Domande frequenti per gli amministratori

Domande frequenti su Staff Times dal punto di vista del proprietario dell'account
Scritto da Dan Gubler
Aggiornato 7 mesi fa

Ci auguriamo che troverai utili le seguenti domande frequenti (FAQ) e le relative risposte. Assicurati di controllare anche i nostri tutorial video nel nostro canale YouTube.

Dove posso trovare una guida per l'utente?

Ci auguriamo che Staff Times sia abbastanza autonomo. Tuttavia, l'Help Center dovrebbe essere il tuo punto di riferimento in cui vengono pubblicati articoli su varie funzionalità di Staff Times e scenari di amministrazione che potresti dover affrontare. Per trovare ciò che stai cercando puoi fare clic e sfogliare e passare attraverso gli articoli nell'ordine in cui sono pubblicati o semplicemente digitare una parola di ricerca nell'opzione di ricerca come illustrato:

Il tuo utente avrà accesso a questa breve guida generale dall'app mobile che mette in evidenza gli elementi essenziali dal punto di vista di un membro del team. Se hai ulteriori domande, contattaci all'indirizzo support@stafftimes.com o usa il messenger in-app. Siamo felici di aiutarti! 😁

Come cambio la password del mio account?

Fai clic sul nome della tua azienda nell'angolo in alto a destra e trova "Il mio profilo". Troverai l'opzione di modifica (icona a forma di matita) e in modalità Modifica un'opzione per cambiare la password. Non dimenticare di confermare le modifiche facendo clic sul pulsante corrispondente ("Salva"). In alternativa, puoi andare alla pagina di accesso e fare clic sul collegamento password dimenticata che ti consentirà di reimpostare la password.

Posso modificare il mio ID e-mail di accesso?

Questo non è possibile perché fa parte dell'ID account a cui sono legati tutti i membri del team e gli abbonamenti. Tuttavia, puoi trasferire la proprietà dell'account a un altro utente. Per fare questo puoi configurare un amministratore aggiuntivo (Vice proprietario) o un utente standard e trasferire il tuo abbonamento a quell'utente. Scopri di più sulla gestione degli amministratori qui.

Ho creato l'account. Posso cambiare la proprietà?

Si, puoi. Il creatore dell'account è il proprietario dell'account con diritti di master. Il proprietario dell'account può trasferire tali diritti a un altro utente amministratore (Trasferisci proprietà). Per fare ciò è necessario configurare un utente amministratore aggiuntivo con un ruolo di amministratore specifico, ad es. vice proprietario. Scopri di più sulla gestione degli amministratori qui. Tieni presente che la proprietà dell'account è limitata a un utente.

Come posso concedere agli utenti i diritti di amministrazione?

In Staff Times un membro può essere impostato come utente standard per l'inserimento delle schede attività (monitoraggio del tempo) oltre ad avere privilegi di amministratore aggiuntivi per la configurazione dei formati delle schede attività (attività, compiti, progetti, servizi), diritti alle ferie annuali e altro. È possibile gestire ruoli di autorizzazione specifici in modo da abilitare i leader del team e gli amministratori delle risorse umane con i diritti per visualizzare i report del team e modificare le impostazioni. Scopri di più sulla gestione degli amministratori qui.

È possibile eliminare un utente?

No. Tuttavia, possiamo offrire un'alternativa chiamata "Archivio". Con l'archiviazione, l'utente viene spostato in una scheda denominata "Archiviato" all'interno dei rapporti del team e rimosso da tutti i rapporti. Gli utenti archiviati non saranno più in grado di accedere o aggiornare i propri inserimenti orari (sola lettura). Un utente archiviato può essere ripristinato a condizione che l'abbonamento non sia scaduto. Per archiviare un utente, vai su Gestisci utenti e fai clic sul nome dello Staff e cerca l'opzione Scadenza.

Cosa si intende per orari "pianificati" (ore previsto)?

Si riferisce all'orario di lavoro giornaliero programmato stabilito dal datore di lavoro (ovvero ore standard, compensazioni, ore prescritte o richieste). Normalmente, l'orario del piano è al netto della pausa pranzo in quanto l'orario del pranzo non è orario retribuito. L'app è progettata per consentire la registrazione del tempo rispetto al tempo del piano giornaliero definito all'interno dei profili occupazionali. Tuttavia, alcuni lavori possono avere un orario di lavoro settimanale o mensile che potrebbe non essere suddiviso in orari del piano giornaliero. In questo caso, il profilo occupazionale allocherà l'orario di lavoro settimanale in singoli segmenti di giorni lavorativi. L'app mobile fornisce una visualizzazione del saldo settimanale che compenserebbe le distorsioni delle visualizzazioni giornaliere.

A cosa si riferisce "Nome attività" nel contesto di questa app?

