FAQ pour les administrateurs

Foire aux questions sur Staff Times du point de vue du propriétaire du compte
Rédigé par Dan Gubler
Mis-à-jour il y a 11 mois

Nous espérons que vous trouverez les questions fréquemment posées (FAQ) et les réponses suivantes utiles. N'oubliez pas de consulter également nos didacticiels vidéo sur notre chaîne YouTube.

Où puis-je trouver un guide d'utilisation ?

Nous espérons que Staff Times est assez autonome. Cependant, le centre d'aide devrait être votre point de référence où des articles sont publiés sur diverses fonctionnalités de Staff Times ainsi que sur les scénarios d'administration auxquels vous pourriez être confronté. Pour trouver ce que vous cherchez, vous pouvez cliquer et parcourir et parcourir les articles dans l'ordre dans lequel ils sont publiés ou simplement taper un mot de recherche dans l'option de recherche comme illustré :

Votre utilisateur aura accès à ce petit guide général depuis l'application mobile, qui met en évidence l'essentiel du point de vue d'un membre de l'équipe. Si vous avez d'autres questions, contactez-nous à support@stafftimes.com ou utilisez le messager intégré à l'application. Nous sommes heureux de vous aider! 😁

Comment changer le mot de passe de mon compte ?

Cliquez sur le nom de votre entreprise dans le coin supérieur droit et recherchez "Mon profil". Vous trouverez l'option d'édition (icône crayon) et en mode édition une option pour changer le mot de passe. N'oubliez pas de confirmer vos modifications en cliquant sur le bouton correspondant ("Enregistrer"). Alternativement, vous pouvez aller sur la page de connexion et cliquer sur le lien mot de passe oublié qui vous permettra de réinitialiser votre mot de passe.

Puis-je changer mon identifiant de connexion ?

Ce n'est pas possible car il fait partie de l'ID de compte auquel tous les membres de l'équipe et les abonnements sont liés. Cependant, vous pouvez transférer la propriété du compte à un autre utilisateur. Pour ce faire, vous pouvez configurer un administrateur supplémentaire (propriétaire adjoint) ou un utilisateur standard et transférer votre abonnement à cet utilisateur. En savoir plus sur la gestion des administrateurs ici.

J'ai créé le compte. Puis-je changer de propriétaire ?

Oui, vous pouvez. Le créateur du compte est le propriétaire du compte avec les droits principaux. Le propriétaire du compte peut transférer ces droits à un autre utilisateur administrateur (Transférer la propriété). Pour ce faire, vous devez configurer un utilisateur administrateur supplémentaire avec un rôle d'administrateur spécifique, par ex. propriétaire adjoint. En savoir plus sur la gestion des administrateurs ici. Veuillez noter que la propriété du compte est limitée à un seul utilisateur.

Comment puis-je accorder des droits d'administration aux utilisateurs ?

Chez Staff Times, un membre peut être configuré en tant qu'utilisateur standard pour la saisie des feuilles de temps (suivi du temps) ainsi que des privilèges d'administrateur supplémentaires pour configurer les formats des feuilles de temps (activités, tâches, projets, services), les droits aux congés annuels et plus encore. Des rôles d'autorisation spécifiques peuvent être gérés afin d'accorder aux chefs d'équipe et aux administrateurs RH le droit d'afficher les rapports d'équipe et de modifier les paramètres. En savoir plus sur la gestion des administrateurs ici.

Est-il possible de supprimer un utilisateur ?

Non. Cependant, nous pouvons proposer une alternative appelée "Archive". Lors de l'archivage, cet utilisateur est déplacé vers un onglet nommé "Archivé" dans les rapports d'équipe et supprimé de tous les rapports. Les utilisateurs archivés ne pourront plus se connecter ni mettre à jour leurs entrées de temps (lecture seule). Un utilisateur archivé peut être restauré à condition que l'abonnement n'ait pas expiré. Pour archiver un utilisateur, allez dans Gérer les utilisateurs et cliquez sur le nom du personnel et recherchez l'option Expire.

