Die Arbeitszeiterfassung ist eine wichtige Aufgabe der Personaladministration und dient dazu, die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters zu dokumentieren. Sie ist wichtig für die korrekte Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.

Folgende Aufgaben ergeben sich bei Staff Times:

• Der Administrator richtet das Zeiterfassungssystem von Staff Times mit den Vorgaben seines Unternehmens ein, erfasst die Mitarbeiterdaten, überwacht die Arbeitszeiten und erstellt Auswertungen.
• Eine korrekte und effiziente Arbeitszeiterfassung trägt zur reibungslosen Gehaltsabrechnung und Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften bei.
• Die Interaktion der Mitarbeiter, die Vorgaben durch den Administrator und die automatische Verarbeitung im System sind wichtige Schritte in diesem Prozess.

Eintritt eines Mitarbeitenden

• Bei Staff Times wird ein neues Mitarbeiterprofil erstellt und die relevanten Daten werden eingetragen: Personalien, Arbeitszeitmodell, Urlaubsguthaben. Bei Fertigstellung erhält der Benutzer eine Email-Einladung mit seinen Zugangsdaten auf die mobile App 'My Time' sowie, bei Bedarf, Zugang zum Desktop. Ein Benutzer-Abonnement muss erstellt werden damit der Zugang freigeschaltet wird. Siehe Benutzer einrichten.

Austritt eines Mitarbeitenden

• Bei Staff Times werden die Austrittsdaten des Mitarbeiters eingetragen und die Personalakten werden entsprechend aktualisiert, d.h. das kumulierte Überstundensaldo sowie das Urlaubs-Restguthaben wird für die verbleibende Frist überprüft und abgerechnet und der Benutzer beendet. Nach der Beendigung der Laufzeit kann das verbleibende Benutzer-Abonnement auf einen anderen Benutzer übertragen werden. Erfahre mehr hier.

Wechsel des Arbeitszeitmodells eines Mitarbeitenden

• Bei Genehmigung wird das Arbeitszeitmodell im Staff Times angepasst. Es kann sich um einen Wechsel auf ein Teilzeit- oder Stundenlohn Modell handeln. Die Laufzeit wird beim Zeitpunkt des Wechsels in Staff Times beendet und auf das neue Modell umgestellt. Siehe Benutzer Statusänderung.

Jahreswechsel und Guthabeneröffnung zum 1. Januar

• Der Jahresübertrag der Zeiterfassung per 1.1. bezieht sich auf die Übertragung der Arbeitszeitdaten und -stände eines Mitarbeiters vom alten zum neuen Jahr, einschließlich der Berücksichtigung von Feiertagen. Dabei werden die bisher erfassten Informationen wie Arbeitszeiten, Urlaubstage, Überstunden und Feiertage zusammengefasst und in das neue Jahr übertragen. Dieser Prozess gewährleistet die Kontinuität der Arbeitszeitverwaltung und sorgt für eine korrekte Erfassung und Berechnung der Arbeitszeiten im neuen Jahr unter Berücksichtigung der Feiertage. Erfahre mehr dazu hier.

Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen

• Dazu gehört die Kenntnis und Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben zu Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Urlaubsanspruch, Sondereinsätzen und anderen relevanten Aspekten. Kontrolle der korrekten Arbeitszeiterfassung inklusive Arbeitspausen.

Abonnements Verwaltung

• Für Benutzer mit Zeiterfassung muss ein individuelles Jahresabonnement erworben werden. Benutzen Sie die Übersicht der Abonnements mit Anzeige der jeweiligen Laufzeit. Die Benutzer-Abonnements können jeweils 1 Monat vor Ablauf erneuert werden. Es wird eine Email-Reminder dem Administrator zugestellt. Da keine automatische Erneuerung erfolgt, ist es wichtig, die jeweiligen Laufzeiten der Benutzer-Abonnements im Auge zu behalten damit keine Unterbrüche bei der Zeiterfassung entstehen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Abonnement-Übertragung für durch Austritt vorzeitig beendeten Benutzer. Erfahren Sie mehr hier. 
• Für Benutzer ohne Zeiterfassung, d.h. Benutzer welche reine Administratoren-Aufgaben übernehmen, ist kein Benutzer-Abonnement erforderlich (Kostenlos). 

Im Team die Staff Times Administration verwalten

Staff Times bietet neben dem Account-Inhaber weitere Berechtigungsrollen wie den stellvertretenden Inhaber (Stv. Inhaber) und den Teamleiter, um auf seine Mitarbeiter zuzugreifen. Darüber hinaus können individuelle Rollen erstellt werden, die spezifische Zugriffe ermöglichen. Benutzer, die keine Zeiterfassung benötigen oder rein administrative Aufgaben haben, sind kostenlos und können vom Account-Inhaber in wenigen Klicks mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen eingerichtet werden. Erfahren Sie mehr hier.

Hier geht es weiter zu den Häufig Gestellten Fragen