FAQ für den Account-Administrator

Häufige Fragen & Antworten rund um Staff Times aus Sicht des Kontoinhabers
Geschrieben von Dan Gubler
Aktualisiert vor 5 Monaten

Wir hoffen, Sie finden die folgenden, häufig gestellten Fragen (FAQ) und Antworten hilfreich. Schauen Sie sich auch unsere Video-Tutorials in unserem YouTube-Kanal an.

Wo erhalte ich eine Anleitung?

Wir hoffen, dass Staff Times möglichst selbsterklärend ist, sind uns aber bewusst, dass nicht immer alles auf Anhieb zu finden ist. Die Hilfsartikel stehen Ihnen zur Verfügung worin verschiedene Funktionen und Anwendungsfälle erklärt werden. Der entsprechende Button ist auch am unteren Rand der linken Menüleiste in Griffweite. Es wurden beim erstmaligen Login Besichtigungstouren aktiviert welche sich beim klicken auf Menüpunkt anbieten. Diese wurden auch in unserem In-App Messenger zusammen mit weiteren Starthilfen bereitgestellt. Den Messenger finden Sie im Bild unten Links als Sprechblasen-Symbol.

Um zu finden, wonach Sie suchen, können Sie auf die Artikel in der vorgegebenen Reihenfolge zugreifen oder ein Suchbegriff (z.B. Startsaldo, usw.) in die Suchleiste eingeben, wie nachfolgende dargestellt:

Ihre Benutzer haben Zugriff auf eine kurz gefasste allgemeine Anleitung, die das Wesentliche aus Sicht eines Benutzers hervorhebt. Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns auf support@stafftimes.com oder benutzen unser Messenger-Tool (siehe Sprechblase in der Menüleiste links unten). Wir helfen gerne! 😁

Wie ändere ich mein Konto-Passwort ?

Ihr Administratoren-Passwort können Sie über Ihr Profil ändern. Wenn Sie eingeloggt sind, per Klick auf Ihren Firmennamen, rechts oben, so gelangen Sie in die Profilansicht. Klicken Sie dort auf Ändern (Stift-Symbol), um von dort aus auf Passwort ändern zu klicken. Wählen Sie ein neues Passwort, wiederholen Sie die Eingabe und bestätigen Sie die Passwortänderung durch Klick auf den Button 'Speichern'. Alternativ ist es möglich auf der Anmeldeseite (Login) über den Link zum Passwort zurücksetzen das Passwort zu ändern.

Kann ich mein Login bzw. Anmelde-Email-Adresse ändern ?

Leider nein, weil die Email für die Account Kennzeichnung verwendet wird, welches die Basis für die Mitarbeiter-Abos bildet. Falls Sie eine Kontoinhaber Übertragung auf eine andere Person wünschen, kann über das Menü 'Administratoren' der Account Owner in wenigen Klicks übertragen werden. Erfahre mehr über die Admin-Funktionen hier.

Ich bin Ersteller des Kontos. Was bedeutet das ? Lässt sich das ändern ?

Der Konto-Ersteller ist der Konto-Inhaber (Account Owner) und erhält gleichzeitig die vollen Administratoren-Rechte, welche das Einrichten der Standardwerte des Unternehmens ermöglicht und weitere Benutzer hinzufügen bzw. einladen kann. Darüber hinaus ist der Ersteller für die Verwaltung des Abonnements zuständig. Der Konto-Inhaber kann diese Berechtigung auf einen anderen Benutzer übertragen und zusätzliche Administratoren einrichten. Erfahre mehr über die Admin-Funktionen hier. Bitte beachten, dass nur einen Benutzer der Konto-Inhaber sein kann.

Welche Berechtigungen können dem Benutzer erteilt werden?

Im Staff Times lässt sich die Berechtigung für die Zeiterfassung wie auch für die Administration mit erweiterten Berechtigungen einrichten. Der Administrator richtet grundsätzlich die Standardwerte inkl. Erfassungsvorlagen ein, hat Zugang zu den Verlaufsdaten und verwaltet die Benutzer-Abonnements. Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit nach vordefinierten Erfassungsformaten. Darüber hinaus können spezifische Berechtigungs-Rollen, u.a. für den Teamleiter sowie für externen Support mit eingeschränktem Zugang definiert werden. Erfahre mehr über die Admin-Funktionen hier.

Kann ich Benutzer löschen ?

