Les tâches administratives suivantes doivent être prises en compte avec Staff Times:

• L'administrateur du personnel configure les horaires du personnel avec les spécifications de son entreprise, configure les profils des employés, surveille les temps de travail et crée des rapports.
• L'enregistrement correct et efficace des heures de travail contribue au bon déroulement de la paie et au respect des réglementations du droit du travail.
• L'interaction des employés, les spécifications de l'administrateur et le traitement automatique dans le système sont des étapes importantes de ce processus.

Ajouter un employé

Un nouveau profil d'employé est créé sur Staff Times et les données pertinentes sont saisies : données personnelles, durée du temps de travail et droit aux congés annuels. Une fois terminé, l'utilisateur reçoit une invitation par e-mail avec ses informations d'identification d'accès à l'application mobile "My Time" et, si nécessaire, l'accès à la version de bureau. Un abonnement utilisateur doit être acheté pour permettre l'accès. Voir Configurer des utilisateurs.

Départ d'un salarié

Les détails de sortie de l'employé sont collectés, c'est-à-dire que le solde des heures supplémentaires cumulées et les congés annuels restants sont réglés pour la période restante et le profil de l'utilisateur est résilié (durée d'expiration). Après avoir résilié l'utilisateur, toute partie restante de son abonnement peut être transférée à un autre utilisateur. Voir Procédure de sortie.

Modification des conditions de travail d'un salarié

Le profil de l'employé et les conditions de temps de travail peuvent être modifiés en un modèle de salaire à temps partiel ou horaire. Pour ce faire, le mandat de l'employé est résilié (expiré) lorsque les nouveaux mandats entrent en vigueur, un nouveau mandat est ajouté avec les nouveaux horaires de travail. Voir le changement de statut de l'utilisateur.

Fin d'année et report

Le report annuel désigne le transfert des durées et statuts de temps de travail d'un salarié de l'année précédente à la nouvelle année, y compris la mise en place de jours fériés pour la période concernée. Les heures de travail de l'année expirante, les soldes de congés annuels, les heures supplémentaires et les jours fériés sont résumés et transférés à la nouvelle année. Ce processus assure la continuité de la gestion du temps de travail et garantit l'enregistrement et le calcul corrects des heures de travail au cours de la nouvelle année, y compris l'actualisation de la liste des jours fériés.

Respect du droit du travail

Cela comprend la connaissance et la mise en œuvre des exigences légales en matière d'heures de travail, les réglementations sur les pauses de travail, le droit aux vacances, les événements spéciaux et d'autres aspects pertinents, ainsi que la vérification de l'enregistrement correct des heures de travail, y compris les pauses de travail.

Gestion des abonnements des utilisateurs

• Un abonnement annuel individuel doit être acheté pour les utilisateurs effectuant un suivi du temps. Utilisez la liste des abonnements où les dates de renouvellement sont indiquées. Les abonnements des utilisateurs peuvent être renouvelés 1 mois avant l'expiration. Un e-mail de rappel automatique est envoyé à l'administrateur. Comme il n'y a pas de renouvellement automatique, il est important de garder un œil sur les périodes d'abonnement respectives afin qu'il n'y ait pas d'interruptions dans le suivi du temps. De plus, pour les utilisateurs qui sont partis avant le renouvellement, leurs abonnements inutilisés peuvent être transférés à un autre utilisateur. En savoir plus ici.
• Pour les utilisateurs sans suivi du temps, c'est-à-dire les utilisateurs qui ne nécessitent que des droits d'administrateur, aucun abonnement utilisateur n'est requis (gratuit).

Gérer Staff Times dans une équipe administrative

En plus du propriétaire du compte, Staff Times active d'autres rôles d'utilisateur tels que le propriétaire adjoint avec des droits d'administrateur et pour les chefs d'équipe pour examiner les rapports de leur personnel. De plus, des rôles personnalisables peuvent être créés pour donner accès à des zones spécifiques (Création de profils, groupes, activités, rapports). Les utilisateurs sans suivi du temps qui ne nécessitent que des tâches d'administration sont gratuits et peuvent être configurés par le propriétaire du compte en quelques clics avec le rôle d'utilisateur approprié. En savoir plus ici.

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