Il termine "Attività" viene utilizzato per designare un'unità alla quale allocate il tempo del vostro personale. È anche noto come "Conto del tempo" o "Banca del tempo". Puoi decidere che un termine diverso è più appropriato per il modo in cui desideri tenere traccia del tempo. Ad esempio, in alcuni lavori questa unità potrebbe piuttosto essere chiamata "Compito" o "Progetto" o "Turno". Inoltre, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un'attività come bucket per il lavoro svolto a tariffe speciali.

Una serie di nomi di attività comuni è stata inclusa quando hai creato l'account. Quello universale è "Al lavoro". Tuttavia, sei libero di modificarli in azioni e attività più dettagliate. Puoi raggruppare i nomi delle attività in un "gruppo" e assegnare specifici membri dello staff a quel gruppo. Quei nomi di attività sarebbero visibili solo ai membri dello staff di quel gruppo. Potresti anche voler assegnare un nome di attività a un "ruolo" e assegnare il personale a quel ruolo lavorativo specifico dall'interno del profilo di lavoro. Per configurare i nomi delle tue attività scopri di più qui.

Cosa dovrebbero considerare i miei membri quando passano a un nuovo dispositivo mobile?

  1. Installa l'app mobile sul nuovo dispositivo. Può essere reinstallato direttamente dal Google Play Store o dall'App Store di Apple. Cerca l'app My Time 'Staff Times'.
    Accedi con le credenziali originali (fai riferimento all'invito originale e alla mail di benvenuto) e tutti i dati della scheda attività vengono ripristinati dal cloud Staff Times. Puoi riattivare la posta delle credenziali dal pannello di amministrazione Gestisci dominio utenti.
  2. Ricontrolla i saldi degli straordinari e delle ferie annuali dopo che i dati sono stati ripristinati per assicurarti che tutto sia come previsto.
  3. L'app può essere eseguita su più dispositivi in parallelo. Ad esempio, è possibile eseguire l'app su uno smartphone e su un tablet utilizzando lo stesso accesso grazie alla funzione di sincronizzazione automatica del cloud di Staff Times.
  4. Assicurati che i dispositivi siano online.


Come imposto il saldo iniziale del mio utente?

Potresti voler trasferire un saldo degli straordinari esistente per ciascuno dei tuoi dipendenti mentre li assumi a Staff Times. Questo viene fatto attraverso il pannello web nella sezione 'Gestisci utenti' dove si configura il saldo iniziale come parte del profilo occupazionale come segue:

  • Vai al menu della barra laterale "Gestisci utenti"
  • Fare clic sul nome utente per accedere alla modalità di modifica e fare clic sulla schermata "Imposta termini". Se sei un nuovo utente, cerca il pulsante "Aggiungi utente" in alto a destra dello schermo.
  • Nella pagina "Imposta termini", cerca la sezione "Rettifiche straordinari e orari". Utilizzare la freccia di selezione per impostare le ore totali da aggiungere o sottrarre al saldo. Quindi fai clic sul selettore del calendario per assegnare questa modifica alla data desiderata.
  • Aggiungi un commento e fai clic su Salva e fai clic per confermare la pagina finale.
    Un'attività di adeguamento verrà inserita nei dati dell'utente e verrà inviata un'e-mail all'utente che lo avverte di tale adeguamento.

Come funzionano i permessi e le assenze?

Le assenze retribuite possono riguardare giorni festivi o quando il membro del team è fuori sede per malattia, assistenza familiare, seminario fuori sede, ferie, ecc. Nel contesto degli orari del personale, le assenze sono definite come nomi di attività e una serie di assenze comuni è fornito per impostazione predefinita. Il tuo personale può segnalare le proprie assenze se configurato con la modalità di tracciamento a tempo pieno o part-time.

Giorni festivi: Staff Times ti consente di gestire i giorni festivi applicabili alla tua azienda. Accedi al tuo account e controlla la barra dei menu sul lato sinistro "Gestisci giorni festivi". Qualsiasi giorno festivo salvato apparirà sull'app come assenza retribuita nel rispettivo giorno di calendario. È necessario aggiornare l'elenco dei giorni festivi ogni anno. Scopri di più qui.

Ferie: al tuo personale viene assegnata una quota di ferie annue in base alle condizioni di lavoro configurate all'interno della sezione "gestione utenti". Il tuo staff può inviare le ferie e tenere traccia delle ferie rimanenti dall'app mobile utilizzando il pulsante blu "Segnala assenze".

Gli utenti configurati con la modalità di monitoraggio "basico" (utilizzata per i liberi professionisti e il personale temporaneo) non possono segnalare ferie e assenze retribuite. Per segnalare le assenze non retribuite è possibile creare nomi di attività specifici le cui ore non vengono contabilizzate rispetto al piano. In alternativa, il tuo utente può semplicemente utilizzare il pulsante di check-out o saltare la registrazione di un segmento non pagato della sua giornata quando la sua assenza non viene pagata.