Nein. Wir bieten jedoch eine Alternative namens 'Archivieren'. Wenn Sie ein Benutzer archivieren, wird dieser unter der Rubrik 'Archiviert' eingeordnet und von allen Berichten entfernt. Archivierte Benutzer werden gesperrt und können Ihre Daten nicht mehr aktualisieren. Archivierte Benutzer können wieder hergestellt werden, solange das entsprechende Abonnement nicht abgelaufen ist. Um den Benutzer zu archivieren, bitte auf den Menüpunkt 'Benutzer verwalten' wechseln, auf den Mitarbeiter Namen klicken und auf die Funktion 'Beenden' steuern.

Was sollten meine Benutzer beim Umstieg auf ein neues Mobilgerät beachten?

  1. Der Mitarbeitende installiert die mobile App auf dem neuen Gerät. Die App kann direkt über den Google Play Store oder den App Store von Apple installiert werden. Suchen Sie nach der App „Staff Times“ - My Time.
  2. Der Benutzer meldet sich mit den ursprünglichen Anmeldeinformationen an (siehe ursprüngliche Einladungs- und Willkommens-E-Mail) und der gesamte Zeiterfassungsverlauf wird aus der Staff Times-Cloud wiederhergestellt. Sie können die E-Mail mit den Anmeldeinformationen in der Domäne „Benutzer verwalten“ erneut auslösen.
  3. Der Benutzer überprüft die Überstunden- und Jahresurlaubssalden, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet ist.
  4. Die App kann auf mehreren Geräten parallel ausgeführt werden. Mit der Cloud-Auto-Synchronisierungsfunktion von Staff Times ist es beispielsweise möglich, die App auf einem Smartphone und einem Tablet mit demselben Login auszuführen. Bitte sicherstellen, dass die Geräte online sind um den gleichstand herbeizuführen.

Was wird unter Sollzeit verstanden und wie richte ich das ein ?

Bei Erstellung des Kontos haben Sie ein Grundwert für die Wochenarbeitszeit erfasst. Der Grundwert wird für die Erstellung einzelner Mitarbeiterverhältnisse übernommen (Benutzer verwalten) und kann bei einer Teilzeitanstellung entsprechend gekürzt werden. Wenn es Vollzeit-Mitarbeiter mit unterschiedlicher Wochenarbeitszeit gibt, (z.B. wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Branchen im gleichen Betrieb) muss der Grundwert vor der Erstellung des abweichenden Mitarbeiters angepasst werden.

Staff Times wurde auf die Zeiterfassung mit täglicher Sollzeit ausgerichtet und berechnet daraus eine tägliche Stundenbilanz welche sich fortlaufend kumuliert womit eine Überstundenkontrolle erfolgt. Mit dieser Methode sieht der Mitarbeiter tagesaktuell seine kumulierte Stundenbilanz bzw. Überstunden. Als Beispiel nehmen wir ein Standard-Arbeitstag von 8:00 bis 17:00 mit 1 Std Mittagstisch (Ruhezeit) ergibt 8 Std Arbeitszeit bzw. Sollzeit. Wenn der Benutzer bis 18:30 arbeitet, wird eine Tagesbilanz bzw. Überstunden von 1:30 Std erzeugt.

Für Anstellungsverhältnisse bei welchen eine Monats- oder Jahresarbeitszeit gilt, muss demnach die Gesamtarbeitszeit in eine Wochenarbeitszeit mit Tagessegmente eingerichtet werden. Wenn eine tägliche Sollzeit nicht möglich ist, z.B. weil keine fixe Arbeitswoche besteht (bei Schichtbetrieb) kann im Anstellungsverhältnis den Erfassungsmodus 'Einfach' gewählt werden womit die Überstundenkontrolle wegfällt. Erfahren Sie hier mehr zu Varianten der Arbeitswochen

Wie kann ich ein Anfangssaldo bzw. mein Saldoübertrag erfassen ?

Dies geschieht über die Web-Zentrale im Menü "Benutzer verwalten", in dem Sie das Startsaldo als Teil des Mitarbeiterprofils wie folgt einrichten:

  • Gehen Sie zum Seitenleistenmenü "Benutzer verwalten"

  • Klicken Sie auf den Benutzernamen*, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, und klicken Sie durch bis zum Bild "Anstellung einrichten".

  • Suchen Sie nach dem Abschnitt "Überstunden & Stundenanpassungen" und klicken Sie auf die Option "Anpassung".

  • Stellen Sie mit der Pfeil-Taste die Gesamtanzahl der anzupassenden Stunden ein, die zum Saldo hinzugefügt werden sollen und wählen den passenden Termin aus dem Kalender.

