Erste Schritte

Ihre neues Zeiterfassungskonto
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 1 Jahr

Die  Cloud Lösung von Staff Times besteht aus einer Administrations-Zentrale im Web, auch Steuer- oder Bearbeitungszentrale genannt, und einer mobilen Mitarbeiter App für die Zeiterfassung, auch App genannt. Siehe nachfolgendes Bild:

Die Bausteine zum Einrichten der Zeiterfassung 

Das Einrichten Ihres Unternehmens beinhaltet mit fünf Bausteine, wie nachfolgend abgebildet:  

Bei der Erstellung Ihres Zeiterfassungskontos erhielten Sie ein Willkommens-Mail zum Aktivieren Ihres Admin-Kontos, sowie ein Einladungsmail für den Testbenutzer "Hans Muster". All erstes gilt es Ihr Admin-Konto zu aktivieren in dem Sie von einem Computer aus den Aktivierungs-Link im Email anklicken und sich erstmalig einloggen. Gleichzeitig wurde mit Hans Muster ein fiktiver Testbenutzer auf Ihre Email-Adresse vorinstalliert samt Beispiel-Daten, damit Sie so schnell wie möglich die App auf Ihr Gerät installieren und erste Erfahrungen  mit der App machen können.

Wenn Sie sich in das Admin-Konto einloggen stehen Ihnen in der Admin-Zentrale in der linken Menüleiste verschiedene Bereiche zur Verfügung, um die Grundeinstellungen für Ihr Unternehmen einzurichten. 

Die Administratoren-Zentrale - so geht's los

Wenn Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, gelangen Sie in das Grundbild wie abgebildet. Bitte achten Sie auf unseren In-App Messenger, wo Sie uns Mittelungen senden und aus vielen Hilfsartikeln & Anleitungen Erklärungen zu diversen Funktionen abfragen können. Nutzen Sie auch die bereitgestellten Besichtigungstouren um die nachfolgenden Bereiche näher kennenzulernen. Der In-App Messenger befindet sich im Bildschirm jeweils unten rechts, wie nachfolgend abgebildet:

Auf der linken Seite befindet sich die Menüleiste. Wir empfehlen Ihnen den einzelnen Menüpunkt anzuklicken und die jeweils automatisch ausgelöste Besichtigungstour durchzuspielen. 

Benutzer verwalten

Es wurde für Sie ein Testbenutzer namens "Hans Muster" angelegt sowie eine Einladungsmail für diesen Benutzer für die Zeiterfassung an Ihre Email-Adresse gesendet. Diesen Benutzer können Sie auf Ihren Namen umbennen. Klicken Sie auf den linken Menüpunkt Benutzer verwalten und danach auf den Namen "Hans Muster", um die verschiedenen Bilder durchzuspielen und die Einstellungsmöglichkeiten kennenzulernen.

Benutzen Sie den Button "Mitarbeiter hinzufügen" um weitere Mitarbeiter anzulegen. Wenn Sie die Bilder zum Anstellungsverhältnis durchgearbeitet und gespeichert haben, wird beim letzten Schritt eine Einladungs-Email ausgelöst. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter jeweils im Erfassungmodus "Vollzeit", "Teilzeit", "Einfach" und "Inaktiv" einzurichten. 

Zeitkonen verwalten

Klicken Sie im linken Menüpunkt auf Zeitkonten verwalten. Es wurde ein Grundstock an typischen Zeitkonten als Starthilfe vorinstalliert. Diese Zeitkonten stehen auf der mobilen App für die Zeiterfassung zur Verfügung. Siehe Abbild.

Ihre Zeitkonten können auf drei Arten verwaltet werden: 

  • Geltungsbereich Allgemein. Der Geltungsbereich bzw. Zugriff auf dieses Zeitkonto ist unternehmensweit für alle Mitarbeiter sichtbar.

  • Geltungsbereich Rolle. Der Geltungsbereich ist für Mitarbeiter welche einer Rolle zugeordnet wurden (Standard-Rolle 'Diverse'). Überlegen Sie sich Rollen zu erstellen, zu denen Sie gerne separate Berichte erstattet haben möchten, z.B. "Aussendienst" oder "Innendienst", etc.

  • Geltungsbereich Gruppe. Der Geltungsbereich ist für Mitarbeiter einer Gruppe (Standard-Gruppe 'Diverse'). Diese Möglichkeit eignet sich vor allem für Firmen welche neben der reinen Zeiterfassung auch die Aufrags- bzw. Projektzeiter- fassung mitführen möchten. Überlegen Sie sich Gruppen für Projekte und Kunden zu erstellen, denen Sie bestimmte Zeitkonten für Leistungen zuweisen möchten.

  • Im linken Menüpunkt prüfen Sie die weiteren Bereiche Gruppen verwalten und Rollen verwalten. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Zeiterfassung organisieren möchten und erstellen Sie entsprechende Gruppen & Rollen.

Die App

Das Email bzw. Einladungsmail an Hans Muster enthält die persönlichen Zugangsdaten zum Download der mobilen App aus dem App Store (iOS Apple) oder Play Store (Android). Nun können Sie die mobile App kennenlernen und erste Zeiteinträge erfassen. 

Nachfolgend ein Blick auf die mobile Zeiterfassungs-App:

Abfragen der erfassten Zeiteinträge dieses Benutzers: Nachdem die ersten Zeiteinträge erfasst sind, kehren Sie zu Ihrem Computer zurück, loggen sich im Admin-Konto ein und prüfen in Ihrer Rolle als Administrator des Unternehmens die Auswertungsmöglichkeiten der Mitarbeiter unter "Berichte ansehen" > Berichte abfragen, um die Zeiteinträge und Salden Ihres Mitarbeiters abzufragen. Hier eine Vorschau des Detailberichtes:

Weitere Ressourcen & Support

Erfahren Sie mehr mit den Hilfsartikeln zum Thema Mitarbeiter einrichten und Zeitkonten einrichten. Stellen Sie uns Ihre Frage per In-App Messenger. Wir bieten auf Ihren Wunsch eine kostenlose Schulung bzw. Demonstration der verschiedenen Elemente an. Bitte melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns, Sie an Bord zu haben. Als Teil einer wachsenden Benutzer-Gemeinde, sagen wir: Glückwunsch zur Entdeckung von Staff Times! 

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