Qu'entend-on par heures "planifiées" (heures prévues) ?

Il s'agit des heures de travail quotidiennes prévues fixées par l'employeur (heures normales, heures décalées, heures prescrites ou obligatoires). Normalement, le temps prévu est net de la pause déjeuner, car l'heure du déjeuner n'est pas rémunérée. L'application est conçue pour activer le temps de journalisation par rapport au temps de planification quotidien défini dans les profils d'emploi. Cependant, certains emplois peuvent avoir un horaire de travail hebdomadaire ou mensuel qui peut ne pas être décomposé en heures planifiées à la journée. Dans ce cas, le profil d'emploi répartira les heures de travail hebdomadaires en segments de journée de travail individuels. L'application mobile fournit une vue d'équilibre hebdomadaire qui compenserait les distorsions des vues quotidiennes.

À quoi correspond le "Nom de l'activité" dans le contexte de cette application ?

Le terme « Activité » est utilisé pour désigner une unité à laquelle vous allouez le temps de votre personnel. Il est également connu sous le nom de « compte de temps » ou « banque de temps ». Vous pouvez décider qu'un terme différent est plus approprié pour la façon dont vous souhaitez suivre le temps. Par exemple, dans certains emplois, cette unité pourrait plutôt être appelée une « tâche », un « projet » ou une « équipe ». En outre, vous pouvez envisager d'utiliser une activité comme compartiment pour le travail effectué à des tarifs spéciaux.

Un ensemble de noms d'activités communs a été inclus lorsque vous avez créé le compte. L'universel étant 'Au travail'. Cependant, vous êtes libre de les remplacer par des actions et des tâches plus détaillées. Vous pouvez regrouper les noms d'activités dans un "groupe" et affecter des membres spécifiques du personnel à ce groupe. Ces noms d'activité ne seraient visibles que pour les membres du personnel de ce groupe. Vous pouvez également attribuer un nom d'activité à un « rôle » et affecter le personnel à ce rôle spécifique à partir du profil d'emploi. Pour configurer vos noms d'activité, apprenez-en plus ici.

Que doivent considérer mes membres lorsqu'ils passent à un nouvel appareil mobile ?

  1. Installez l'application mobile sur le nouvel appareil. Il peut être réinstallé directement depuis le Google Play Store ou l'App Store d'Apple. Recherchez l'application My Time 'Staff Times'.
  2. Connectez-vous avec les informations d'identification d'origine (reportez-vous à l'invitation d'origine et au courrier de bienvenue) et toutes les données de feuille de temps sont restaurées à partir du cloud Staff Times. Vous pouvez redéclencher l'e-mail d'identification à partir du domaine Gérer les utilisateurs du panneau d'administration.
  3. Vérifiez à nouveau les soldes des heures supplémentaires et des congés annuels après la restauration des données pour vous assurer que tout est comme prévu.
  4. L'application peut être exécutée sur plusieurs appareils en parallèle. Par exemple, l'exécution de l'application sur un smartphone et sur une tablette en utilisant le même identifiant est possible grâce à la fonction de synchronisation automatique du cloud Staff Times. Veuillez vous assurer que les appareils sont en ligne.

Comment paramétrer le solde de départ de mon utilisateur ?

Vous voudrez peut-être transférer un solde d'heures supplémentaires existant pour chacun de vos employés au fur et à mesure que vous les intégrerez à Staff Times. Cela se fait via le panneau Web dans la section 'Gérer les utilisateurs' où vous configurez le solde de départ dans le cadre du profil d'emploi comme suit :

  • Accédez au menu de la barre latérale "Gérer les utilisateurs"
  • Cliquez sur le nom d'utilisateur pour passer en mode édition et cliquez sur l'écran "Définir les conditions". S'il s'agit d'un nouvel utilisateur, recherchez le bouton "Ajouter un utilisateur" en haut à droite de l'écran.
  • Sur la page "Définir les conditions", recherchez la section intitulée "Heures supplémentaires et ajustements des heures". Utilisez le sélecteur fléché pour définir le nombre total d'heures à ajouter ou à soustraire au solde. Cliquez ensuite sur le sélecteur de calendrier pour affecter cet ajustement à la date souhaitée.
  • Ajoutez un commentaire et cliquez sur Enregistrer et cliquez pour confirmer la page finale. Une activité d'ajustement sera insérée dans les données de l'utilisateur et un e-mail est envoyé à l'utilisateur pour l'alerter de cet ajustement.