  • Fügen Sie einen Kommentar hinzu, klicken Sie auf Speichern* und klicken Sie weiter, um die letzte Seite zu bestätigen.

  • Ein Zeiteintrag mit Beschriftung "Stundenanpassung" wird damit an entsprechenden Termin eingefügt und eine E-Mail wird an den Benutzer ausgelöst, um ihn über diese Anpassung zu informieren.

*Falls es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt, klicken Sie auf den Button 'Mitarbeiter hinzufügen', oben rechts im Bild.

Wie kann ich die kumulierten Überstunden meines Mitarbeiters reduzieren ?

In Zusammenhang mit Staff Times sind Überstunden die Summe der Arbeitsstunden, welche die tägliche Sollzeit übertrifft. Der Wert wird in der mobilen App in der Leiste am oberen Rand im Bild 'Tagesverlauf' als jeweils als Tagessaldo aufgeführt und im Bild 'Wochenbilanz' auch kumulierten Gesamtwert. In der Web-Zentrale benutzen Sie die Standard-Berichte 'Tagesverlauf' und 'Detailbericht' mit entsprechendem Filter auf den gewünschten Zeitraum. Der ausgewiesene Stundenwert am oberen Rand des Berichtsresultats namens "Saldo nach Zeitraum" ergibt den kumulierten Saldo.

Ein Beispiel: Sie haben 8,00 Stunden Sollzeit vereinbart und ihre Arbeitszeit (abzüglich Pausen) ergibt 9,15 Stunden was bedeutet, dass Sie 1 Stunde und 15 Minuten Überstunden bzw. Überzeit geleistet haben. Bei Firmen mit Gleitzeitmodellen wird auch von Gleitzeit 'Überschuss' gesprochen. Diese Überstunden möchten Sie eventuell zu einem späteren Zeitpunkt in Form von Freizeit oder Geld beziehen bzw. ausgleichen. Wenn Sie mit einem flexiblen Arbeitszeitmodell arbeiten, können Sie diese Zeit in Form eines kürzeren Arbeitstages (später zur Arbeit kommen bzw. sich früher abmelden) oder eines freien Tages ausgleichen.

Wenn Sie ganze Tage kompensieren möchten und diese eventuell auszahlen lassen, gibt es folgende Möglichkeiten:

Variante A: Freier Tag als Zeitausgleich

  • der Mitarbeiter kann am abzugeltenden Tag die Zeiterfassung unterlassen was an jenem Tag zu einem negativen Tagessaldo führt.

  • Nun wird das Tagestotal auf 0 stehen und der Saldo einen negative Sollzeitwert ergeben (z.B. -8,00)

  • Gehen Sie zum Bericht des Mitarbeiters und prüfen ob das aufgelaufene Saldo um diesen Wert reduziert wurde. Im Detailbericht werden diese Termin mit der Kennzeichnung 'Fehlender Zeiteintrag' hervorgehoben.

Variante B: Überschusssaldo zurücksetzen im Mitarbeiterprofil

Dies geschieht über die Web-Zentrale im Abschnitt "Benutzer verwalten", in dem Sie den Überstundensaldo im Mitarbeiterprofil wie folgt anpassen:

  • Gehen Sie zum Seitenleistenmenü "Benutzer verwalten"

  • Klicken Sie auf den Benutzernamen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, und klicken Sie auf den Bildschirm "Anstellung einrichten".

  • Suchen Sie nach dem Abschnitt "Überstunden & Stundenanpassungen" und klicken Sie auf die Option "Anpassung".

  • Stellen Sie mit der Pfeil-Taste die Gesamtanzahl der anzupassenden Stunden ein, die vom Saldo abzuziehen sind und wählen den Termin zu dem die Anpassung zuzuordnen ist.

  • Fügen Sie einen Kommentar hinzu, klicken Sie auf Speichern* und klicken Sie weiter, um die letzte Seite zu bestätigen.

Dieser Vorgang erzeugt einen Zeiteintrag in der mobilen App mit einem Stundeneintrag und eine E-Mail Hinweis wird an den Benutzer gesendet, um ihn über diese Anpassung zu informieren.

Wie kann der Benutzer wiederholende Abläufe einfacher erfassen ?