Come posso ridurre gli straordinari accumulati dai membri del mio team?

In base alla tua regione o al tuo settore, potrebbero esserci definizioni diverse di ciò che costituisce gli straordinari. Nel contesto dei tempi del personale, per "straordinario" si intende il totale delle ore di lavoro registrate che superano le ore del piano giornaliero. In altre parole, il lavoro straordinario si riferisce a ogni minuto di lavoro retribuito che va oltre il piano giornaliero.

Prendiamo questo esempio: la tua giornata lavorativa standard prescritta è composta da 8 ore al netto di eventuali pause. Se le attività della tua giornata lavorativa ammontano a 9.15 ore lavorative che sono state debitamente registrate rispetto alle ore del tuo piano, il tuo straordinario equivale a 1.15 per quel giorno.

Il tuo staff potrebbe voler tenere traccia di questo tempo in eccesso man mano che si accumula nel tempo e riscattarlo o "bruciarlo". Se la tua azienda offre un modello di orario di lavoro flessibile, le tue ore in eccesso potrebbero essere indicate come saldo dell'orario flessibile. Potresti decidere di compensare le ore in eccesso arrivando in ritardo o uscendo in anticipo per bruciare il saldo dell'orario flessibile o ottenere una retribuzione extra per le ore in eccesso. Ulteriori opzioni per ridurre il saldo sono le seguenti:

Opzione A: ridurre il saldo prendendo un giorno lavorativo libero per il risarcimento

  • Il personale può omettere il tempo di registrazione per quel giorno, il che si traduce in un saldo negativo rispetto al tempo del piano. Le ore lavorative totali mostreranno 0 e il saldo giornaliero mostrerà un importo del piano negativo (ad es. -8.00) che alla fine ridurrà il saldo totale da inizio anno nei report
  • Esegui i rapporti il giorno successivo per verificare che l'importo del saldo totale sia stato ridotto di conseguenza.

Opzione B: ridurre il saldo degli straordinari effettuando un adeguamento delle ore

  • Vai al menu della barra laterale "Gestisci utenti"
  • Fare clic sul nome utente per accedere alla modalità di modifica e fare clic sulla schermata "Imposta termini". Cerca la sezione "Straordinari e adeguamento ore"
  • Utilizzare il selettore a freccia per impostare le ore totali da sottrarre al saldo maturato e selezionare la data a cui questo si applica il pagamento. Aggiungi un commento e fai clic su Salva e fai clic per confermare la pagina finale.

Seguendo i passaggi precedenti, viene inserita un'attività di rettifica nei dati dell'utente e viene inviata un'e-mail che lo avverte di tale rettifica. Una traccia di controllo di tutte le tue modifiche è elencata nella parte inferiore della schermata Imposta termini.

Come posso creare modelli di schede attività per il mio personale?

L'app mobile fornisce una funzione denominata "Favoriti". I favoriti consentono di memorizzare le situazioni della giornata lavorativa con una serie di attività che facilitano il monitoraggio del tempo quando queste situazioni sono ripetitive. Ad esempio, potresti voler riutilizzare la scheda attività di una settimana precedente, avere bisogno delle stesse attività ogni settimana o una combinazione di attività necessarie una volta al mese per occasioni speciali. Il tuo personale può salvare i propri registri orari utilizzando il pulsante Favoriti nella pagina Attività quotidiane e inserirli facilmente dalla propria raccolta di Favoriti. Questo è spiegato nell'app mobile nella guida introduttiva.

Come configuro supplementi e ore bonus?

Alcune industrie e associazioni di categoria hanno regolamenti relativi alle ore in eccesso in cui possono essere applicati supplementi quando il totale delle ore lavorative settimanali supera una soglia specifica (ad es. >40,00 ore settimanali). Inoltre, il turno di notte, il lavoro nel fine settimana e il servizio di reperibilità possono beneficiare di tariffe orarie speciali con un fattore di 1,25, 1,5x o 2x. Staff Times ti consente di aggiungere supplementi di orario al tuo orario di lavoro utilizzando un nome di attività a livello aziendale configurato con un moltiplicatore orario.

Esempio: il tuo personale lavora nel fine settimana per 7 ore e quelle ore si qualificano per la tariffa 1,5x con conseguente supplemento di 3,30 ore (ore bonus).