Comment fonctionnent les congés et absences ?

Les absences payées peuvent être liées à des jours fériés ou à l'absence d'un membre de votre équipe en raison d'une maladie, de soins familiaux, d'un séminaire hors site, de vacances, etc. Dans le contexte de Staff Times, les absences sont définies comme des noms d'activité et un ensemble d'absences courantes est fourni par défaut. Votre personnel peut signaler ses absences s'il est configuré avec le mode de suivi à temps plein ou à temps partiel.

Jours fériés : Staff Times vous permet de gérer les jours fériés qui s'appliquent à votre entreprise. Veuillez vous connecter à votre compte et vérifier la barre de menu de gauche "Gérer les jours fériés". Tout jour férié enregistré apparaîtra sur l'application comme une absence payée le jour calendaire respectif. Vous devez actualiser votre liste de jours fériés annuellement. En savoir plus ici.

Vacances : votre personnel se voit attribuer un quota de vacances annuelles sur la base des conditions d'emploi configurées dans la section "gérer les utilisateurs". Votre collaborateur peut déclarer ses congés et suivre ses congés restants depuis l'application mobile à l'aide du bouton bleu "Signaler les absences".

Les utilisateurs configurés avec le mode de suivi "Basique" (utilisé pour les indépendants et les intérimaires) ne peuvent pas signaler les congés payés et les absences. Pour signaler les absences non rémunérées, vous pouvez créer des noms d'activité spécifiques dont les heures ne sont pas prises en compte dans le plan. Alternativement, votre utilisateur peut simplement utiliser le bouton de paiement ou ignorer l'enregistrement d'un segment non rémunéré de sa journée lorsque son absence n'est pas rémunérée.

Comment puis-je réduire les heures supplémentaires accumulées par les membres de mon équipe ?

En fonction de votre région ou de votre industrie, il peut y avoir différentes définitions de ce qui constitue des heures supplémentaires. Dans le contexte des temps du personnel, les "heures supplémentaires" désignent le nombre total d'heures de travail enregistrées qui dépassent les heures du plan quotidien. En d'autres termes, les heures supplémentaires se rapportent à chaque minute de travail rémunéré qui va au-delà du plan journalier.

Prenons cet exemple : votre journée de travail normale prescrite est de 8 heures nettes de toute pause. Si les activités de votre journée de travail ont totalisé 9h15, ce qui a été dûment enregistré par rapport à vos heures planifiées, vos heures supplémentaires équivaut à 1h15 pour cette journée.

Votre personnel voudra peut-être suivre ce temps excédentaire au fur et à mesure qu'il s'accumule au fil du temps et le racheter ou le "brûler". Si votre entreprise propose un modèle de temps de travail flexible, vos heures excédentaires peuvent être appelées solde d'horaires flexibles. Vous pourriez décider de compenser vos heures excédentaires en arrivant en retard ou en partant tôt pour brûler votre solde d'horaires flexibles ou obtenir une rémunération supplémentaire pour vos heures excédentaires. D'autres options pour réduire le solde sont les suivantes :

Option A : Réduire le solde en prenant un jour ouvrable de compensation

  • Le personnel peut omettre le temps d'enregistrement pour ce jour, ce qui entraîne un solde négatif par rapport au temps du plan. Le nombre total d'heures de travail affichera 0 et le solde de la journée affichera un montant de plan négatif (par exemple -8,00) qui réduira finalement le solde total de l'année à ce jour dans les rapports.
  • Exécutez vos rapports le jour suivant pour vérifier que le montant total du solde a été réduit en conséquence.