In der mobilen App gibt es die Funktion "Favoriten". Durch Favoriten können typische Zeiteinträge bzw. Tätigkeiten, die sich täglich oder monatlich wiederholen als Vorlage bzw. Favoriten unter einem Namen zusammengefasst werden. Der Mitarbeiter kann im Bild "Tagesverlauf" die per Taste "Meine Favoriten" gespeicherten Anwendungsfälle an zukünftigen Terminen abrufen, einfügen und die Zeiteinträge bei Bedarf manuell aktualisieren. Favoriten können nicht aus der Admin-Zentrale definiert sondern werden auf der Mitarbeiter-App direkt erstellt. Darüber hinaus prüfen Sie bitte die detaillierte und summierte Zeiterfassungsvariante.

Welche Möglichkeiten gibt es, um Stundenzuschläge einzurichten ?

Je nach Industrie, Gesamtarbeitsvertrag (GAV) und Gewerkschaftsbestimmungen werden unterschiedliche Grundlagen zur Berechnung von Stundenzuschläge herangezogen. Im Rahmen von Staff Times gibt es die Möglichkeit von Tageszuschläge sowie Wochenarbeitszeitzuschläge. Tageszuschläge können bei Wochenendarbeit, Nachtarbeit oder Dienstbereitschaft mit einem höheren Stundensatz berechnet werden (z.B. eine Stunde zählt 1,5-Fache oder 2-Fache einer einfachen Stunde). Um Stundenzuschläge anzurechnen, richten Sie ein unternehmensweites Zeitkonto ein mit erhöhtem Stundensatz (Stundenfaktor).

Ein Beispiel wie dies bei Staff Times abgewickelt werden kann: Am Samstag wurde eine 7-stündige Schicht geleistet, wofür die Stunden zu 1,5-Fach gelten, was einen Zuschlag von 3,30 Stunden ergibt. Dazu wird folgende Zeiteingabe empfohlen:

Für das Einrichten eines Zeitkontos mit Stundensatz-Multiplikator gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie zum Menü "Zeitkonten verwalten" in der linken Seitenleiste.

  • Erstellen Sie ein Zeitkonto mit einer Multiplikatoreinstellung von 1,50 (z. B. mit Namen "Arbeit zu 1,5-fach").

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeitkonto hinzufügen" (oder prüfen Sie ein vorhandenes Zeitkonto und benutzen dieses als Bezugspunkt).

  • In der Detailansicht stellen Sie das Erfassungsformat wie gewünscht ein bzw. die rechte Bildhälfte führt auf, wie dies in der Benutzer-App erscheint. Wählen Sie den Geltungsbereich als unternehmensweit aus, wenn dieses Zeitkonto für alle Mitarbeiter verfügbar sein soll.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Dadurch wird dieses Zeitkonto zum Benutzer auf die mobile App ausgeliefert.

  • Ihre Mitarbeiter können jetzt im Menü "Tagesverlauf" auf ihrer mobilen App das entsprechende Zeitkonto auswählen, um ihre Arbeit mit dem Sondersatz zu erfassen. Bitte prüfen Sie das Resultat aus der Zeiterfassung in den Berichten.

Falls für diese Sonderstunden eine Geldentschädigung zutrifft, haben Sie die Möglichkeit die entsprechende Summe im Betragsfeld zu erfassen. Die Summe kann aufgrund der Stundensumme durch die App automatisch berechnet werden wenn das Zeitkonto entsprechend eingerichtet wurde.

Für Wochenzuschläge gibt es keine Einstellung für die automatische Berechnung. In diesem Fall kann die entsprechende Woche mittels Detailbericht ausgewertet werden, um den Wochenzuschlag manuell auszurechnen. Anschliessend auf Benutzer verwalten wechseln und im Benutzerprofil im Bild 'Anstellung' eine dem Wert des Zuschlags entsprechende Stundenanpassung mit Vermerk erstellen und einem passenden Termin zuordnen.

Wie funktioniert die Abwesenheitsverwaltung ?

Staff Times ermöglicht es Zeitkonten für bezahlte Abwesenheiten zu verwalten. Diese Abwesenheiten können entweder durch den Administrator für den Benutzer vorinstalliert werden wie bei Feiertagen oder Ihre Mitarbeiter werden aufgefordert ihre Absenzen zu melden wie im Falle von Krankheit, Familienbetreuung, Seminare, Urlaub, usw. Abwesenheiten werden generell als Zeitkonten vom Typ 'Absenz' beim Einrichten der Unternehmenswerte definiert.

