La solution cloud Staff Times se compose d'un centre d'administration sur le Web, également appelé panneau de contrôle Web, et d'une application mobile pour l'enregistrement du temps de votre personnel, également appelée application mobile des membres. Voir l'illustration ci-dessous.

Lorsque vous avez créé votre compte d'entreprise avec Staff Times, vous avez reçu un e-mail de bienvenue pour activer votre compte d'entreprise et un e-mail d'invitation pour un utilisateur test nommé "Joe Sample". Votre première étape consiste à activer votre compte d'entreprise et votre panneau de contrôle Web en cliquant sur le lien d'activation dans l'e-mail à partir d'un ordinateur. Veuillez noter que le panneau de contrôle Web n'est pas optimisé pour les petits écrans, vous devez donc vous connecter à partir d'un appareil de taille d'écran standard (ordinateur, ordinateur portable ou tablette). De plus, un utilisateur test nommé Joe Sample a été configuré avec votre identifiant de messagerie, y compris des exemples de données, afin que vous puissiez rapidement essayer l'application sur votre smartphone du point de vue de l'utilisateur et obtenir votre première expérience avec Staff Times.

Veuillez vous connecter au panneau de contrôle et passer par les paramètres par défaut et les mettre à jour pour qu'ils correspondent à l'environnement de votre entreprise.

Le panneau de configuration Web - commençons

Une fois connecté, vous arriverez sur l'écran d'accueil nommé « Tableau de bord », comme illustré ci-dessous. Veuillez prendre note du messager intégré à l'application, où vous pouvez nous envoyer des messages et consulter de nombreux articles et guides avec des explications sur diverses fonctionnalités. Profitez des visites guidées des produits pour découvrir les sections ci-dessous. Le messager intégré à l'application est situé dans le coin inférieur droit de l'écran, comme indiqué ci-dessous.

Sur le côté gauche se trouve la barre de menu. Nous vous recommandons de cliquer sur les éléments de menu individuels et de parcourir les visites guidées automatiques des produits fournies.

Gérer les utilisateurs

Un utilisateur de test nommé "Joe Sample" est automatiquement configuré avec votre identifiant de messagerie et un e-mail d'invitation envoyé à votre adresse e-mail pour vous permettre d'essayer l'application mobile pour le suivi du temps. Cliquez sur "Joe Sample" pour parcourir les pages de détails et vérifier les options de paramètres. Vous pouvez renommer cet utilisateur à votre nom si vous le souhaitez. Voir ci-dessous la vue en liste et l'option pour ajouter un employé (voir bouton "Ajouter un employé) :

Lorsque vous ajoutez un employé, vous configurez les conditions d'emploi pour cet utilisateur. Votre utilisateur peut être configuré avec le mode de suivi 'Temps plein', 'Temps partiel', 'Basique' ou 'Inactif'. Une fois que vous avez parcouru tous les écrans et enregistré le profil d'emploi, la dernière étape déclenchera le courrier d'invitation avec les informations d'identification personnelles de votre utilisateur.

Gérer les activités

Vérifiez le menu de gauche pour Gérer les activités. Un ensemble par défaut de noms d'activité communs a été créé pour vous aider à démarrer. Ces noms apparaîtront sur l'application mobile pour vos utilisateurs pendant le temps de connexion. Voir l'illustration.

Les noms d'activité peuvent être configurés pour être utilisés sur trois niveaux comme suit :

• l'entreprise : l'accès général est accordé à tous les utilisateurs de l'application mobile à l'échelle de l'entreprise.
• équipe : l'accès est donné au personnel qui a été affecté à ce rôle (équipe par défaut 'Divers'). Pensez à créer des équipes avec Chef d'équipe sur lesquels vous voudriez rapporter comme 'Région du Nord' ou 'Région du Sud'.
• groupe : l'accès est activé pour le personnel affecté à ce groupe (groupe par défaut 'Divers'). Cette fonctionnalité est utilisée par les entreprises qui souhaitent suivre les commandes des clients et projeter le temps par rapport au plan. Pensez à créer des groupes pour les projets et les clients auxquels vous souhaitez attribuer des noms d'activité pour les services fournis.

Pour configurer et affecter votre personnel à un rôle ou à un groupe, vérifiez les options du menu de gauche pour Gérer le rôle et Gérer le groupe. Souhaitez-vous allouer vos services à des groupes spécifiques tels que des clients et des projets ? Souhaitez-vous affecter des équipes à des noms d'activité spécifiques ? alors vous pourriez envisager de créer des équipes.

L'application mobile "My Time"

Ouvrez l'e-mail d'invitation depuis la boîte aux lettres de votre smartphone, téléchargez l'application et commencez à enregistrer votre temps sur l'application mobile. Voici une illustration de la page de saisie des activités quotidiennes de l'application mobile :

Vérifiez vos rapports pour cet utilisateur. Revenez à votre ordinateur et connectez-vous au panneau de contrôle pour vérifier les heures enregistrées de votre personnel avec le rapport détaillé de Afficher les rapports. Vérifiez les soldes d'heures supplémentaires et les activités par rapport aux soldes récapitulatifs de l'application mobile. Voir l'illustration :

Références et assistance supplémentaires

Veuillez prendre note des visites guidées des produits et des ressources supplémentaires fournies dans la messagerie intégrée à l'application lorsque vous êtes connecté. Consultez ces guides pour configurer votre utilisateur - conditions d'emploi et configurer les noms d'activité. Veuillez utiliser le messager où vous pouvez clarifier vos questions avec nous. De plus, nous sommes heureux de fournir gratuitement une formation et une démonstration de Staff Times à votre demande. Veuillez nous en informer. Les fonctionnalités complètes de Staff Times sont à votre disposition pour des tests pendant un mois complet. Si vous souhaitez vous abonner, sélectionnez simplement les utilisateurs auxquels vous souhaitez vous abonner dans la liste des abonnements et suivez ces instructions. Nous apprécions votre intérêt pour Staff Times. En tant que membre d'une communauté d'utilisateurs grandissante, félicitations pour avoir découvert Staff Times et bienvenue dans le club !