Option B : Réduire le solde des heures supplémentaires en procédant à un ajustement des heures

  • Accédez au menu de la barre latérale "Gérer les utilisateurs"
  • Cliquez sur le nom d'utilisateur pour passer en mode édition et cliquez sur l'écran "Définir les conditions". Recherchez la section "Heures supplémentaires et ajustement des heures"
  • Utilisez le sélecteur fléché pour définir le nombre total d'heures à soustraire du solde cumulé et sélectionnez la date à laquelle cet ajustement s'applique. Ajoutez un commentaire et cliquez sur Enregistrer et cliquez pour confirmer la page finale.

En suivant les étapes ci-dessus, une activité d'ajustement est insérée dans les données de l'utilisateur et un e-mail lui est envoyé pour l'alerter de cet ajustement. Une piste d'audit de tous vos ajustements est répertoriée au bas de l'écran Définir les conditions.

Comment puis-je créer des modèles de feuilles de temps pour mon personnel ?

L'application mobile fournit une fonctionnalité nommée "Favoris". Les favoris permettent de mémoriser des situations de la journée de travail avec un ensemble d'activités facilitant le suivi du temps lorsque ces situations sont répétitives. Par exemple, vous aimeriez peut-être réutiliser la feuille de temps d'une semaine précédente, avoir besoin des mêmes activités chaque semaine ou d'une combinaison d'activités dont vous avez besoin une fois par mois pour des occasions spéciales. Votre personnel peut enregistrer ses journaux de temps à l'aide du bouton Favoris sur la page Activités quotidiennes et les insérer facilement à partir de leur collection de favoris. Ceci est expliqué sur l'application mobile sur le guide de démarrage.

Comment paramétrer les suppléments et les heures bonus ?

Certaines industries et associations professionnelles ont des réglementations concernant les heures excédentaires où des suppléments peuvent être applicables lorsque le nombre total d'heures de travail par semaine dépasse un seuil spécifique (par exemple, > 40 heures par semaine). De plus, le travail de nuit, le week-end et les astreintes peuvent bénéficier de taux horaires spéciaux avec un facteur de 1,25, 1,5x ou 2x. Staff Times vous permet d'ajouter des suppléments de temps à vos heures de travail en utilisant un nom d'activité à l'échelle de l'entreprise configuré avec un multiplicateur horaire.

Exemple : votre personnel travaille le week-end pendant 7 heures et ces heures sont éligibles au taux de 1,5x, ce qui entraîne un supplément de 3,30 heures (heures supplémentaires).

Connectez-vous à votre compte et accédez à la barre latérale gauche et à l'élément de menu "Gérer les activités" et créez un nom d'activité avec un paramètre de multiplicateur de 1,50 (par exemple, nommé "Au travail 1,5 taux"). Procédez comme suit:

  • appuyez sur le bouton "Ajouter une activité" (ou copiez une activité existante et modifiez-la)
  • définissez les paramètres comme vous le souhaitez * (le côté droit montre comment cela apparaîtra dans l'application de l'utilisateur). Sélectionnez le niveau à l'échelle de l'entreprise si tout le personnel doit pouvoir utiliser ce nom d'activité. Alternativement, vous pouvez choisir le niveau "Rôle" si l'utilisation est spécifique au rôle ou créer un niveau de groupe > suivre les instructions pour définir les rôles et les groupes.
  • Appuyez sur le bouton Enregistrer qui poussera le nom de l'activité sur l'appareil de l'utilisateur
  • Votre personnel peut désormais sélectionner le niveau pertinent sur la page Activités quotidiennes de son application mobile pour consigner son travail au tarif de 1,5. Veuillez vous assurer d'instruire votre personnel en conséquence.
  • Veuillez exécuter les rapports pour vérifier vos résultats.

Vous voudrez peut-être ajouter la rémunération des heures supplémentaires que vous attendez dans le champ du montant. Pour que votre salaire soit calculé, il vous suffit d'activer le champ du montant de votre activité. Pour ce faire, veuillez activer le champ Montant en tant que type de taux horaire.