Urlaubsbezug: Ihren Mitarbeitern wird im Menüpunkt "Benutzer verwalten" und Bild "Anstellung einrichten" ein jährliches Urlaubsguthaben zugewiesen. Sobald dies eingerichtet ist, können ihre Mitarbeiter Urlaubsabwesenheiten über die mobile App mittels blauem Button "Abwesenheit melden" einreichen. Dadurch erhält der Administrator bzw. Teamleiter eine Email Meldung. Achtung: es gibt keine Genehmigungsfunktion. Wenn ein Urlaubseintrag unzulässig ist, wird der Benutzer gebeten den Urlaubseintrag zurückzunehmen bzw. den Zeiteintrag im Bild 'Meine Absenzen' zu löschen. Den Stand des Restguthabens kann unter Menüpunkt 'Mitarbeiter & Berichte' als Kennzahl und unter Berichte abfragen im Bericht 'Urlaub Restguthaben' samt Einzeltransaktionen eingesehen werden. Erfahren Sie mehr über die Urlaubsverwaltung hier.

Feiertagen: Staff Times ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Feiertagen, die für Ihr Unternehmen gelten. Gehen Sie zur linke Menüleiste und klicken Sie auf "Standorte verwalten". Jeder gespeicherte Feiertag wird in der Zeiterfassung als bezahlter Feiertag abgerechnet. Achten Sie darauf die Feiertage zum Jahreswechsel rechtzeitig einzurichten.

Weitere Absenzen: Ihre Benutzer können weitere Absenzen per mobiler App melden, die zuvor in der Web-Zentrale entsprechend mit meinem Zeitkonto vom Typ 'Absenz' erstellt wurden. Um weitere Absenzen zu erstellen gehen zum Menü "Zeitkonten verwalten". Überprüfen Sie die bestehende Liste der Zeitkonten und erstellen Sie nach Bedarf weitere Zeitkonten, indem Sie den Button "Zeitkonto hinzufügen" wählen und als Absenz-Typ einrichten. Erfahren Sie mehr hier.

Welche Möglichkeiten gibt es, um die Zeiterfassung meiner Mitarbeiter weiter auszuwerten bzw. zu exportieren?

Sie haben die Möglichkeit bei allen Mitarbeiterberichten das Berichtsresultat weiter zu verarbeiten um ev. weitere Formatierungen, Text und grafische Elemente hinzuzufügen oder für die Übertragung in einer weiteren Applikation. Benutzen Sie die oberhalb des Berichtsresultats aufgeführten Symbole für das Herunterladen auf eine PDF, Excel oder CSV Datei sowie die Kopie Funktion. Der Detailbericht enthält sämtliche Einzelheiten der Zeiteingaben und kann direkt ins MS-Excel Format exportiert und von dort weiterbearbeitet werden. Als Alternative bietet sich die .CSV (Comma Separated Value) Datei um Ihren Datenbestand in anderen Anwendungen zu importieren bzw. dorthin zu kopieren. Weitere Auswertungsmöglichkeiten bieten die Summenspalten (Stundentotal, Saldo), welche zusätzlich in Minutenwerte ausgegeben werden. Benutzen Sie den Spaltenfilter womit Spalten ein- und ausgeschlossen werden können. Haben Sie spezielle Bedürfnisse? bitte sprechen Sie uns an.

Was muss ich beachten bei der Kündigung meines Jahresabonnements?

Die Jahresabonnemente der Benutzer erneuern sich nicht automatisch, deshalb gibt es keine Kündigungsfrist. Als Administrator können Sie auf den Menüpunkt 'Abonnentenliste' steuern, um eine Übersicht der Mitarbeiter und das jeweilige Ablaufdatum der Abonnements prüfen. Wenn der Benutzer wegfällt und somit nicht zu erneuern ist, empfehlen wir den Benutzer unter Benutzer verwalten zu beenden (Taste 'Beenden') was den Benutzerzugang sperrt und Email-Reminders stoppt. Etwaige unbenutzte Segmente des Benutzer-Abos können auf andere Benutzer übertragen werden (Taste 'Übertragen' in Abonnentenliste).

Falls Sie das Staff Times Account schliessen möchten, empfehlen wir sämtliche Benutzer zu beenden damit der Zugang für Ihre Benutzer gesperrt wird und keine weiteren Emails ausgelöst werden. Bitte daran denken, Ihre Daten zuvor zu sichern da Staff Times ca. 30 Tage nach Ablauf diese Daten löschen kann. Die Mitarbeiter Daten können im XLS or CSV Dateiformat per Detailbericht exportiert werden.

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