches die pro-Rata Berechnungsgrundlage für das Guthaben bildet. In der rechten Bildhälfte im Urlaubsrechner erscheint das errechnete Ergebnis. Die Berechnung erfolgt auf Basis einer 5-Tage Arbeitswoche. Siehe nachfolgendes Abbild:

Als nächstes muss die Arbeitswoche bestätigt werden. Das Pensum in % bei einer Teilzeitanstellung entsprechend anpassen, wobei der Sollwert entsprechend auf den Tagessoll übertragen wird. Klicken Sie auf die Häkchen um die Arbeitswoche bzw. Einsatztage zu bestimmen (bei Vollzeit werden Montag bis Freitag voreingestellt). Beachten Sie bitte die Möglichkeiten eines variablen Teilzeit-Modells. Auf Basis der Anzahl Arbeitstage welche durch die gesetzten Häkchen gewählten Tage summiert werden, aktualisiert der Urlaubsrechner das Jahresguthaben im Urlaubsrechner. 

Abweichende Urlaubsguthaben

Wenn für den Mitarbeiter ein anderer Jahresurlaub gilt, z.B. für leitende Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Dienstalterszulagen, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Den Differenzwert (z.B. zusätzliche 5 Tage Urlaub) kann im Bild Anstellung einrichten unter Element Anpassung Guthaben erfasst werden, wie nachfolgend abgebildet. Diese Anpassung erscheint im Menü Mitarbeiter & Berichte unter Urlaub Restguthaben als Anpassungseintrag.

• Den 'Firmenwert' kurzzeitig anpassen: In das Menu Vorgaben wechseln und den allgemeinen Firmenwert für Jahresurlaub entsprechend erhöhen (z.B. von 20 auf 25 Tage), wie nachfolgend abgebildet. Bitte beachten, dass der neue Wert jeweils bei neuen Mitarbeitern sowie beim Vorgang Urlaubsübertrag am Jahresende bei allen Mitarbeitern angewendet wird. Daher empfiehlt es sich, den Firmenwert nach diesem Vorgang jeweils auf den Basiswert zurückzusetzen. 

• Wen für verschiedene Firmenstandorte (z.B. in verschiedenen Ländern) unterschiedliche Jahresurlaub-Guthaben gelten, empfehlen wir bei grösseren Belegschaften für jeden Standort ein eigenes Zeiterfassungskonto zu erstellen (z.B. Firma XYZ Schweiz, Firma XYZ USA, usw.). Preislich haben Sie hier keine Nachteile. Bitte besprechen Sie Ihre Situation mit uns.

Resturlaub bei Austritt eines Mitarbeitenden

Für die Abrechnung bzw. die Ermittlung des Resturlaubs des ausscheidenden Mitarbeiters sollte der verbleibende Anspruch mittels Staff Times Urlaubsrechner berechnet werden. Der ermittelte Urlaubs-Restanspruch kann anschliessend durch eine Anpassung mit Vermerk im Abschnitt Urlaubszuteilung entsprechend reduziert bzw. ausgebucht werden. Wir empfehlen den finalen Urlaubsguthaben-Bericht als PDF Ausgabe aufzubewahren. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und der rechtlichen Absicherung.

Urlaubsübertrag zum Jahresende

Basierend auf dem Parameter für das Geschäftsjahresende, i.d.R. ist das der 31.12., zeigt Staff Times am rechten Ende der Listenansicht eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Übertrag an (siehe Abbildung unten).

Wenn Sie auf Übertrag klicken, wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem die verbleibende Anzahl von Urlaubstagen des abgelaufenen Jahres (Urlaubsguthaben) und der vorgeschlagene neue Jahresurlaub für das kommende Jahr angezeigt werden. Wenn Sie bestätigen, dass Sie fortfahren möchten, wird automatisch der Jahresurlaub für die neue Periode erstellt. Sobald der Übertrag durchgeführt ist, können Ihre Mitarbeiter wiederum Urlaubstage für den neuen Zeitraum einreichen und der neue Jahresurlaubssaldo ist unter 'Urlaubsguthaben' in der mobilen App nachgeführt.

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