Pour l'octroi de taux d'heures supplémentaires spéciaux pour le nombre total d'heures dépassant des seuils hebdomadaires spécifiques, aucun paramètre n'est actuellement disponible. Dans un tel cas, vous pouvez consulter les heures hebdomadaires enregistrées et les soldes à l'aide du rapport détaillé et appliquer un ajustement manuel des heures supplémentaires en accédant à l'élément de menu Gérer l'utilisateur, en cliquant sur les détails de l'utilisateur et en accédant à l'écran Conditions et en passant à la section des ajustements.

Comment puis-je poursuivre le traitement ou l'analyse des données de suivi du temps de mon équipe ?

Alors que Staff Times propose divers rapports en ligne standard, vous pouvez télécharger l'historique détaillé de vos données dans une feuille de calcul où d'autres filtres, commentaires et mises en forme ainsi que des éléments graphiques peuvent être ajoutés à votre discrétion. Ou vous pouvez transmettre vos données pour un traitement ultérieur avec votre comptable ou des experts RH, que ce soit pour des audits externes ou pour les télécharger sur une application tierce. Nous vous suggérons d'exécuter le "Rapport détaillé" avec la plage de dates souhaitée qui contient tous les détails des feuilles de temps et des soldes et de télécharger les résultats en utilisant les options de format (csv, xls, pdf). Le rapport détaillé inclut les valeurs totales en minutes pour faciliter l'ajout de calculs supplémentaires. Veuillez utiliser le filtre masquer/afficher les champs du rapport détaillé où les champs peuvent être inclus ou exclus avec votre téléchargement.

Où puis-je obtenir l'aperçu des congés annuels de mes collaborateurs ?

Utilisez le rapport «Congé annuel » dans la section Rapports de chacun des membres de votre personnel. Tous les congés annuels soumis sont répertoriés avec le quota de l'année en cours et les soldes de jours restants. Le rapport peut être téléchargé et transmis à votre utilisateur. Votre personnel peut consulter ces informations à partir des différentes pages de l'application mobile sous « Mes absences » et « Conditions d'emploi ». Pour créer des ajustements de vacances, veuillez suivre les instructions ici.

Comment formater et imprimer mes rapports ?

Vous pouvez exporter votre rapport vers un fichier PDF, Excel ou CSV à l'aide des icônes d'exportation qui se trouvent sur la page des résultats du rapport. La version PDF a un format prêt à imprimer avec votre logo inclus pour une finition professionnelle. Nous vous suggérons d'ouvrir le fichier exporté à partir de votre ordinateur avec accès à une imprimante, d'appliquer toute mise en forme supplémentaire et de l'imprimer à partir de là.

Que dois-je considérer lors de l'annulation de mon abonnement mensuel ?

Les abonnements annuels de vos utilisateurs ne se renouvellent pas automatiquement, il n'y a donc aucun délai de préavis et aucune action requise de votre part si vous ne souhaitez pas renouveler vos abonnements.

Pour un aperçu, accédez à l'élément de menu de gauche "Utilisateurs abonnés" pour vérifier les dates d'expiration des abonnements de vos utilisateurs. Si un utilisateur abonné part avant l'expiration, vous pouvez transférer la partie restante de l'abonnement de cet utilisateur à un autre utilisateur. Si vous souhaitez fermer votre compte Staff Times, nous vous conseillons de faire expirer tous les utilisateurs à la date limite dans le domaine Gérer les utilisateurs, ce qui bloquera l'accès des utilisateurs et arrêtera les rappels de courrier. N'oubliez pas de sauvegarder vos données, car Staff Times peut supprimer ces données env. 30 jours après son expiration. Les données des employés peuvent être exportées au format de fichier XLS ou CSV sous forme de rapport détaillé. Les rapports de tout utilisateur expiré sont accessibles via le domaine des rapports d'équipe et en vérifiant l'onglet "Archivé". Un utilisateur expiré peut être restauré à partir de son état archivé alors qu'un abonnement est toujours actif.

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