Accedi al tuo account e vai alla barra laterale sinistra e alla voce di menu "Gestisci attività" e crea un nome attività con un'impostazione del moltiplicatore 1,50 (ad es. denominato "At work 1,5 rate"). Procedi come segue:

  • premi il pulsante "Aggiungi attività" (o copia un'attività esistente e modificala)
  • impostare i parametri come desiderato* (il lato destro mostra come questo apparirà nell'app dell'utente). Selezionare il livello a livello aziendale se tutto il personale deve essere in grado di utilizzare questo nome attività. In alternativa, puoi scegliere il livello "Ruolo" se usi un ruolo specifico o creare un livello di gruppo > segui le istruzioni per la definizione di ruoli e gruppi.
  • Premi il pulsante Salva che invierà il nome dell'attività al dispositivo dell'utente
  • Il tuo staff può ora selezionare il livello pertinente dalla pagina Attività quotidiane dall'app mobile per registrare il proprio lavoro alla tariffa 1,5. Assicurati di istruire il tuo personale di conseguenza.
  • Eseguire i report per verificare i risultati.

Potresti voler aggiungere la retribuzione degli straordinari che ti aspetti nel campo dell'importo. Per far calcolare la tua retribuzione è sufficiente attivare il campo importo per la tua Attività. Per fare ciò, attiva il campo Importo come Tipo di tariffa oraria.

Per l'attribuzione di tariffe straordinarie per il totale delle ore eccedenti determinate soglie settimanali non è attualmente prevista alcuna impostazione. In tal caso è possibile rivedere le ore settimanali registrate e i saldi utilizzando il report Dettagli e applicare un adeguamento manuale degli straordinari andando alla voce di menu Gestisci utente, facendo clic sui dettagli dell'utente e passando alla schermata Termini e procedendo alla sezione aggiustamenti.

Come posso elaborare o analizzare ulteriormente i dati di monitoraggio del tempo del mio team?

Sebbene Staff Times offra vari rapporti online standard, potresti voler scaricare la tua cronologia dettagliata dei dati in un foglio di calcolo in cui è possibile aggiungere ulteriori filtri, commenti e formattazione, nonché elementi grafici a tua discrezione. Oppure potresti voler inoltrare i tuoi dati per un'ulteriore elaborazione con il tuo commercialista o esperti delle risorse umane, sia per audit esterni che per caricarli su un'applicazione di terze parti. Ti suggeriamo di eseguire il "Rapporto dettaglio" con l'intervallo di date desiderato che contiene tutti i dettagli delle schede attività e dei saldi e scaricare i risultati utilizzando le opzioni di formato (csv, xls, pdf). Il report dettagliato include i valori totali in minuti per facilitare l'aggiunta di ulteriori calcoli. Si prega di utilizzare il filtro Nascondi/Mostra i campi del rapporto dettagliato in cui i campi possono essere inclusi o esclusi con il download.

Dove posso ottenere la panoramica delle ferie annuali dei membri del mio staff?

Utilizza il rapporto "Congedo annuale" nella sezione Rapporti di ciascuno dei membri del tuo staff. Tutte le ferie inviate sono elencate insieme alla quota dell'anno in corso e ai saldi dei giorni rimanenti. Il report può essere scaricato e inoltrato all'utente. Il tuo personale può visualizzare queste informazioni all'interno delle varie pagine dell'app mobile in "Le mie assenze" e "Condizioni di impiego". Per creare aggiustamenti per le ferie, segui le istruzioni qui.

Come faccio a formattare e stampare i miei report?

È possibile esportare il rapporto in un file PDF, Excel o CSV utilizzando le icone di esportazione che si trovano nella pagina dei risultati del rapporto. La versione PDF ha un formato pronto per la stampa con il tuo logo incluso per una finitura professionale. Ti consigliamo di aprire il file esportato dal tuo computer con accesso a una stampante, applicare l'eventuale formattazione aggiuntiva e stamparlo da .

Cosa devo considerare quando annullo il mio abbonamento originale?

Gli abbonamenti annuali dei tuoi utenti non si rinnovano automaticamente, quindi non c'è alcun periodo di preavviso e nessuna azione richiesta da parte tua se non desideri rinnovare i tuoi abbonamenti.

Per una panoramica vai alla voce di menu a sinistra 'Utenti iscritti' per controllare le date di scadenza degli abbonamenti dei tuoi utenti. Se un utente abbonato se ne va prima della scadenza, puoi trasferire la parte rimanente dell'abbonamento di quell'utente a un altro utente. Se desideri chiudere il tuo account Staff Times, ti consigliamo di far scadere tutti gli utenti alla data finale all'interno del dominio Gestisci utenti che bloccherà l'accesso degli utenti e interromperà i promemoria via posta. Ricordati di eseguire il backup dei tuoi dati, poiché Staff Times può eliminare questi dati ca. 30 giorni dalla scadenza. I dati dei dipendenti possono essere esportati in formato file XLS o CSV come report dettagliato. È possibile accedere a tutti i rapporti degli utenti scaduti tramite il dominio dei rapporti del team e controllando la scheda "Archiviati". Un utente scaduto può essere ripristinato dal suo stato archiviato mentre un abbonamento è ancora attivo.

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